Trưởng Bộ Phận Đấu Thầu và Mua Sắm (Chủ Đầu Tư-Bất Động Sản)

1. Tóm tắt mục đích chính của vị trí công việc.
- Thực hiện nhiệm vụ theo phân công và chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về toàn bộ hoạt động của Phòng Phòng Đấu Thầu & Mua Sắm.
- Phụ trách chung điều hành mọi hoạt động của Phòng Chọn Thầu-Cung Ứng, phân công các Trưởng bộ phận thuộc Phòng Phòng Đấu Thầu & Mua Sắm để thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ đã quy định.
- Chịu trách nhiệm toàn diện trước lãnh đạo công ty về các hoạt động của Phòng Đấu Thầu & Mua Sắm.
- Tham mưu cho lãnh đạo công ty về các hoạt động liên quan đến đấu thầu dự án.
- Chủ trì công tác lập và tổ chức triển khai kế hoạch đấu thầu dự án hàng năm của công ty, bao gồm: thu thập, phân tích, đánh giá thông tin về thị trường BĐS cũng như Việt Nam hiện nay; Xây dựng kế hoạch mua sắm hàng năm (căn cứ tình hình phát triển dự án) trình lãnh đạo công ty phê duyệt; Tổ chức triển khai theo kế hoạch đã được phê duyệt.
- Chủ trì công tác phát triển dữ liệu nhà cung cấp ngoài thị trường và xây dựng kho dữ liệu khách hàng tiềm năng liên quan đến việc mua sắm hàng hóa phục vụ dự án.
- Chủ trì xúc tiến, gặp gỡ các đối tác để tìm kiếm kênh mua sắm hiệu quả và tiết kiệm chi phí trên cơ sở đó, chuẩn bị các yêu cầu mời thầu, đàm phán để tiến tới ký kết hợp đồng.
- Chủ trì triển khai, bám sát các nội dung hợp đồng đã ký kết (cung cấp hàng hóa dịch vụ, thanh quyết toán hợp đồng), đảm bảo chất lượng, tiến độ hợp đồng, tiến độ thanh toán và hiệu quả cho công ty.
- Xây dựng kho dữ liệu nhà cung cấp, phục vụ công tác quản lý hồ sơ và dịch vụ sau bán hàng (aftersales service).
- Đối với công tác mua sắm nội bộ, chủ trì lập hồ sơ mời thầu, đánh giá lựa chọn nhà thầu và tổ chức triển khai sau khi ký kết hợp đồng (mua sắm, thanh quyết toán, quản lý hợp đồng, bảo hành sản phẩm).
2. Các nhiệm vụ chính.
a, Chủ trì công tác lập và tổ chức triển khai kế hoạch mua sắm, đấu thầu dự án hàng năm của công ty, bao gồm:
- Lập kế hoạch tổng thể về việc mời thầu, chào giá cạnh tranh cho từng công trình xây dựng của Công ty.
- Xây dựng hoặc thẩm định hồ sơ khối lượng, dự toán, mời thầu, chào giá cạnh tranh.
- Tìm hiểu, tổng hợp các thông tin về các đơn vị tư vấn, nhà thầu, nhà cung cấp có uy tín trên thị trường trong lĩnh vực xây dựng cơ bản và xây dựng cơ sở dữ liệu về các thông tin này.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu về giá thành, các vật tư, nguyên vật liệu, nhân công... trong lĩnh vực xây dựng, thường xuyên cập nhật thông tin giá do các cơ quan chức năng ban hành.
- Thực hiện việc mời thầu, chào giá cạnh tranh theo đúng qui định của Công ty và pháp luật.
- Phát hành hồ sơ mời thầu, chào giá cạnh tranh.
- Nhận, đánh giá và tổng hợp các hồ sơ dự thầu, tổ chức các cuộc họp với nhà thầu để làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu cần thiết).
- Đề xuất các phương án chọn thầu hiệu quả cho BLĐ Công ty.
- Lập kế hoạch, chuẩn bị hồ sơ số liệu, tổ chức đàm phán với các nhà thầu, nhà cung cấp, đơn vị tư vấn về các điều kiện thương mại và điều kiện hợp đồng (có sự tham gia của các Phòng ban chức năng khác và BLĐ Công ty).
- Soạn thảo các loại hợp đồng mẫu, làm việc với đối tác để hoàn thiện và ký kết hợp đồng.
- Chủ động tìm kiếm, ngoại giao và xúc tiến hợp tác nhà thầu với các đối tác khác.
- Trực tiếp tham gia hoặc kiểm soát quá trình đàm phán điều kiện hợp đồng trong quá trình chọn thầu, mua sắm vật tư cho các dự án.
- Xây dựng và kiểm soát quy trình thực hiện và trìnvật tư từ lúc trình mẫu cho đến khi nhập hàng về tới công trìnhđảm bảo hàng hóa đúng chất lượng theo yêu cầu thiết kế đã được phê duyệt.
- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng của Phòng QL Dự Án.
b, Đối với công tác mua sắm nội bộ, chủ trì lập hồ sơ mời thầu, đánh giá lựa chọn nhà thầu và tổ chức triển khai sau khi ký kết hợp đồng (mua sắm, thanh quyết toán, quản lý hợp đồng, bảo hành sản phẩm).
c, Các công việc khác liên quan đến phạm vi đấu thầu và mua sắm.