1. Công tác thư ký HĐQT:
Thực hiện công tác thư ký và hỗ trợ hoạt động của Hội đồng quản trị theo phân công của Chủ tịch HĐQT.
- Chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp: Lập lịch và tổ chức các cuộc họp HĐQT, ĐHĐCĐ; Chuẩn bị chương trình họp, tài liệu, hồ sơ
phục vụ họp; Tham dự cuộc họp, ghi biên bản và tổng hợp nội dung họp; Hoàn thiện biên bản, nghị quyết, thông báo kết luận sau cuộc họp.
- Quản lý hồ sơ và tài liệu HĐQT: Lưu trữ, quản lý Biên bản họp, Nghị quyết, Quyết định của HĐQT và ĐHĐCĐ; Quản lý hồ sơ tài liệu phục vụ công tác quản trị Công ty; Đảm bảo tính bảo mật, đầy đủ và chính xác của hồ sơ.
- Tham mưu và hỗ trợ hoạt động của HĐQT: Tham mưu xây dựng chương trình công tác của HĐQT theo tháng, quý, năm; Theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện Nghị quyết và chỉ đạo của HĐQT; Tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện các Nghị quyết của HĐQT.
- Thẩm định và kiểm soát hồ sơ trình HĐQT: Kiểm tra thể thức, nội dung và tính đầy đủ của hồ sơ trước khi trình HĐQT; Yêu cầu các đơn vị bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ khi chưa đầy đủ hoặc chưa phù hợp quy định; Tham mưu HĐQT trong việc xem xét và phê duyệt các đề án, tờ trình.
- Soạn thảo văn bản:Soạn thảo các văn bản thuộc thẩm quyền HĐQT, bao gồm: Nghị quyếtHĐQT; Quyết định; Thông báo; Tờ trình; Báocáo quản trị... trình Chủ tịch HĐQT ký ban hành.
- Công tác Đại hội đồng cổ đông: Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu phục vụ ĐHĐCĐ thường niên hoặc bất thường; Phối hợp tổ chức ĐHĐCĐ theo đúng quy định pháp luật và Điều lệ Công ty; Lập báo cáo hoạt động của HĐQT trình ĐHĐCĐ.
- Quan hệ và phối hợp công việc: Phối hợp với các phòng ban trong Công ty để thu thập thông tin và chuẩn bị tài liệu phục vụ HĐQT; Hỗ trợ HĐQT trong việc duy trì quan hệ với cổ đông, cơ quan quản lý và đối tác khi cần thiết.
2. Công tác hành chính Văn phòng
- Quản lý phương tiện và công tác xe: Quản lý và điều phối xe văn phòng phục vụ công tác của Ban lãnh đạo và CBNV; Theo dõi lịch sử dụng xe, bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện; Kiểm soát chi phí liên quan đến hoạt động xe.
- Quản lý tài sản và công cụ dụng cụ: Cập nhật và quản lý danh mục tài sản, công cụ dụng cụ của Công ty; Theo dõi mua sắm, điều chuyển, thanh lý tài sản; Phối hợp kiểm kê tài sản định kỳ theo tháng/quý/năm; Lập các báo cáo quản lý tài sản theo yêu cầu.
- Công tác hậu cần và văn phòng: Sắp xếp phòng họp, hậu cần cho các cuộc họp của Công ty; Thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn và phương tiện công tác cho CBNV; Tổ chức in ấn ấn phẩm văn phòng: Giấy tiêu đề, phong bì, brochure...
- Quản lý mua sắm hành chính: Lập kế hoạch mua sắm vật tư và trang thiết bị văn phòng; Theo dõi và thực hiện sửa chữa, bảo trì cơ sở vật chất của Công ty.
- Công tác sự kiện và phong trào: Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ Công ty; Hỗ trợ tổ chức các chương trình Công đoàn và hoạt động phong trào tập thể...
Tốt nghiệp Đại học trở lên.
Độ tuổi Dưới 40 tuổi
Trình độ chuyên môn Tốt nghiệp chuyên ngành: Luật, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành có liên quan.
Kinh nghiệm làm việc Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm ở vị trí
Thư ký HĐQT, Pháp chế Doanh nghiệp.
- Nắm vững Luật Doanh nghiệp và các quy định liên quan đến quản trị
- Hiểu biết quy trình tổ chức họp HĐQT, Đại hội đồng cổ đông.
- Kỹ năng giao tiếp và phối hợp công việc tốt.
- Có khả năng giải quyết vấn đề, làm việc độc lâp và theo nhóm.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản, tin học văn phòng (Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Powerpoint...)
- Có kỹ năng phân tích, tổng hợp, lập báo cáo.
- Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc.
- Trung thực, cẩn thận, chủ động, trách nhiệm và có định hướng gắn bó lâu dài với Công ty
