Trưởng ban Quản lý tòa nhà

Mô tả Công việc
MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:
Đảm bảo công tác vận hành hàng ngày tại tòa nhà luôn đạt hiệu quả tối ưu về chi phí và nhân lực, phù hợp các tiêu chuẩn an ninh, an toàn theo quy định của Pháp luật
TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC:
Xây dựng hệ thống và quản lý vận hành:
- Xây dựng ngân sách giai đoạn tiền vận hành và ngân sách vận hành.
- Xây dựng sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc các vị trí vận hành khác tại tòa nhà chung cư.
- Xây dựng các biểu mẫu chuẩn, chuẩn bị cho các báo cáo: báo cáo vận hành, báo cáo doanh thu, báo cáo tình hình hoạt động, lên kế hoạch hoạt động theo kỳ.
- Xây dựng quy trình chuẩn cho nhân viên Ban quản lý và các nhà thầu phụ.
- Chọn và giám sát các nhà thầu phụ: nhà thầu bảo trì điện, dịch vụ an ninh, diệt côn trùng, nhà thầu chăm sóc cây cảnh, dịch vụ vệ sinh, và dịch vụ vệ sinh mặt ngoài tòa nhà, ...
- Hỗ trợ công tác nhận bàn giao nhà và cung cấp các tài liệu liên quan trong quá trình bàn giao.
- Giám sát và đảm bảo hệ thống máy móc và thiết bị luôn hoạt động hiệu quả.
- Đảm bảo quá trình vận hành và bảo trì được thực hiện đúng từ trong ra ngoài và phù hợp với các quy định của pháp luật.
- Yêu cầu thiết lập các quy định về sức khỏe và an toàn.
- Phối hợp cùng Kỹ sư trưởng đảm bảo công tác giám sát nhân viên bảo trì và các nhà thầu được hiệu quả.
Quản lý Nhân sự:
- Xây dựng kế hoạch phát triển cho bản thân và cho nhân viên hàng năm.
- Đào tạo nhân viên vận hành tại tòa nhà và tạo điều kiện phát triển cho từng nhân viên.
- Thực hiện đánh giá năng lực cho nhân viên tối thiểu 02 lần/năm hoặc định kỳ theo quy định của Công ty.
- Đảm bảo tuân thủ các chính sách, quy định dành cho nhân viên.
Quản lý chi phí:
- Kiểm soát nghiêm ngặt các chi phí liên quan đến tài sản và sử dụng hiệu quả tối đa ngân sách, nhằm đảm bảo không chi vượt ngân sách đã được phê duyệt.
- Giám sát quá trình thu chi các khoản phí quản lý cũng như các khoản phí khác cho thu từ Cư dân.
- Lưu trữ tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình thu chi và các tài khoản liên quan đến quá trình quản lý và vận hành của tòa nhà đang quản lý.
Báo cáo hệ thống:
- Báo cáo tài chính: chi tiết các khoản thu chi, báo cáo việc thu hồi nợ xấu, báo cáo tài chính và đưa ra ý kiến cố vấn cho Ban Lãnh đạo.
- Báo cáo hoạt động hàng tháng: báo cáo quá trình vận hành, đưa ra các kiến nghị cho việc trang trí, cải thiện (nếu có).