Thư Ký Kinh Doanh Xuất Khẩu

1. Hỗ trợ quản lý đơn hàng xuất khẩu
Tiếp nhận và xử lý đơn hàng từ khách hàng quốc tế.
Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin đơn hàng, đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu về sản phẩm, số lượng, và thời gian giao hàng được đáp ứng.
Tạo và theo dõi các chứng từ cần thiết cho quá trình xuất khẩu như hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất kho, packing list, chứng từ vận chuyển, và chứng từ hải quan.
2. Giao tiếp với khách hàng quốc tế
Liên hệ với khách hàng để xác nhận các chi tiết đơn hàng, cập nhật trạng thái vận chuyển và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Cung cấp thông tin về sản phẩm, giá cả, phương thức thanh toán, và điều kiện giao hàng
Đảm bảo mối quan hệ với khách hàng quốc tế được duy trì tốt, xử lý các yêu cầu hay khiếu nại từ phía khách hàng.
Cập nhật và lưu trữ các hồ sơ chứng từ liên quan đến mỗi giao dịch xuất khẩu
4. Theo dõi quá trình vận chuyển
Phối hợp với các công ty vận tải, đại lý giao nhận, và các đối tác logistics để đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
Kiểm tra tình trạng vận chuyển và cung cấp thông tin cập nhật cho khách hàng về thời gian giao hàng và tình hình lô hàng.
5. Lập báo cáo và thống kê
Theo dõi doanh thu, chi phí và các chỉ tiêu kinh doanh liên quan đến xuất khẩu.
Lập các báo cáo về kết quả bán hàng, tình hình xuất khẩu, và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Phân tích và tổng hợp dữ liệu để hỗ trợ các bộ phận khác trong việc ra quyết định chiến lược kinh doanh.
6. Hỗ trợ công việc hành chính khác
Quản lý lịch trình và các cuộc họp với khách hàng, đối tác quốc tế.
Lưu trữ, tổ chức và bảo mật các tài liệu, chứng từ liên quan đến các giao dịch xuất khẩu.
Thực hiện các công việc hành chính như soạn thảo thư từ, email, thông báo và các công văn cần thiết trong quá trình xuất khẩu.
7. Phối hợp với các phòng ban khác
Làm việc chặt chẽ với các phòng ban như kho, sản xuất, tài chính, kế toán để đảm bảo các điều kiện giao hàng, thanh toán và kế hoạch sản xuất được thực hiện đúng.
Cung cấp thông tin liên quan đến nhu cầu và yêu cầu của khách hàng cho các bộ phận sản xuất hoặc kho hàng.