Trợ Lý Chủ Tịch HĐQT (Tiếng Anh/ Tiếng Trung)

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC:
Hỗ trợ trực tiếp Chủ tịch trong công tác điều hành, chiến lược và kiểm soát hoạt động công ty; đảm bảo thông tin xuyên suốt, quyết định được triển khai hiệu quả và bảo mật tuyệt đối.
NHIỆM VỤ CỤ THỂ:
1. Chiến lược & tổ chức hệ thống
- Tham mưu xây dựng:
+ Chiến lược kinh doanh, marketing, vận hành
+ Chiến lược chi phí & ngân sách cho từng phòng ban, từng dự án
+ Chương trình đào tạo, huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực
- Quản lý & tối ưu cơ cấu tổ chức:
+ Đảm bảo tinh gọn - hiệu quả - linh hoạt
- Phối hợp với các trưởng bộ phận:
+ Xây dựng hệ thống chức danh, vị trí
+ Hoàn thiện JD & tiêu chuẩn tuyển dụng
- Định hướng và hoàn thiện hệ thống quản trị doanh nghiệp
2. Xây dựng & kiểm soát hệ thống vận hành
- Xây dựng, cải tiến, triển khai và giám sát và kiểm soát việc thực hiện, tuân thủ của nhân viên, bộ phận theo:
+ Quy trình, quy chế, quy định, SOP, hướng dẫn thực hiện các công việc và thủ tục liên quan đến hành chính, quản lý tài sản hoạt động mua bán, bảo trì sửa chữa, an ninh trật tự, đảm bảo tín hiệu quả phù hợp với ngân sách và quy định của công ty.
- Chuẩn hoá hệ thống:
+ Nội quy, biểu mẫu, văn bản hành chính.
- Kiểm soát việc tuân thủ quy trình trong toàn công ty.
- Đảm bảo hệ thống vận hành đồng bộ - hiệu quả - có khả năng mở rộng.
3. Quản lý điều hành & kiểm soát thực thi
- Tổ chức, phân công công việc:
+ Đúng người - đúng việc - đúng năng lực - đúng deadline.
- Theo dõi & giám sát tiến độ toàn bộ phòng ban, cá nhân và nhóm.
- Triển khai & kiểm soát các nội dung sau họp.
- Tham gia họp:
+ Phân tích dữ liệu, đánh giá tình hình.
+ Đề xuất phương án tối ưu.
- Đảm bảo tất cả công việc được thực thi đúng cam kết.
- Báo cáo trực tiếp cho Chủ tịch.
4. Quản lý thông tin & báo cáo điều hành
- Đọc - phân tích - tóm tắt:
+ Báo cáo vận hành hằng ngày.
+ Báo cáo tài chính, kế toán.
+ Báo cáo kinh doanh.
- Tổng hợp báo cáo:
+ Ngắn gọn - trọng tâm - phục vụ ra quyết định.
- Phát hiện các điểm bất thường → báo cáo ngay theo ngày.
- Đề xuất chiến lược/giải pháp cho từng phòng ban.
5. Tài chính - chi phí - kiểm soát dữ liệu
- Rà soát thu chi, kiểm tra chi phí.
- So sánh giá đầu vào từ nhiều nguồn, nhiều nhà cung cấp.
- Đảm bảo tối ưu chi phí mua hàng & vận hành.
- Kiểm soát ngân sách theo phòng ban/dự án.
- Theo dõi chi phí kinh doanh, chi phí khách hàng.
- Đảm bảo dữ liệu tài chính minh bạch, chính xác.
6. Pháp lý & kiểm soát rủi ro
- Đọc và kiểm soát:
+ Hợp đồng mua bán.
+ Hồ sơ thanh toán, chứng từ.
+ Văn bản pháp lý, nghiệp vụ kế toán liên quan.
- Phối hợp với luật sư:
+ Đảm bảo tuân thủ pháp luật.
+ Bảo vệ quyền lợi công ty.
- Đại diện công ty tiếp đoàn thanh tra, kiểm tra nhà nước.
7. Điều phối nội bộ & phát triển tổ chức
- Kết nối các phòng ban → đảm bảo phối hợp hiệu quả.
- Chủ động nắm chi tiết tình hình công việc từng bộ phận.
- Xây dựng, tổ chức và quản lý đội ngũ nhân sự hoàn thành mục tiêu.
- Tham gia giải quyết: khiếu nại nội bộ và khách hàng.
- Xây dựng môi trường làm việc đoàn kết, gắn kết nội bộ.
8. KPI & hiệu suất vận hành
- Xây dựng & triển khai hệ thống KPI cho các phòng ban.
- Giám sát - đánh giá - cải tiến hiệu suất làm việc.
- Đảm bảo KPI gắn với mục tiêu chiến lược công ty.
9. Phối hợp kinh doanh & thị trường
- Họp kinh doanh định kỳ (tuần/tháng):
+ Theo dõi doanh số.
+ Phân tích hiệu quả kinh doanh từng nhân viên.
- Hỗ trợ:
+ Giải quyết vấn đề kinh doanh.
+ Quản lý thị trường & sản phẩm.
- Rà soát hệ thống khách hàng.
- Theo dõi chi phí sale & hiệu quả kinh doanh.
10. Đối ngoại & đại diện Chủ tịch
- Đại diện Công ty tiếp đón: khách hàng, đối tác, tiếp các đoàn thanh tra, kiểm tra thuộc cơ quan nhà nước,...
- Tham gia họp với các đối tác nước ngoài sử dụng tiếng Anh & tiếng Trung kết hợp soạn biên bản & báo cáo .
- Thay mặt Chủ tịch tham gia họp nội bộ với các phòng ban, ghi nhận thông tin đề xuất phương án và báo cáo.
- Đón tiếp, làm việc với khách hàng/đối tác trong và ngoài nước.
- Tham gia event, hội nghị khách hàng.
11. Truyền thông nội bộ & văn hoá doanh nghiệp
- Tổ chức các sự kiện nội bộ: gắn kết đội ngũ.
- Xây dựng văn hoá doanh nghiệp: chuyên nghiệp - tích cực - hiệu quả.
- Tăng cường tinh thần làm việc và sự gắn bó nhân sự.
12. Hành chính cấp cao & lịch trình
- Sắp xếp lịch làm việc, công tác.
- Chuẩn bị tài liệu, nội dung họp.
- Theo dõi agenda & kết luận cuộc họp.
13. Bảo mật thông tin
- Quản lý & bảo mật toàn bộ thông tin cấp cao.
- Không tiết lộ thông tin dưới mọi hình thức.
14. Công việc khác: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Chủ tịch.