Thư Ký Tổng Giám Đốc

Mô tả Công việc
Công việc chính:
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Tổng Giám đốc;
Hỗ trợ công tác văn thư của văn phòng Tổng Giám đốc; thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Tổng Giám đốc;
Truyền đạt thông tin của Tổng Giám Đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp cho Tổng Giám Đốc;
Giúp việc cho Ban Giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết;
Mục tiêu chính cần đạt:
Sắp xếp công việc khoa học giúp Tổng Giám đốc xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất;
Luôn chủ động, chu toàn nhất khi giám đốc đi vắng mặt.
Phạm vi hoạt động:
Làm việc trực tiếp với các phòng ban thuộc Thăng Long Group và đối tác, khách hàng, nhà cung cấp trong phạm vi công việc của mình được giao hoặc uỷ quyền.
CHỨC NĂNG VÀ QUYỀN HẠN
Mức độ 1: Người được giao quyền xác định các vấn đề, đưa ra các phương án, xác định các lợi ích và rủi ro của mỗi phương án và đề xuất lên cấp trên trực tiếp giá cả dịch vụ tối ưu để duyệt.
Mức độ 2: Người được giao quyền trình bày cho cấp trên trực tiếp biết sẽ dự định làm gì và xin ý kiến chỉ đạo trước khi quyết định.
Mức độ 3: Người được giao quyền trực tiếp giải quyết vấn đề và phải báo cáo về các công việc và kết quản đạt được cho cấp trên trực tiếp
Mức độ 4: Người được giao quyền toàn quyền quyết định và không báo cáo kết quả cho cấp trên trực tiếp trừ khi được yêu cầu
TRÁCH NHIỆM
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Tổng Giám đốc
Sắp xếp lịch trình làm việc, lịch họp, chuẩn bị chuyến công tác cho Tổng Giám đốc;
Điều phối, hỗ trợ công tác tổ chức như soạn thư mời, sắp xếp nhân lực, tổng hợp báo cáo, tài liệu cho các buổi làm việc, cuộc họp hay sự kiện có Tổng Giám đốc tham dự;
Thư ký cuộc họp và soạn thảo văn bản nội bộ theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
Hỗ trợ công tác văn thư của văn phòng Tổng Giám đốc, thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Tổng Giám đốc;
Lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ Giám đốc khi đi công tác;
Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc;
Liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm các thủ tục visa.
Truyền đạt thông tin của Tổng Giám Đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp cho Tổng Giám Đốc;
Thay mặt cho Tổng giám đốc làm việc trực tiếp với phòng ban trong công ty, chủ yếu là truyền đạt chỉ thị và làm việc theo định hướng yêu cầu của Tổng giám đốc;
Giúp việc cho Tổng Giám đốc trong các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết.
Chăm sóc khách hàng (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm...);
Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu;
Các công việc khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc.