Thư ký dự án

Mô tả Công việc
Quản lý hồ sơ và thư ký dự án
- Quản lý, theo dõi và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của từng dự án theo hệ thống và quy định của Công ty.
- Tiếp nhận, phân loại và quản lý công văn đến, công văn đi của dự án.
- Chuẩn bị, kiểm tra và trình ký hồ sơ đến các cấp quản lý và các bộ phận liên quan.
- Thực hiện công tác đóng dấu, scan, sao lưu và lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
- Soạn thảo, phát hành và gửi thư từ, hồ sơ, công văn đến các bên liên quan.
- Theo dõi tình trạng xử lý và luân chuyển hồ sơ, đảm bảo hồ sơ được thực hiện đúng tiến độ.
Công tác mua sắm và cung ứng
- Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu mua sắm vật tư, hàng hóa phục vụ hoạt động của các dự án.
- Tìm kiếm, đánh giá và liên hệ các nhà cung cấp phù hợp.
- Thu thập, so sánh và tổng hợp báo giá để phục vụ công tác lựa chọn nhà cung cấp.
- Thực hiện đặt hàng và mua sắm vật tư, hàng hóa theo nhu cầu và phê duyệt của dự án.
- Theo dõi tiến độ cung cấp, giao nhận hàng hóa và phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo hàng được cung ứng đúng yêu cầu.
- Theo dõi và kiểm tra chứng từ, hóa đơn mua hàng; phối hợp bổ sung hồ sơ, hóa đơn cho bộ phận Kế toán phục vụ công tác thanh toán và hạch toán.
- Quản lý và theo dõi các hồ sơ, chứng từ liên quan đến quá trình mua sắm.