Thư ký phòng phát triển dự án

Mô tả Công việc
1. Tender Document Management and Completion (80%):
Monitor and follow up with relevant departments to ensure tender documents are prepared accurately and submitted on time, in line with the agreed work schedule.
Collect, consolidate, and complete all tender documents according to the specific requirements outlined in the invitation to tender, ensuring timely submission to the investor.
Draft official letters and emails on behalf of the company, including thank-you notes and clarification requests on any unclear matters, under the guidance of management.
2. Event logistics (20%):
Take charge of logistics and preparation tasks for events as per the approved plan.
Coordinate with relevant departments and contractors to organize and execute events smoothly.
Manage and oversee event-related activities as assigned, ensuring successful execution from planning to implementation.
Support internal communication and promotional activities related to events as assigned by management.
Take on the role of MC in internal company events if possible
3. Other Assigned Tasks as assigned by manager/leader
----------------------
1. Công tác hoàn thiện hồ sơ thầu (80%)
- Dựa vào tiến độ công việc đã thống nhất, đôn đốc các phòng ban liên quan gửi hồ sơ đúng thời hạn theo yêu cầu
- Thu thập và tổng hợp và hoàn chỉnh hồ sơ thầu theo hình thức được quy định trong thư mời thầu để nộp chủ đầu tư
- Soạn thảo công văn chính thức và email thay mặt công ty, bao gồm thư cảm ơn và các yêu cầu giải đáp về những vấn đề chưa rõ, chờ thông tin từ chủ đầu tư theo sự hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên
2. Các công việc liên quan đến tổ chức sự kiện (20%):
- Thực hiện các công tác hậu cần, chuẩn bị cho các sự kiện theo kế hoạch đã được phê duyệt.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan và nhà thầu để triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện.
- Phối hợp điều phối các hoạt động trong sự kiện, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
- Thực hiện các hoạt động truyền thông liên quan đến sự kiện theo sự phân công của quản lý.
- Thực hiện công việc MC các chương trình sự kiện nội bộ của Công ty nếu có thể
3. Các công việc khác theo sự phân công của quản lý
Monitor and follow up with relevant departments to ensure tender documents are prepared accurately and submitted on time, in line with the agreed work schedule.
Collect, consolidate, and complete all tender documents according to the specific requirements outlined in the invitation to tender, ensuring timely submission to the investor.
Draft official letters and emails on behalf of the company, including thank-you notes and clarification requests on any unclear matters, under the guidance of management.
Take charge of logistics and preparation tasks for events as per the approved plan.
Coordinate with relevant departments and contractors to organize and execute events smoothly.
Manage and oversee event-related activities as assigned, ensuring successful execution from planning to implementation.
Support internal communication and promotional activities related to events as assigned by management.
Take on the role of MC in internal company events if possible