1. Quản lý lịch trình và điều phối công việc
Sắp xếp lịch hẹn: Quản lý lịch làm việc, lịch công tác, lịch họp nội bộ và gặp gỡ đối tác của Giám đốc.
Nhắc nhở công việc: Theo dõi, đôn đốc các phòng ban thực hiện báo cáo, kế hoạch theo đúng thời hạn Giám đốc giao phó.
Hỗ trợ hậu cần: Đặt vé máy bay, khách sạn, chuẩn bị phương tiện di chuyển và tạm ứng/thanh toán chi phí công tác cho Giám đốc.
2. Quản lý hồ sơ, tài liệu và văn bản ngành xây dựng
Tiếp nhận & Phân loại: Quản lý công văn đi/đến, hồ sơ thiết kế, hồ sơ thầu, dự toán, hợp đồng tư vấn xây dựng trước khi trình Giám đốc phê duyệt.
Soạn thảo văn bản: Soạn thảo các thông báo, quyết định, biên bản họp, thư tín thương mại bằng tiếng Việt (và tiếng Anh nếu có) theo chỉ thị.
Lưu trữ bảo mật: Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học, dễ tra cứu và bảo mật tuyệt đối thông tin kinh doanh của công ty.
3. Tổ chức cuộc họp và tiếp đón đối tác
Chuẩn bị cuộc họp: Lên chương trình (agenda), tài liệu liên quan, phòng họp và thiết bị cần thiết.
Ghi biên bản họp: Ghi chép chi tiết, trung thực các kết luận của Giám đốc tại các cuộc họp giao ban, họp với chủ đầu tư, nhà thầu.
Đối ngoại: Tiếp đón khách hàng, chủ đầu tư, đại diện cơ quan nhà nước đến làm việc với Giám đốc một cách chu đáo, lịch thiệp.
4. Giám sát dự án và báo cáo tổng hợp
Theo dõi tiến độ: Cập nhật thông tin cơ bản về tiến độ các dự án tư vấn thiết kế, giám sát hoặc
quản lý dự án mà công ty đang triển khai.
Tổng hợp báo cáo: Thu thập số liệu từ các
kỹ sư trưởng, trưởng phòng để lập báo cáo tổng hợp định kỳ gửi Giám đốc.
5. Các công việc khác
Thay mặt Giám đốc truyền đạt thông tin rõ ràng, khéo léo đến các phòng ban.
Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác theo điều động trực tiếp từ Giám đốc.
1. Học vấn và Kinh nghiệm
Bằng cấp: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Luật, Ngoại ngữ, Quản trị kinh doanh, Hành chính văn phòng hoặc Xây dựng/Kiến trúc.
Kinh nghiệm: Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký,
Trợ lý Giám đốc. Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong lĩnh vực tư vấn xây dựng, bất động sản hoặc kiến trúc.
2. Kỹ năng chuyên môn
Ngoại ngữ: Sử dụng thành thạo Tiếng Anh (Nghe, Nói, Đọc, Viết) là một lợi thế lớn để làm việc với đối tác nước ngoài.
Tin học: Thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Biết sử dụng phần mềm quản lý công việc là điểm cộng.
Giao tiếp & Đàm phán: Khéo léo, tác phong chuyên nghiệp, có khả năng kết nối tốt giữa ban giám đốc và nhân viên.
3. Phẩm chất cá nhân
Bảo mật thông tin: Tuyệt đối trung thực và có đạo đức nghề nghiệp cao.
Tổ chức công việc: Khả năng đa nhiệm (multi-tasking), quản lý thời gian tốt và chịu được áp lực tiến độ cao.
Ngoại hình: Sáng sủa, chỉn chu, tác phong nhanh nhẹn.
Mức lương: [12.000.000 - 20.000.000 VNĐ] (Thỏa thuận theo năng lực).
Thưởng: Thưởng hiệu suất công việc, thưởng dự án, thưởng lễ tết và tháng lương thứ 13.
Chế độ: Đóng BHXH, BHYT đầy đủ theo Luật lao động; tham gia du lịch hè, tất niên cùng công ty.
Cơ hội: Làm việc trực tiếp với ban lãnh đạo, mở rộng mối quan hệ trong ngành xây dựng, nâng cao tư duy quản lý.
