Trợ Lý Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà (Assistant Property Manager)

Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm tổ chức, giám sát và đảm bảo chất lượng vận hành tại một hoặc nhiều tòa nhà được phân công; duy trì hoạt động an toàn, ổn định, hiệu quả, đáp ứng tiêu chuẩn dịch vụ Aspire và Belong và nâng cao sự hài lòng của khách thuê.
Chủ động nắm rõ tỷ lệ lấp đầy (occupancy), doanh thu, chi phí vận hành và KPI từng tòa nhà; phát hiện vấn đề ảnh hưởng kết quả kinh doanh, phối hợp đề xuất giải pháp và theo dõi hiệu quả thực hiện. Thường xuyên kiểm tra thực tế, xử lý hoặc phối hợp xử lý, kiểm tra kết quả đến khi hoàn tất.
APM chịu trách nhiệm trong phạm vi và thẩm quyền được giao, không phụ thuộc vào việc tòa nhà có Property Manager (PM) trực tiếp quản lý hay không.
II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM
1. Quản lý và giám sát vận hành hằng ngày
Tổ chức, theo dõi hoạt động tại các tòa nhà được giao; đảm bảo tuân thủ SOP, checklist, tiêu chuẩn dịch vụ và thời hạn công việc.
Trực tiếp kiểm tra căn hộ, sảnh, hành lang, khu công cộng, tiện ích và khu chức năng theo tần suất quy định; phát hiện bất thường về vệ sinh, an toàn, cơ sở vật chất và hình ảnh tòa nhà.
Điều phối các bộ phận, nhà cung cấp xử lý; theo dõi tiến độ, kiểm tra thực tế trước khi xác nhận hoàn thành; báo cáo ngay các vấn đề nghiêm trọng, kéo dài hoặc vượt thẩm quyền.
2. Chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách thuê
Duy trì chất lượng vệ sinh, an ninh, kỹ thuật, bảo trì, tiện ích và dịch vụ; đánh giá tình trạng căn hộ, nội thất, trang thiết bị để đề xuất sửa chữa, cải thiện.
Tiếp nhận hoặc phối hợp xử lý phản hồi, yêu cầu và khiếu nại; đảm bảo phản hồi đúng thời hạn, cập nhật tiến độ và bàn giao rõ ràng khi chưa hoàn tất.
Phân tích khiếu nại hoặc lỗi tái diễn, xác định nguyên nhân, đề xuất phòng ngừa; phối hợp Leasing cải thiện trải nghiệm và khả năng gia hạn của khách.
3. Theo dõi hiệu quả kinh doanh
Nắm rõ occupancy, căn hộ trống, doanh thu và KPI từng tòa nhà; đối chiếu kế hoạch dựa trên dữ liệu từ Leasing, Finance và các bộ phận liên quan.
Phối hợp Leasing theo dõi lịch check-in/check-out, thời gian trống phòng, phản hồi khách; đảm bảo phòng trống được vệ sinh, sửa chữa và sẵn sàng khai thác.
Khi chỉ tiêu không đạt hoặc có nguy cơ không đạt, phân tích nguyên nhân, đề xuất hành động, người phụ trách và thời hạn; theo dõi kết quả, báo cáo cấp quản lý.
Không quyết định giá thuê hoặc điều kiện thương mại ngoài thẩm quyền; chịu trách nhiệm phối hợp xử lý các yếu tố vận hành ảnh hưởng kết quả kinh doanh.
4. Ngân sách, chi phí và hiệu quả nguồn lực
Nắm rõ ngân sách và chi phí thực tế; phối hợp Finance theo dõi, phát hiện khoản chi bất thường, vượt ngân sách hoặc có nguy cơ vượt ngân sách.
Đề xuất cải thiện năng suất, sử dụng nhân sự, vật tư và nhà cung cấp hiệu quả nhưng không làm giảm chất lượng dịch vụ.
Theo dõi vật tư, công cụ dụng cụ và quỹ tiền mặt nhỏ theo phân quyền; thu thập, kiểm tra chứng từ và phối hợp hoàn thiện hồ sơ thanh toán.
Không trực tiếp quản lý hoạt động giặt là, hóa chất giặt là, chi phí giặt là hoặc tồn kho đồ vải thuộc bộ phận chuyên môn.
5. Housekeeping và kiểm tra chất lượng đồ giặt
Tổ chức, phân công và kiểm tra HK theo kế hoạch; kiểm tra lịch vệ sinh, checklist, nhật ký và chất lượng thực tế căn hộ, khu công cộng.
Kiểm tra ngẫu nhiên sau vệ sinh, ghi nhận kết quả và yêu cầu khắc phục; theo dõi khối lượng, thời gian chờ, năng suất và đề xuất tối ưu quy trình.
