A. Hỗ trợ công tác hành chính - kế toán dự án (Bảo trì dịch vụ & Quản lý vận hành tòa nhà)
Hỗ trợ Quản lý dự án chuẩn bị biểu mẫu/ báo cáo dự án (lập/ in/copy form biểu), gửi lịch làm việc và các thông tin thực hiện dự án tới khách hàng.
Hỗ trợ
Quản lý dự án theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở thu hồi báo cáo Dịch vụ/ Báo cáo bảo trì và chuyển luôn cho bộ phận kế toán để xuất hóa đơn đúng thời điểm.
Hỗ trợ Quản lý dự án thực hiện lập và đóng file cứng hồ sơ nghiệm thu/ thanh toán với khách hàng.
Hỗ trợ dịch email, hiệu chuẩn báo cáo kỹ thuật, báo cáo dự án, ...
Hỗ trợ kiểm tra, in và trình ký, đóng dấu các báo cáo nghiệm thu/thanh toán của các dự án Bảo trì dịch vụ &
Quản lý vận hànhThực hiện photo, scan hồ sơ/ báo cáo và tập hợp các ảnh và dữ liệu dự án để lưu server và lưu hồ sơ cứng các giấy tờ, báo cáo dự án bảo trì & dịch vụ
Thực hiện việc gửi CPN các hồ sơ, giấy tờ, văn bản cho khách hàng/ đối tác.
Hỗ trợ công tác hành chính của dự án vận hành tại địa điểm dự án (khi có yêu cầu).
Hỗ trợ kiểm tra danh sách khách hàng có nhu cầu cấp hóa đơn (VAT)
Hỗ trợ theo dõi và lập báo cáo tình hình thu phí quản lý, tiền nước, tiền điện, phí gửi xe, dịch vụ thẻ, phí dịch vụ hàng tháng.. của tòa nhà được giao.
B. Hỗ trợ hoạt động kinh doanh
Hỗ trợ
phụ trách kinh doanh triển khai các hoạt động tìm kiếm khách hàng và đấu thầu (chuẩn bị hồ sơ thầu)
Hỗ trợ phụ trách kinh doanh cập nhật thông tin, yêu cầu của khách hàng, cập nhật dự toán trên phần mềm và phát hành thông báo dự án mới.
Hỗ trợ phụ trách kinh doanh nhập dự toán lên phần mềm quản lý (Odoo)
Tập hợp tác thông tin yêu cầu của khách hàng chuyển cho phụ trách kinh doanh để khai thác tốt các cơ hội chào giá cung cấp dịch vụ gia tăng tới các khách hàng hiện tại.
C. Nhiệm vụ khác
Thực hiện việc thống kê, phân tích và xử lý thông tin cần thiết nhằm kiện toàn các hệ thống quản lý của công ty.
Thực hiện các công việc khác hoặc tuân theo sự điều động của công ty để hỗ trợ các phòng ban khác hoặc luân chuyển sang vị trí khác khi cần thiết.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban giám đốc.
