Bộ phận: Điều hành - Chức danh: Trợ lý
Giám Đốc điều hànhBáo cáo cho:
Giám Đốc điều hành
Địa điểm làm việc: Văn phòng Công ty (Tòa nhà Jabooda, 19 Đống Đa, P. Tân Sơn Hòa, TP.HCM và các nhà hàng thuộc hệ thống Công ty.
1. MỤC TIÊU
Hỗ trợ BOD kiểm soát hiệu quả vận hành tài chính nhà hàng/hệ thống theo thời gian thực;
đảm bảo BOD luôn nhìn được: Doanh thu; chi phí; lợi nhuận tạm tính; hiệu quả từng chi nhánh; các vấn đề bất thường vận hành ... một cách nhanh, rõ ràng và trực quan để hỗ trợ ra quyết định.
2. CÔNG VIỆC CHÍNH
2.1. Theo dõi & tổng hợp dữ liệu vận hành
Theo dõi:
• Doanh thu
• Chi phí nhân sự
• Chi phí nguyên vật liệu
• Tổng chi phí vận hành chính
• Chi phí quảng cáo
• Chi phí công cụ dụng cụ
• Chi phí sửa chữa & bảo trì
• Các chi phí phát sinh bất thường
Đối chiếu:
• Phần mềm bán hàng
• Hàng hóa
• Chấm công
• Báo cáo vận hành
• Chi phí phát sinh
Phát hiện:
• Sai lệch dữ liệu
• Hao hụt bất thường
• Chi phí tăng bất thường
• Doanh thu giảm bất thường
• Chi nhánh vận hành kém hiệu quả
2.2. Báo cáo & bảng theo dõi dữ liệu
Thực hiện:
• Báo cáo hằng ngày
• Báo cáo hằng tuần
• Báo cáo lợi nhuận tạm tính
• Bảng theo dõi dữ liệu vận hành
Chủ động xây dựng & cập nhật:
• File theo dõi doanh thu
• File chi phí vận hành
• File chi phí nhân sự
• File chi phí nguyên vật liệu
• File chi phí công cụ dụng cụ
• File sửa chữa & bảo trì
• File cảnh báo bất thường
• Bảng tổng hợp dữ liệu
phục vụ BOD
Biết sử dụng Excel / Google Sheets để:
• Tổng hợp dữ liệu
• Tự động tính toán cơ bản
• Theo dõi biến động chi phí
• Tạo cảnh báo trực quan
• Hỗ trợ BOD nhìn dữ liệu nhanh & dễ hiểu
Đảm bảo BOD luôn nhìn được:
• Hiệu quả từng chi nhánh
• Tình trạng chi phí nhân sự
• Tình trạng chi phí nguyên vật liệu
• Hiệu quả quảng cáo
• Các vấn đề bất thường cần xử lý
2.3. Phối hợp vận hành & kế toán
Phối hợp với:
• Kế toán
• Vận hành
• Hàng hóa
• Marketing
• Quản lý chi nhánh
Để:
• Kiểm tra tính chính xác dữ liệu
• Xác nhận nguyên nhân bất thường
• Theo dõi hiệu quả xử lý
• Kiểm soát chi phí vận hành
3. QUYỀN HẠN
• Được yêu cầu các bộ phận cung cấp dữ liệu phục vụ báo cáo
• Được kiểm tra số liệu liên quan vận hành
• Được cảnh báo trực tiếp đến BOD khi phát hiện bất thường lớn
Lưu ý:
• Không có quyền tự ý thanh toán
• Không có quyền chuyển tiền
• Không giữ quỹ hoặc tài khoản ngân hàng công ty
