Thư Ký Văn Phòng Tổng Quản Lý

* Hỗ trợ hành chính & điều phối công việc cho GM
- Quản lý lịch làm việc, đặt lịch họp, sắp xếp công tác & di chuyển cho GM.
- Soạn thảo, ban hành thông báo, memo, email theo yêu cầu GM.
- Chuẩn bị tài liệu, biên bản cuộc họp, tổng hợp follow-up sau họp.
- Tiếp nhận, sàng lọc & chuyển tiếp thông tin/đề xuất của các bộ phận gửi GM.
- Theo dõi deadline công việc của các bộ phận theo chỉ đạo GM.
* Quản lý đặt phòng - công tác - chi phí GM
- Đăng ký suất ăn, KTX, Canteen, Guest House cho khách/đối tác nội bộ.
- Đặt vé máy bay, khách sạn, làm việc với phòng vé/đối tác; theo dõi & xác nhận công nợ liên quan.
- Theo dõi & đối chiếu chi phí taxi, phương tiện vận chuyển, hóa đơn phát sinh thuộc GM/khách công tác.
* Thực hiện & kiểm soát công việc thanh toán, PR/PO
- Mở PR/PO cho các hạng mục văn phòng phẩm, thiết bị, dịch vụ chung.
- Theo dõi và phối hợp phê duyệt PR/PO trên hệ thống SAP.
- Nhận hàng, bàn giao & xử lý các chứng từ liên quan đến nghiệm thu - thanh toán.
- Kiểm soát tạm ứng, hoàn ứng các khoản chi từ VP IT/TQL/không có admin riêng.
* Theo dõi báo cáo & hệ thống Wyndham Corporate
- Tổng hợp báo cáo hàng tháng.
- Cập nhật dữ liệu lên hệ thống Wyndham.
- Phối hợp thực hiện khảo sát, đánh giá, audit theo yêu cầu
* Kiểm soát tài sản - chi phí nội bộ
- Kiểm soát mua sắm, cấp phát VPP, tài sản văn phòng theo hạn mức.
- Kiểm kê tài sản, hàng tồn kho, báo cáo hư hỏng/thanh lý.
- Theo dõi công nợ, thực hiện bảng kê chi phí nội bộ theo kỳ.
* Tờ trình & phê duyệt
- Soạn tờ trình, trình ký theo yêu cầu GM hoặc các BP gửi lên.
- Đảm bảo hồ sơ, căn cứ chứng từ đúng chuẩn trước khi trình cấp GM/CDT phê duyệt.
- Kiểm tra CNPQ/ủy quyền khi cấp phê duyệt.
- Soạn tờ trình, trình ký theo yêu cầu GM hoặc các BP gửi lên.
- Đảm bảo hồ sơ, căn cứ chứng từ đúng chuẩn trước khi trình cấp GM/CDT phê duyệt.
- Kiểm tra CNPQ/ủy quyền khi cấp phê duyệt.