Trợ Lý Giám Đốc

1. Tiếp nhận, phân loại và xử lý các thông tin gửi đến Giám đốc.
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Giám đốc.
Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, báo cáo phục vụ các cuộc họp.
Tham gia các cuộc họp cùng Giám đốc khi được yêu cầu.
Ghi biên bản họp, theo dõi việc triển khai các nội dung đã thống nhất.
2. Theo dõi và giám sát công việc
Theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các phòng ban.
Đôn đốc các đơn vị hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.
Tổng hợp kết quả thực hiện theo tuần, tháng, quý.
Báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.
3. Công tác hành chính
Soạn thảo công văn, thông báo, quyết định, quy định, quy chế.
Kiểm tra hình thức và nội dung văn bản trước khi trình ký.
Quản lý hồ sơ, tài liệu mật của Ban Giám đốc.
Theo dõi việc lưu trữ hồ sơ theo quy định.
4. Làm việc với đối tác
Tiếp đón khách hàng, đối tác theo phân công.
Sắp xếp các buổi làm việc giữa Giám đốc và đối tác.
Chuẩn bị tài liệu, hợp đồng, hồ sơ liên quan.
Hỗ trợ phiên dịch hoặc trao đổi với đối tác khi cần
5. Thực hiện các công việc khác
Thực hiện các nhiệm vụ được Giám đốc giao.
Phối hợp với các phòng ban để giải quyết công việc phát sinh.
6. Quyền hạn
Được yêu cầu các phòng ban cung cấp thông tin phục vụ công việc theo chỉ đạo của Giám đốc.
Được tham gia các cuộc họp liên quan.
Được đề xuất cải tiến quy trình làm việc.
Được tiếp cận các thông tin cần thiết phục vụ công việc theo phân quyền.