1. Hỗ trợ điều hành và quản lý công việc
- Trợ giúp Tổng Giám đốc trong việc theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tiến độ công việc của các phòng ban.
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, báo cáo, biểu mẫu phục vụ các cuộc họp hoặc chuyến công tác.
- Tổng hợp báo cáo tuần/tháng/quý, phân tích dữ liệu cơ bản để hỗ trợ TGĐ trong việc ra quyết định.
- Hỗ trợ xây dựng, triển khai, giám sát các kế hoạch hành động, dự án nội bộ.
- Ghi nhận các nội dung trong cuộc họp, lập biên bản, nhắc việc và theo dõi kết quả thực hiện.
2. Công tác đối nội
- Là cầu nối thông tin giữa Tổng
Giám đốc và các bộ phận, đảm bảo thông tin được truyền đạt nhanh, chính xác.
- Hỗ trợ TGĐ trong việc đánh giá, tổng hợp tình hình hoạt động nội bộ.
- Theo dõi, cập nhật và nhắc nhở việc định kỳ cho các bộ phận theo kế hoạch của TGĐ.
3. Công tác đối ngoại
- Phối hợp sắp xếp, đón tiếp đối tác, khách hàng khi cần.
- Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu tiếp đón khách hàng/ đối tác theo yêu cầu của TGĐ.
- Tham gia
phiên dịch, ghi nhận nội dung và làm báo cáo kết quả buổi làm việc.
4. Quản lý lịch làm việc
- Sắp xếp lịch họp, lịch công tác, lịch tiếp khách, đảm bảo hợp lý và hiệu quả.
- Theo dõi và nhắc nhở các mốc công việc quan trọng, hạn deadline, hồ sơ trình ký.
- Tổng hợp các hồ sơ, giấy tờ của các phòng ban trình ký TGĐ.
- Quản lý, lưu trữ và bảo mật hồ sơ, tài liệu, thông tin cá nhân của TGĐ hoặc theo quy định.
5. Các công việc khác
- Tham gia hỗ trợ chuẩn bị sự kiện, hội nghị, tiếp đoàn, lễ ký kết, truyền thông nội bộ (Ban truyền thông)
- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất hoặc đặc thù theo yêu cầu của TGĐ.
- Thường xuyên báo cáo công việc, đề xuất phương án cải thiện hiệu quả làm việc cho TGĐ.
+ Giới tính: Nữ
+ Độ tuổi: Ưu tiên độ tuổi từ 22 đến 29 tuổi
+ Trình độ:
- Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các ngành: Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Kinh tế, Hành chính,
Thư ký văn phòng hoặc ngành liên quan.
- Thành thạo tiếng Anh, biết tiếng Nhật là lợi thế (ưu tiên có khả năng đọc - viết email, soạn báo cáo song ngữ, phiên dịch trong cuộc họp)
+ Kỹ năng:
- Ngoại hình ưa nhìn, phong thái tự tin, chuyên nghiệp.
- Kỹ năng giao tiếp, tổ chức công việc, và xử lý tình huống linh hoạt.
- Thành thạo Tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) và biết sử dụng các công cụ quản lý công việc (Google sheet/ OneDrive/ ERP...) là một lợi thế.
- Cẩn thận, trung thực, bảo mật, chịu được áp lực công việc cao.
+ Ưu tiên có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm ở vị trí Trợ lý/Thư ký TGĐ