Kiểm tra chất lượng đồ giặt sau hoàn thành; ghi nhận đồ không đạt, phối hợp bộ phận giặt là xử lý; không quản lý quy trình giặt, hóa chất hoặc tồn kho đồ vải.
6. Tình trạng căn hộ, check-in và check-out
Phối hợp Leasing cập nhật lịch nhận/trả phòng và gia hạn; kiểm tra căn hộ sau check-out, ghi nhận hư hỏng, thiếu tài sản và các việc cần khắc phục.
Điều phối HK, Kỹ thuật chuẩn bị căn hộ; kiểm tra cuối cùng về vệ sinh, thiết bị, nội thất, khóa cửa và chất lượng trước bàn giao.
Báo Leasing và cấp quản lý ngay khi có nguy cơ chậm bàn giao; đề xuất giải pháp và theo dõi xử lý để giảm thời gian không thể khai thác.
7. An ninh, an toàn, kỹ thuật và bảo trì
Kiểm tra CCTV, kiểm soát ra vào, khóa cửa, nhật ký bảo vệ; giám sát tuân thủ an toàn, PCCC và quy trình ứng phó sự cố.
Ghi nhận hư hỏng, rủi ro kỹ thuật và tạo yêu cầu trên hệ thống; phối hợp Kỹ thuật, nhà thầu sắp xếp xử lý, hạn chế ảnh hưởng khách thuê.
Kiểm tra kết quả sửa chữa trước khi đóng việc; theo dõi lỗi tái diễn và đề xuất khắc phục triệt để, bảo trì phòng ngừa.
Báo cáo ngay sự cố ảnh hưởng an toàn, tài sản, khách thuê hoặc vận hành; phối hợp ứng phó theo quy trình.
8. Nhà cung cấp và tài sản
Giám sát tiến độ, phạm vi và chất lượng nhà cung cấp bảo vệ, vệ sinh, bảo trì và dịch vụ khác; ghi nhận sai sót, yêu cầu khắc phục và kiểm tra lại.
Theo dõi tình trạng tài sản, thiết bị, công cụ dụng cụ; phối hợp kiểm kê và đề xuất bảo vệ, nâng cấp tài sản.
9. Thông tin khách lưu trú và phối hợp liên phòng ban
Phối hợp Leasing cập nhật khách nhận/trả phòng, khách đang lưu trú; thực hiện hoặc phối hợp đăng ký tạm trú theo quy trình và pháp luật.
Chủ động phối hợp Leasing, Finance, Kỹ thuật, HK, IT và bộ phận liên quan; chia sẻ kịp thời thông tin có ảnh hưởng công việc của các bên.
Bảo mật thông tin khách thuê, dữ liệu vận hành và thông tin nội bộ theo quy định.
10. Báo cáo, phân tích và theo dõi công việc
Hằng ngày: cập nhật tình trạng vận hành, checklist, căn hộ, lịch check-in/check-out, yêu cầu khách, sự cố, việc tồn đọng, PIC và deadline.
Hằng tuần: báo cáo occupancy, phòng trống, doanh thu, chi phí, KPI theo dữ liệu liên quan; tình hình khách, HK, kỹ thuật, an ninh, nhà cung cấp; tồn đọng, nguyên nhân, phương án và tiến độ.
Hằng tháng: đánh giá vận hành, kinh doanh so với kế hoạch/ngân sách; phân tích chỉ tiêu chưa đạt, khiếu nại, lỗi lặp lại; đề xuất hành động kỳ tiếp theo.
Báo cáo phải đúng hạn, có số liệu, nhận định, nguyên nhân, kết quả, PIC và thời hạn; không chỉ liệt kê việc đã làm. Vấn đề nghiêm trọng phải báo cáo ngay, không chờ kỳ định kỳ.
Khi quản lý nhiều tòa, nắm rõ từng tòa và tổng hợp toàn cụm khi được yêu cầu; cập nhật đầy đủ trên Odoo hoặc hệ thống chính thức.
11. Cải tiến chất lượng và hiệu quả vận hành
Đánh giá quy trình, năng suất, thời gian chờ, chất lượng nhà cung cấp và phản hồi khách để phát hiện điểm chưa hiệu quả.
Đề xuất, phối hợp triển khai và đo kết quả các giải pháp cải thiện dịch vụ, occupancy, chi phí và hiệu quả nguồn lực; chia sẻ kinh nghiệm giữa các tòa.
12. Nhân sự và nhiệm vụ khác
Phân công, hướng dẫn, giám sát nhân sự trong phạm vi quản lý; phối hợp HR và cấp quản lý về đào tạo, đánh giá và điều chỉnh nhân sự theo phân quyền.
Hỗ trợ tòa nhà khác trong cụm khi cần; thực hiện nhiệm vụ phù hợp chức năng theo phân công hợp lệ của cấp quản lý.