Trợ Lý Kinh Doanh (Sales Assistant)

Mô tả Công việc
1. Quản lý Hợp đồng & Pháp lý Thương mại
- Trực tiếp soạn thảo hợp đồng kinh tế dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận giữa kinh doanh và khách hàng.
- Theo dõi tình trạng ký kết, hiệu lực và tiến độ thực hiện của từng hợp đồng.
- Lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý liên quan đến giao dịch mua bán, đảm bảo đầy đủ chứng từ.
- Cảnh báo sớm khi hợp đồng sắp hết hạn hoặc có điều khoản cần điều chỉnh.
2. Hỗ trợ Kế hoạch Sản xuất & Xuất hàng
- Căn cứ tiến độ hợp đồng và tình hình tồn kho/sản xuất thực tế để đề lên kế hoạch xuất hàng tối ưu.
- Điều phối với bộ phận Kho vận đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và đúng chủng loại.
- Theo dõi và cập nhật tiến độ giao hàng, kịp thời báo cáo vướng mắc phát sinh cho Trưởng phòng KD.
3. Đối soát Chứng từ & Kiểm soát Trọng lượng / Chất lượng
- Thương lượng và thống nhất tỷ lệ trừ tạp chất với khách hàng sau khi có phiếu cân chính thức.
- Kiểm tra, đối chiếu phiếu cân đảm bảo tính chính xác trước khi chuyển dữ liệu cho kế toán.
- Yêu cầu kế toán phát hành hóa đơn dựa trên số liệu thực tế đã đối soát và xác nhận.
4. Thanh quyết toán & Theo dõi Công nợ
- Kiểm tra hóa đơn đầu ra/đầu vào và lập bộ hồ sơ thanh toán hoàn chỉnh cho từng giao dịch.
- Theo dõi sát tình hình công nợ của từng khách hàng/nhà cung cấp theo tuần và tháng.
- Đôn đốc và phối hợp thu hồi công nợ đúng hạn, cảnh báo sớm các khoản có nguy cơ quá hạn.
- Báo cáo chi tiết công nợ phải thu/phải trả theo từng đối tượng cho Trưởng phòng KD và Kế toán.
5. Báo cáo & Phối hợp nội bộ
- Báo cáo định kỳ tình hình thực hiện các hợp đồng lớn và tiến độ các gói hàng trọng tâm.
- Cập nhật tiến độ giao hàng và các vấn đề phát sinh trong quá trình đối soát tạp chất.
- Phối hợp chặt chẽ với Trưởng phòng KD, Kho, Kế toán, Mua hàng và XNK để đảm bảo chứng từ đầy đủ và đúng hạn.