Trưởng Bộ Phận Hành Chính

1. Mục tiêu công việc
Quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động hành chính của Công ty, đảm bảo hệ thống hành chính - quản trị văn phòng vận hành hiệu quả, chuyên nghiệp, tối ưu chi phí; xây dựng môi trường làm việc ổn định, an toàn và hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh/vận hành của doanh nghiệp.
2. Nhiệm vụ chính
2.1. Quản lý vận hành hành chính tổng thể
Tổ chức, quản lý và giám sát toàn bộ hoạt động hành chính tại văn phòng/trụ sở Công ty.
Xây dựng, ban hành và kiểm soát thực hiện các quy trình, quy định, chính sách hành chính nội bộ.
Đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp, an toàn, sạch đẹp và phù hợp tiêu chuẩn doanh nghiệp.
2.2. Quản lý tài sản - cơ sở vật chất
Quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm của Công ty.
Theo dõi kiểm kê, điều chuyển, cấp phát, bảo trì, bảo dưỡng, thanh lý tài sản theo quy định.
Đảm bảo cơ sở vật chất, hệ thống văn phòng, phòng họp, khu vực làm việc vận hành ổn định.
2.3. Quản lý mua sắm - chi phí hành chính
Xây dựng kế hoạch ngân sách hành chính định kỳ.
Kiểm soát chi phí hành chính, tối ưu ngân sách vận hành.
Quản lý hoạt động mua sắm hành chính, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp dịch vụ.
2.4. Công tác hậu cần - sự kiện - đối ngoại
Tổ chức công tác hậu cần cho hội họp, sự kiện, chương trình nội bộ của Công ty.
Điều phối công tác đón tiếp khách hàng, đối tác, đoàn kiểm tra/thanh tra khi cần.
Quản lý công tác công tác phí, vé máy bay, khách sạn, lịch trình công tác cho CBNV/Ban Lãnh đạo.
2.5. Quản lý đội ngũ và cải tiến hệ thống
Quản lý, đào tạo, phân công và đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự thuộc bộ phận Hành chính.
Đề xuất cải tiến quy trình, ứng dụng công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả vận hành hành chính.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của Ban Lãnh đạo.