Trưởng Bộ Phận KPI & Kiểm Soát Vận Hành

1. Mục tiêu vị trí
Trưởng bộ phận KPI & Kiểm soát vận hành chịu trách nhiệm xây dựng, vận hành và cải tiến hệ thống KPI, báo cáo quản trị và cơ chế kiểm soát dữ liệu trên toàn công ty.
• Nắm bắt chính xác tình hình kinh doanh và vận hành.
• Theo dõi mức độ hoàn thành mục tiêu của từng cá nhân, phòng ban và đơn vị.
• Phát hiện sớm các vấn đề, sai lệch và rủi ro.
• Xác định nguyên nhân, người chịu trách nhiệm và hướng xử lý.
• Theo dõi tiến độ khắc phục đến khi hoàn thành.
• Giúp Ban lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì báo cáo cảm tính hoặc thông tin đơn lẻ.
Vị trí này không chỉ tổng hợp báo cáo mà phải kiểm tra tính chính xác, đối chiếu nguồn dữ liệu và chuyển hóa số liệu thành các hành động quản trị cụ thể.
2. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính
2.1. Xây dựng và quản lý hệ thống KPI
• Xây dựng hệ thống KPI phù hợp với mục tiêu kinh doanh và vận hành của công ty.
• Chuẩn hóa định nghĩa, công thức, nguồn dữ liệu và tần suất cập nhật của từng KPI.
• Theo dõi KPI theo toàn công ty, khu vực, kênh bán hàng, phòng ban, nhân viên, sản phẩm và chương trình kinh doanh.
• Phân tích mức độ hoàn thành kế hoạch, xu hướng tăng giảm và các yếu tố ảnh hưởng.
• Đề xuất điều chỉnh KPI khi mục tiêu, mô hình kinh doanh hoặc cơ cấu tổ chức thay đổi.
2.2. Kiểm soát doanh số và tiến độ kinh doanh
• Theo dõi doanh số toàn quốc, từng khu vực, từng kênh bán hàng, từng nhân viên, từng sản phẩm và từng chương trình.
• Phân tích kế hoạch, kết quả thực hiện, tỷ lệ hoàn thành, số còn thiếu, số ngày còn lại và mức doanh số cần đạt mỗi ngày.
• Xác định cá nhân, khu vực hoặc sản phẩm có nguy cơ không hoàn thành mục tiêu.
• Phân tích nguyên nhân không đạt và đề xuất hành động cải thiện.
• Theo dõi kết quả sau khi đã đưa ra hành động khắc phục.
2.3. Kiểm soát hoạt động chăm sóc khách hàng
• Theo dõi số khách hàng cần chăm sóc, số đã liên hệ và kết quả chăm sóc.
• Phân tích khách hàng mới, tăng mua, giảm mua, ngừng mua hoặc có nguy cơ rời bỏ.
• Kiểm tra thông tin liên hệ, kết quả làm việc và lịch hẹn tiếp theo.
• Yêu cầu báo cáo thể hiện rõ dữ liệu, kết quả, nguyên nhân và người chịu trách nhiệm.
• Không chấp nhận báo cáo chung chung như "đã chăm sóc khách hàng" nếu không có thông tin chứng minh và kết quả cụ thể.
2.4. Kiểm soát đơn hàng và doanh thu
• Đối chiếu báo cáo nhân viên kinh doanh, hệ thống đơn hàng, DVKH, hóa đơn và tình trạng giao hàng.
• Phát hiện đơn báo cáo nhưng chưa nhập hệ thống; đơn đã nhập nhưng chưa giao; đơn hủy/trả lại; đơn tồn quá hạn.
• Phát hiện đơn bị tách bất thường; combo/chương trình bị tách sai; sai giá hoặc áp dụng sai chính sách.
• Theo dõi và báo cáo các sai lệch ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí, công nợ hoặc chính sách bán hàng.
2.5. Kiểm soát công nợ
• Theo dõi công nợ theo khách hàng, nhân viên phụ trách, khu vực và thời hạn thanh toán.
• Kiểm soát hạn mức tín dụng, ngày đến hạn và các khoản nợ quá hạn.
• Theo dõi lịch sử cam kết thanh toán và tiến độ thu hồi.
• Phát hiện công nợ bất thường hoặc có nguy cơ mất khả năng thu hồi.
• Báo cáo kịp thời các khoản cần lãnh đạo can thiệp.
2.6. Kiểm soát chương trình bán hàng
• Theo dõi chương trình bán hàng, combo, chiết khấu và quà tặng.
• Kiểm tra số lượng đăng ký, thực hiện, giao, tồn và doanh số phát sinh.
• Đối chiếu theo nhân viên, khách hàng, sản phẩm và đơn hàng.
• Phát hiện áp dụng sai chương trình, sai giá, sai chiết khấu hoặc tách chương trình không đúng quy định.
• Đánh giá hiệu quả từng chương trình và đề xuất cải tiến.
2.7. Báo cáo quản trị và hệ thống cảnh báo
• XANH: Đúng tiến độ, không có vấn đề đáng lưu ý.
• VÀNG: Có nguy cơ không đạt hoặc phát sinh vấn đề cần theo dõi.
• ĐỎ: Không đạt, quá hạn, số liệu bất thường hoặc cần lãnh đạo can thiệp.
Báo cáo hằng ngày cần ngắn gọn, tập trung vào: 5 kết quả tích cực; 5 vấn đề lớn; cá nhân/bộ phận cần xử lý; hành động tiếp theo; thời hạn hoàn thành.
Báo cáo tuần phải thể hiện: mức độ hoàn thành kế hoạch; kết quả theo khu vực/kênh/phòng ban/nhân viên; sản phẩm tăng giảm; khách hàng giảm/ngừng mua; công nợ ưu tiên; hiệu quả chương trình; việc cam kết chưa hoàn thành; kế hoạch tuần tới và người chịu trách nhiệm.