Trợ lý Trưởng phòng Quản lý tài sản (Mảng Quản lý vận hành)

* TỔNG QUAN
Trợ lý Trưởng phòng Quản lý tài sản chịu trách nhiệm hỗ trợ Trưởng phòng trong ba nhóm chức năng chính:
(i) Đấu thầu: Quản lý quy trình làm hồ sơ dự thầu chuyên nghiệp, cạnh tranh và đúng tiến độ;
(ii) Triển khai dự án mới: Điều phối tiếp nhận dự án trúng thầu, sẵn sàng kiêm nhiệm Trưởng ban quản lý tạm thời.
(iii) Kiểm soát vận hành: Giám sát chất lượng các dự án đang quản lý để đảm bảo dịch vụ và duy trì tỷ lệ tái ký hợp đồng.
1. Đấu thầu và Phát triển kinh doanh:
- Theo dõi thị trường, thu thập thông tin dự án và hỗ trợ Trưởng phòng tiếp cận khách hàng tiềm năng (chủ đầu tư, ban quản trị, chủ sở hữu)
- Tiếp nhận, nghiên cứu hồ sơ mời thầu; lập checklist, timeline và phối hợp với các phòng ban (Vận hành, Kỹ thuật, Nhân sự, Kế toán...) để chuẩn bị hồ sơ.
- Trực tiếp soạn thảo hồ sơ kỹ thuật & thương mại: proposal, phương án vận hành, nhân sự, sơ đồ tổ chức, SLA/KPI, SOP; tổng hợp báo giá, BOQ và bảng phân tích chi phí (costing).
- Tham gia khảo sát hiện trường, các buổi làm rõ hồ sơ; chuẩn bị tài liệu và tháp tùng Trưởng phòng trong các buổi bảo vệ thầu, đàm phán hợp đồng.
2. Triển khai dự án mới:
- Xây dựng và triển khai kế hoạch tiếp nhận dự án mới trong 30-60 ngày đầu: điều phối tuyển dụng, đào tạo nhân sự tại chỗ, nhận bàn giao hồ sơ kỹ thuật/pháp lý và thiết lập quy trình.
- Phối hợp bàn giao thông tin xuyên suốt từ giai đoạn đấu thầu sang vận hành; theo dõi giai đoạn đầu để đảm bảo dự án vận hành đúng cam kết trong hồ sơ thầu.
- Đảm nhận vai trò Trưởng ban quản lý tạm thời (back-up PM) tại các dự án mới cho đến khi bổ nhiệm nhân sự chính thức.
3. Hỗ trợ kiểm soát vận hành:
- Hỗ trợ Trưởng phòng giám sát chất lượng: kiểm tra hiện trường định kỳ, theo dõi SLA/KPI, đánh giá chất lượng dịch vụ và mức độ hài lòng của khách hàng/cư dân.
- Theo dõi danh mục hợp đồng, cảnh báo rủi ro/thời hạn hợp đồng; hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ tái ký và tài liệu phục vụ hội nghị nhà chung cư.
- Tổng hợp báo cáo vận hành, báo cáo tài chính định kỳ từ các dự án; duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác.
- Soạn thảo báo cáo tuần/tháng, tài liệu thuyết trình và các văn bản hành chính khác theo phân công.