1. Quản lý và điều phối công việc hành chính
Tiếp nhận công việc, kế hoạch từ
Trưởng phòng Hành chính.
Phân công công việc cho nhân viên trong nhóm phù hợp với năng lực, nhiệm vụ và khối lượng công việc.
Theo dõi, giám sát và đôn đốc tiến độ thực hiện công việc của nhân viên.
Kiểm tra chất lượng công việc, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và đúng yêu cầu.
Chủ động đề xuất hướng xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
Tổng hợp và báo cáo tình hình công việc định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên.
2.
Quản lý vận hành văn phòng và căn hộ công vụ
Quản lý công tác vận hành hành chính tại văn phòng, căn hộ công vụ và các khu vực làm việc thuộc phạm vi phụ trách.
Kiểm tra, duy trì cảnh quan, cây xanh, vệ sinh, hình ảnh và môi trường làm việc chuyên nghiệp, sạch sẽ và ngăn nắp.
Đảm bảo các khu vực sử dụng chung luôn trong tình trạng hoạt động tốt, đầy đủ tiện nghi và an toàn.
Phối hợp với nhà cung cấp để xử lý các vấn đề liên quan đến vệ sinh, bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế thiết bị khi cần thiết.
Theo dõi và đánh giá chất lượng dịch vụ của các đơn vị cung cấp dịch vụ hành chính.
3. Quản lý nhu cầu cung cấp vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản và vật tư tiêu hao phục vụ hoạt động vận hành.
Kiểm tra đề xuất mua hàng, đảm bảo phù hợp ngân sách và nhu cầu sử dụng thực tế.
Theo dõi tình trạng sử dụng vật tư, tài sản; đề xuất bổ sung kịp thời nhằm đảm bảo hoạt động liên tục.
Kiểm soát việc bàn giao, sử dụng và lưu trữ tài sản, công cụ dụng cụ theo quy định.
4. Theo dõi tiến độ thanh toán và phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo thanh toán đúng thời hạn.
5. Quản lý nhân sự trong nhóm
Quản lý trực tiếp đội ngũ
nhân viên hành chính thuộc phạm vi phụ trách.
Hướng dẫn, đào tạo và hỗ trợ nhân viên trong quá trình làm việc.
Đánh giá hiệu quả công việc, tinh thần trách nhiệm và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên.
Đề xuất khen thưởng, nhắc nhở hoặc điều chỉnh nhân sự khi cần thiết.
Xây dựng tinh thần làm việc chủ động, phối hợp và trách nhiệm trong đội nhóm.
6. Công tác phối hợp và cải tiến vận hành
Phối hợp với các phòng ban để đáp ứng nhu cầu hành chính và hỗ trợ vận hành chung của công ty.
Đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu và phương thức vận hành nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
Kiểm tra việc tuân thủ các quy định hành chính nội bộ.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của Quản lý trực tiếp.
7. Nhiệm vụ khác theo yêu cầu Công ty
1. Trình độ học vấn/Chứng chỉ
Tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành: Quản trị Hành chính/ Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
Ưu tiên ứng viên có các chứng chỉ hoặc khóa đào tạo về: Quản lý hành chính văn phòng.
2. Kinh nghiệm làm việc
Có tối thiểu từ 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính.
Có ít nhất 2-3 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý nhóm hoặc tương đương.
Có kinh nghiệm thực tế trong các công việc:
Điều phối và giám sát công việc đội nhóm
Quản lý vận hành văn phòng, căn hộ công vụ hoặc cơ sở vật chất
Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc tại: Tập đoàn hoặc công ty có quy mô lớn; mô hình đa chi nhánh/ nhiều địa điểm vận hành.
3. Kiến thức/Năng lực chuyên môn/Kỹ năng
Kỹ năng quản lý & điều phối công việc
Có khả năng tiếp nhận, phân tích và triển khai công việc từ Trưởng phòng đến các nhân sự liên quan.
Kỹ năng phân công, theo dõi và giám sát tiến độ công việc hiệu quả.
Chủ động xử lý và báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
Có khả năng kiểm soát nhiều đầu việc cùng lúc, đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng.
Kỹ năng quản lý vận hành hành chính
Có kinh nghiệm quản lý công tác hành chính văn phòng và căn hộ công vụ.
Kỹ năng kiểm soát cảnh quan, vệ sinh, cây xanh, hình ảnh và môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Hiểu quy trình mua sắm, quản lý vật tư - tài sản - tiêu hao hành chính.
Có khả năng tạo tinh thần chủ động, trách nhiệm và phối hợp trong đội nhóm
Kỹ năng số:
Biết sử dụng các công cụ công nghệ thông tin tiên tiến để phục vụ công việc.
4. Yêu cầu khác
Giới tính Nam/Nữ, 30-40 tuổi.
Trung thực, nhiệt tình, năng động, chịu được áp lực công việc, có kỹ năng giao tiếp và gắn bó lâu dài.
Độc lập, chủ động, linh động trong công việc
5. Năng lực cốt lõi
Có tố chất và tư duy phù hợp với hệ giá trị cốt lõi của công ty.
Thu nhập linh hoạt & Cạnh tranh: Nhận mức lương cố định tương xứng với năng lực và các khoản thưởng hấp dẫn dựa trên hiệu suất đóng góp thực tế tại các dự án.
Lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng
Phúc lợi & điều kiện làm việc: Cơ chế chuyển đổi trạng thái (Active Cool-down): Sau các chiến dịch hoặc dự án dài hạn liên tục, công ty ưu tiên tạo không gian và thời gian để bạn chuyển đổi trạng thái sang nghỉ ngơi, đào tạo và phục hồi năng lượng, chuẩn bị cho những nấc thang tiếp theo.
Đầy đủ các chế độ bảo hiểm, y tế, phúc lợi theo quy định của Nhà nước và các chính sách ưu việt riêng của Tập đoàn.
Môi trường làm việc cởi mở, minh bạch và số hóa toàn diện.
Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp và bảo hiểm tai nạn 24/24 ngoài chính sách BHXH, BHYT theo quy định của nhà nước BHTN.
Các chương trình đào tạo phát triển năng lực cá nhân, chương trình gắn kết đội ngũ, retreat, teambuilding.
