Trưởng Nhóm Hành Chính

A. Mục đích (tóm tắt về tính chất công việc, cấp bậc và lý do cần có vị trí này)
Vị trí này chịu trách nhiệm lập kế hoạch, điều phối và giám sát toàn bộ các chức năng của bộ phận Hành chính. Vị trí này đảm bảo đội ngũ 5 nhân viên hoạt động hiệu quả tối đa, kiểm soát chặt chẽ chi phí đối với các nhà cung cấp và duy trì tiêu chuẩn dịch vụ cao cho 3 nhà máy.
B. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính (danh sách các nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng hoặc thời gian sử dụng)
Quản lý và Quản trị hiệu suất:
Theo dõi KPI và Giám sát Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) cho 5 mảng: Vận tải, Ký túc xá, Thực phẩm, Lễ tân và Pantry. Giám sát luồng công việc hàng ngày và đào tạo nhân viên xử lý các vấn đề phức tạp.
Giám sát vận hành & Kiểm soát chất lượng
· Vận tải: Thiết kế và tối ưu hệ thống hậu cần (11 xe nội bộ và các app ngoài) để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Kiểm tra hiệu suất tài xế.
· Cơ sở vật chất: Chuẩn hóa việc quản lý Ký túc xá TGV và dịch vụ lễ tân tại nhà máy nhằm đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp và không có khiếu nại.
· Thực phẩm & Cung ứng: Lập chiến lược kế hoạch thu mua thực phẩm cho 3 nhà máy. Đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm và quản lý tồn kho.
Quản lý tài chính & Ngân sách
Xây dựng và quản lý chi phí bộ phận hàng năm. Kiểm tra và phê duyệt tất cả các thanh toán dịch vụ đảm bảo tính chính xác, chống thất thoát. Phân tích báo cáo chi tiêu hàng tháng để đề xuất giải pháp tối ưu chi phí.
Quản lý đối tác & Quan hệ đối ngoại
Chủ trì đàm phán và quản lý hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ. Giải quyết các tranh chấp hoặc thay đổi lịch trình ở cấp độ cao mà nhân viên không xử lý được.