Thư ký Giám đốc

■ Mô tả công việc:
Vị trí này hỗ trợ trực tiếp Phó Giám đốc, người phụ trách Khối Kinh doanh. Bạn sẽ đảm nhận cả công việc thư ký lẫn hành chính kinh doanh, giúp Phó Giám đốc tập trung vào làm việc với khách hàng và ra quyết định kinh doanh.
【Công việc thư ký】
Quản lý lịch làm việc, sắp xếp lịch họp và lịch gặp khách hàng
Đặt vé, khách sạn cho các chuyến công tác (trong nước Nhật và sang Việt Nam), thanh toán chi phí
Tiếp khách, nghe điện thoại, xử lý email
【Hỗ trợ kinh doanh】
Chuẩn bị tài liệu cho các buổi gặp khách, ghi biên bản họp và theo dõi các đầu việc cần làm
Hỗ trợ soạn báo giá, hợp đồng, hóa đơn và theo dõi tiến độ
Soạn và kiểm tra email gửi khách hàng
Quản lý thông tin khách hàng và cơ hội kinh doanh trên Zoho CRM, bao gồm nhập danh thiếp
Hỗ trợ tổ chức triển lãm, hội thảo, các buổi tiếp khách
【Phối hợp nội bộ】
Làm báo cáo tuần và tháng về kết quả kinh doanh, tình trạng các dự án
Liên lạc, phối hợp với team phát triển, kế toán và nhân sự ở trụ sở Việt Nam (bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật)
■ Yêu cầu:
【Bắt buộc】
Nắm vững quy tắc ứng xử trong kinh doanh và dùng đúng kính ngữ tiếng Nhật
Đã dùng Excel, PowerPoint, Word trong công việc
Thích nghi tốt trong môi trường đa quốc gia
【Ưu tiên】
Có kinh nghiệm làm thư ký, hành chính kinh doanh hoặc trợ lý
Có kinh nghiệm trong ngành IT, đặc biệt liên quan đến SES, nhận phát triển phần mềm hoặc offshore
Biết tiếng Anh, hoặc có hiểu biết về tiếng Việt
Đã dùng Zoho CRM
Đã dùng các công cụ AI tạo sinh trong công việc
【Tố chất mong muốn】
Chu đáo, biết lường trước và chủ động làm mà không cần chờ chỉ đạo
Làm việc vừa chính xác vừa nhanh
Thích môi trường đa văn hóa, muốn chủ động cùng xây dựng quy trình cho một công ty đang phát triển
■ Quyền lợi và điều kiện làm việc:
Lương:
350 man đến 500 man yên/năm. Mức cụ thể tùy theo kinh nghiệm và năng lực
Tăng lương và thưởng:
Xét tăng lương 1 lần/năm, thưởng 2 lần/năm (theo kết quả kinh doanh)
Giờ làm việc:
10:00 đến 19:00 (nghỉ trưa 1 tiếng)
Ngày nghỉ:
Nghỉ thứ Bảy và Chủ nhật, ngày lễ, nghỉ Tết, nghỉ hè, nghỉ phép năm
Phúc lợi:
Đầy đủ bảo hiểm xã hội, hỗ trợ tiền đi lại (có mức trần), có cơ hội công tác Việt Nam.