Thư Ký Dự Án

Nhiệm vụ 1: Tổ chứa lưu trữ quản lý và kiểm soát hồ sơ
Tiếp nhận, trình ký, chuyển giao, lưu trữ toàn bộ hồ sơ của dự án trong suốt giai đoạn tổ chức thi công dự án. Đảm bảo form mẫu, hồ sơ Dự Án được kiểm soát, lưu trữ và luân chuyển theo đúng quy trình;
Thiết lập hệ thống lưu trữ cho các hồ sơ, bản vẽ được tiếp nhận đảm bảo truy xuất dễ dàng;
Thực hiện việc kiểm soát, lưu trữ hồ sơ theo qui mô của khu vực;
Đảm bảo việc nhận/ chuyển giao hồ sơ, thông tin kịp thời, chính xác trong nội bộ và các nhà thầu, đối tác;
Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp các hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, phòng ban trình cấp trên phê duyệt và tổng hợp gửi đến các bộ phận, phòng ban có liên quan.
Nhiệm vụ 2: Triển khai, cập nhật thông tin và phản hồi
Triển khai đầy đủ, kịp thời các chỉ thị của cấp trên đến các nhân viên, phòng, ban liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban đến cấp trên;
Tham gia các cuộc họp khi được yêu cầu; đảm bảo các biên bản họp được phát hành đầy đủ đến các bên liên quan.
Nhiệm vụ 3: Hỗ trợ công tác hành chính - nhân sự tại công trình
Hỗ trợ nhân viên mới nhận việc tại công trình;
Đảm bảo hướng dẫn đầy đủ thông tin cho các nhân sự mới vào công trình tiếp cận công việc;
Theo dõi và báo cáo dữ liệu chấm công của nhân viên;
Thống kê đặt và nhận Văn phòng phẩm/ trang thiết bị phục vụ hoạt động công trình;
Cập nhật các thông báo từ phòng nhân sự, đôn đốc và nhắc nhở phòng ban thực hiện.
Nhiệm vụ 4: Quản trị văn phòng
Đảm bảo các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm luôn sẵn có và trong tình trạng có thể sử dụng được;
Thanh toán hóa đơn điện, nước và giải quyết công việc liên quan đến điện nước trên công trình.
Đề nghị tạm ứng và hoàn ứng chi phí văn phòng...;
Theo dõi và đảm bảo việc sử dụng tài sản đúng mục đích;
Duy trì 5S tại khu vực lưu trữ hồ sơ và khu vực làm việc chung của bộ phận.