Trợ lý Tổng Giám đốc

I. Mô tả công việc
1. Hỗ trợ Tổng Giám Đốc trong công tác quản lý:
Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong công tác điều hành. Theo dõi, đôn đốc và báo cáo tình hình hoạt động của các Phòng ban/Bộ phận/ Cửa hàng trong hệ thống.
Tổ chức và quản lý lịch trình làm việc của Tổng Giám đốc, sắp xếp các cuộc họp, công việc, chuyến công tác.
Ghi chép các biên bản họp, Thông báo kết luận cuộc họp và giám sát triển khai các nhiệm vụ được giao cho các đơn vị/ Phòng ban trong biên bản họp, Thông báo kết luận.
Chuẩn bị các tài liệu, báo cáo và bài thuyết trình cho các cuộc họp của Tổng Giám đốc với các đối tác và các bộ phận liên quan.
2. Quản lý và xử lý thông tin:
Tiếp nhận, phân loại và xử lý các yêu cầu công việc từ các bộ phận, đối tác, khách hàng.
Cung cấp thông tin cần thiết và hỗ trợ các bộ phận khác để đảm bảo tiến độ công việc. Truyền đạt chỉ đạo của TGĐ đến các bộ phận liên quan.
3. Quản lý quan hệ đối tác và khách hàng:
Đảm nhận vai trò cầu nối giữa Tổng Giám đốc và các đối tác, khách hàng, giúp duy trì mối quan hệ lâu dài và hiệu quả.
4. Đảm bảo thông tin và tài liệu luôn được bảo mật và cập nhật:
Quản lý và lưu trữ các tài liệu quan trọng của công ty một cách có hệ thống và bảo mật.
Đảm bảo thông tin liên quan đến hoạt động của công ty được truyền tải chính xác và kịp thời đến các bộ phận liên quan.
5. Thực hiện các công việc khác theo phân công của Tổng Giám đốc.
II. Yêu cầu
2.1. Các yếu tố bên ngoài
Độ tuổi: 25 - 35 tuổi.
Giới tính: Nam/Nữ
Tác phong: Thể hiện sự chỉn chu, chuyên nghiệp, phù hợp với môi trường công sở và tiếp xúc khách hàng
Bằng cấp: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Marketing, Tài chính, luật,....và các chuyên ngành liên quan khác.
Ngoại ngữ: Giao tiếp tốt Tiếng Anh, Tiếng Trung
Kinh nghiệm:- Kinh nghiệm: Có từ 03 năm kinh nghiệm giữ vị trí Trợ lý Tổng Giám đốc, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tương đương tại các doanh nghiệp kinh doanh mô hình chuỗi bán lẻ về thời trang, trang sức, ...;
2.2. Quan điểm, Thái độ
Tận tâm:
Chủ động, nhiệt huyết với công việc; nghiên cứu, tìm hiểu và đề xuất các công việc, giải pháp kể cả khi chưa được yêu cầu.
Hành động và quyết định dựa trên lợi ích của khách hàng, tổ chức, đội nhóm; cam kết lớn hơn bản thân (cam kết lớn hơn lợi ích của bản thân, quyền lợi của bản thân, định kiến của bản thân, khả năng của bản thân).
Sẵn sàng hi sinh lợi ích cá nhân vì lợi ích chung của tập thể.
Lắng nghe và chia sẻ chân thành, thẳng thắn trên tinh thần cởi mở, xây dựng.
Nói như đóng dấu:
Nói A làm A, làm đúng thời hạn.
Tuyên bố sự cố sớm nhất, dọn dẹp hậu quả và đưa ra cam kết mới.
Chủ động đưa ra giải pháp, không lý do, không đổ lỗi; đặt bản thân là gốc rễ của vấn đề để tìm kiếm giải pháp.
Tư duy phát triển:
Tiên phong, dấn thân; dám nghĩ - dám làm - dám chịu.
Cầu tiến, tích cực học hỏi tiếp nhận những thứ mới.
Chính trực, trung thực.
2.3. Kiến thức
Kiến thức sâu về một trong các lĩnh vực như kinh doanh, marketing, pháp chế, tài chính,...
Kiến thức về hoạch định quản trị kinh doanh (các mô hình phân tích 3C, PESTLE, SWOT)
Kiến thức cơ bản về quản trị tổng thể: quản trị kinh doanh, nhân sự, marketing, quản lý vận hành, ...
2.4. Kỹ năng
Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch và giám sát thực hiện.
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả: thuyết trình, thuyết phục, đàm phán, thương lượng.
Kỹ năng lắng nghe và nắm bắt tâm lý, hành vi
Kỹ năng thiết lập, duy trì và phát triển các mối quan hệ
Kỹ năng nhận diện và giải quyết vấn đề, xử lý tình huống.
Kỹ năng tổng hợp thông tin, phân tích, tham mưu và ra quyết định.
Kỹ năng dự báo rủi ro và quản trị rủi ro.
Kỹ năng lập báo cáo và báo cáo.
Kĩ năng tin học văn phòng: Word, Exel, Power Point, đặc biệt là excel và sử dụng thành thạo nền tảng google drive.
Thời gian làm việc- Thời gian làm việc: Sáng: 8h30 đến 12h. Chiều 13h30 - 17h30.- Làm việc từ thứ 2 đến thứ 7. Nghỉ 02 thứ 7 và các ngày chủ nhật trong tháng.
III.Quyền Lợi:
- Thu nhập cạnh tranh - Lương thỏa thuận theo năng lực, tương xứng với kinh nghiệm và đóng góp thực tế.
- Thưởng hấp dẫn:
Thưởng tháng lương 13 cố định.
Thưởng các ngày Lễ, Tết theo quy định Công ty.
Thưởng hiệu quả Sản xuất Kinh doanh lên tới 6 tháng lương/năm theo kết quả hoạt động của Công ty và hiệu suất cá nhân.
- Chế độ phúc lợi đầy đủ và vượt trội:
Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định Nhà nước.
Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
Quà tặng sinh nhật, hiếu hỉ, các chế độ chăm lo đời sống CBNV.