Trợ lý Quản Lý Thiết Kế (thành thạo Tiếng Anh)

A. Trợ lý & tham mưu cho Lãnh đạo
 Hỗ trợ Lãnh đạo theo dõi, điều phối và xử lý các công việc liên quan đến thiết kế kiến trúc, nội thất, cảnh quan, quy hoạch và các hạng mục chuyên môn của dự án.
 Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, báo cáo, nội dung họp và các thông tin cần thiết phục vụ Lãnh đạo xem xét, chỉ đạo và ra quyết định.
 Tổng hợp ý kiến, yêu cầu và chỉ đạo của Lãnh đạo; chuyển hóa thành đầu việc cụ thể và theo dõi đến khi hoàn thành.
 Chủ động cập nhật các vấn đề phát sinh, điểm nghẽn và rủi ro liên quan đến thiết kế; đề xuất phương án xử lý phù hợp.
 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công trực tiếp của Lãnh đạo.
B. Quản lý & điều phối thiết kế
 Theo dõi quá trình phát triển thiết kế từ ý tưởng, concept, thiết kế cơ sở đến thiết kế kỹ thuật, triển khai bản vẽ và các giai đoạn liên quan theo yêu cầu dự án.
 Phối hợp với các đơn vị tư vấn kiến trúc, kết cấu, MEP, nội thất, cảnh quan, quy hoạch và các nhà thầu/đơn vị liên quan.
 Theo dõi tiến độ phát hành hồ sơ, bản vẽ, tài liệu thiết kế; tổng hợp các mốc quan trọng và cảnh báo các nguy cơ chậm tiến độ.
 Kiểm soát việc tiếp nhận, tổng hợp và phản hồi các ý kiến của Lãnh đạo và các bên liên quan đối với hồ sơ thiết kế.
 Theo dõi việc cập nhật hồ sơ theo các vòng review/comment và đảm bảo các yêu cầu được phản hồi đầy đủ.
C. Phối hợp với tư vấn & đối tác nước ngoài
 Làm đầu mối trao đổi với các đơn vị tư vấn thiết kế, kiến trúc sư, chuyên gia và đối tác nước ngoài khi được phân công.
 Tham gia các cuộc họp chuyên môn bằng tiếng Anh; ghi nhận nội dung, kết luận và đầu việc sau cuộc họp.
 Soạn thảo, rà soát và trao đổi email, biên bản họp, yêu cầu chỉnh sửa và các tài liệu công việc bằng tiếng Anh.
 Theo dõi việc thực hiện các cam kết, yêu cầu và deadline của các đơn vị tư vấn/đối tác.
D. Kiểm soát hồ sơ & báo cáo
 Tổng hợp hồ sơ, bản vẽ, báo cáo và các tài liệu thiết kế phục vụ công tác quản lý và phê duyệt.
 Thiết lập và duy trì hệ thống theo dõi các đầu việc, hồ sơ, phiên bản tài liệu và tình trạng xử lý.
 Lập báo cáo định kỳ/đột xuất về tiến độ thiết kế, các vấn đề tồn đọng và nội dung cần Lãnh đạo quyết định.
 Tổng hợp dữ liệu và thông tin từ các bộ phận/đơn vị tư vấn để phục vụ việc đánh giá phương án thiết kế.
E. Quản lý công việc & điều phối nội bộ
 Phối hợp với các bộ phận Phát triển dự án, Xây dựng, Kinh doanh, Pháp lý, Đầu tư, Tài chính và các đơn vị liên quan.
 Theo dõi các đầu việc liên phòng ban có liên quan đến thiết kế và đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác, kịp thời.
 Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc và các buổi review thiết kế theo yêu cầu của Lãnh đạo.
 Theo dõi kết luận cuộc họp và đôn đốc các bên hoàn thành công việc theo thời hạn.