Thư Ký Tổng Quản Lý

• Thực hiện các hoạt động hỗ trợ văn phòng và đảm nhận trách nhiệm của thư ký cho văn phòng điều hành, ví dụ: soạn thảo và xử lý các tài liệu, giải quyết/ theo dõi các yêu cầu thông qua điện thoại, lên lịch các cuộc họp, sắp xếp lịch di chuyển của Tổng Quản Lý, nhập liệu, xử lý và theo dõi các hồ sơ.
• Điều chỉnh và hiệu đính các tài liệu nhằm đảm bảo tính chính xác. Đảm bảo việc thực hiện các báo cáo với những tính toán đơn giản.
• Đảm nhận việc đánh máy các tài liệu bảo mật; sử dụng máy tính được Oceanami cung cấp để nhập liệu, soạn thảo, hiệu chỉnh, in ấn, lập bảng biểu, và làm báo cáo theo yêu cầu của Tổng Quản Lý.
• Hỗ trợ các hoạt động của phòng ban và nhân viên; đóng vai trò là người liên lạc giữa Tổng Quản Lý và các phòng ban về vấn đề hành chính và các vấn đề vận hành khác.
• Sắp xếp, sàng lọc phân phối thư đến và thư đi, soạn thảo và chuẩn bị phần trả lời cho các câu hỏi từ phòng ban, thực hiện việc photo và fax, cũng như vận hành các trang thiết bị trong văn phòng.
• Thiết lập, bảo trì, xử lý và cập nhật các tệp, hồ sơ, chứng chỉ và/ hoặc các tài liệu khác
• Sắp xếp các cuộc họp và hội nghị, lên lịch phỏng vấn và các cuộc hẹn của Tổng Quản Lý, sắp xếp lịch đi lại và chỗ ở, trực tiếp hoặc thông qua các đại lý du lịch.
• Theo dõi và trả lời tất cả ý kiến đóng góp của khách hàng qua các kênh TripAdvisor, Fan Page và Facebook.
• Phụ trách thu thập các ý kiến đóng góp của khách hàng, thông tin đến các Trưởng Bộ Phận, và theo dõi các phản hồi từ các Bộ Phận.
• Cập nhật các ý kiến đóng góp của khách hàng cho Ban Giám Đốc Điều Hành vào cuối tháng
• Đặt hàng vật tư văn phòng cho văn phòng điều hành.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Tổng Quản Lý.