Trưởng Nhóm Pháp Chế

I. KẾT QUẢ CÔNG VIỆC CẦN ĐẠT
• Phối hợp với các bộ phận chức năng, xây dựng hệ thống hành lang pháp lý áp dụng cho các hoạt động của Công ty, nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng quy định pháp luật liên quan, đồng thời phòng ngừa rủi ro về mặt pháp lý cho doanh nghiệp trong lĩnh vực: Luật doanh nghiệp, Luật thương mại, Luật xây dựng, Luật đầu tư, Luật lao động,....(Không bao gồm Luật Kế toán).
• Đảm bảo các hồ sơ, tài liệu, hợp đồng, văn bản,... do Công ty ban hành, giao dịch, giao kết tuân thủ đúng Luật và tránh rủi ro tối đa cho doanh nghiệp.
• Kiểm soát tuân thủ của các hoạt động theo quy định, quy trình, tiêu chuẩn nhằm đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện đúng luật, phòng ngừa rủi ro.
•Quản lý, thực hiện các thủ tục pháp lý của Doanh nghiệp trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của bộ phận hành chính - nhân sự với cơ quan chức năng liên quan, đảm bảo hồ sơ pháp lý của Công ty, chi nhánh, địa điểm kinh doanh,...tuân thủ đúng quy định pháp luật.
• Báo cáo và hoàn thành các công việc khác theo yêu cầu của TBP chính xác, kịp thời.
II. NHIỆM VỤ CỤ THỂ
Mô tả trách nhiệm chính
1.Xây dựng hệ thống hành lang pháp lý áp dụng với các hoạt động của Công ty
- Rà soát hoạt động của các bộ phận theo chức năng nhiệm vụ để xây dựng danh mục các quy định pháp luật mà các hoạt động của từng bộ phận cần tuân thủ
- Nghiên cứu các Luật, Nghị định, Thông tư,...có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty.
- Chịu trách nhiệm cập nhật, phổ biến, giải thích các từ ngữ pháp lý cho các bộ phận liên quan áp dụng.
- Tư vấn, hướng dẫn các bộ phận xây dựng quy định, tiêu chuẩn của các hoạt động, nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho từng hoạt động cụ thể theo chức năng nhiệm vụ từng bộ phận.
- Soạn thảo, xây dựng các hợp đồng mẫu cho các hoạt động giao dịch, giao kết của doanh nghiệp
- Kiểm tra hệ thống chính sách, tài liệu do nội bộ phát hành, đảm bảo việc ban hành và thực thi phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành
2. Đảm bảo các hồ sơ, tài liệu, hợp đồng, văn bản,... do Công ty ban hành, giao dịch, giao kết tuân thủ đúng Luật và tránh rủi ro tối đa cho doanh nghiệp
- Kiểm tra tính hợp quy, hợp pháp của các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các tài liệu, hồ sơ do các bộ phận ban hành/giao kết, bao gồm nhưng không giới hạn: Quy trình, quy định, tiêu chuẩn, hợp đồng, biên bản thỏa thuận, biên bản giao kết, chứng nhận, ....nhằm phát hiện các rủi ro, sơ hở pháp lý có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp trong hoạt động và giao dịch
kinh doanh
3. Quản lý, thực hiện các thủ tục pháp lý của Doanh nghiệp
- Quản lý, kiểm soát, thực hiện thủ tục pháp lý theo quy định của cơ quan chức năng liên quan đến việc việc mở mới, gia hạn, điều chỉnh thông tin, sát nhập, đóng cửa Công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh,[protected info] thực tế hoạt động phát sinh tại doanh nghiệp
- Đề xuất các loại hình hoạt động của chi nhánh, địa điểm kinh doanh,...phù hợp với thực tế và mục tiêu của doanh nghiệp
- Quản lý, kiểm soát, thực hiện thủ tục và chuẩn bị hồ sơ, quả lý hồ sơ cho các hoạt động của Hội đồng thành viên theo Điều lệ Công ty, bao gồm nhưng không giới hạn các hoạt động: Họp, biểu quyết, lấy ý kiến, ban hành Nghị quyết, quyết định, thông báo....
- Quản lý, kiểm soát, thực hiện thủ tục trình phê duyệt theo thẩm quyền quy định tại Điều lệ của Công ty cho các hồ sơ, tài liệu, chính sách, mà công ty ban hành, trong phạm vi chức năng - nhiệm vụ của bộ phận.
- Hỗ trợ các phòng ban, bộ phận, siêu thị thực hiện các thủ tục pháp lý với cơ quan chức năng liên quan theo quy định pháp luật
- Hướng dẫn, hỗ trợ siêu thị, cửa hàng tiếp đón, xuất trình, giải trình hồ sơ liên quan đến hoạt động của siêu thị theo yêu cầu của đoàn kiểm tra, thanh tra.
- Quản lý, kiểm soát việc thực hiện nộp các báo cáo hoạt động của công ty, chi nhánh, địa điểm kinh doanh định kỳ theo quy định của cơ quan chức năng: Báo cáo Sở kế hoạch đầu tư, báo cáo tại Sơ công thương, báo cáo Cục thống kê, ...(Báo cáo online, ofline)
- Trực tiếp giải quyết/hỗ trợ bộ phận chuyên môn giải quyết các tranh chấp phát sinh/tham gia tố
tụng (nếu có)
4. Kiểm soát tuân thủ
- Xây dựng, đề xuất quy trình đánh giá kiểm soát nội bộ nhằm kịp thời phát hiện lỗi và rủi ro;
- Giám sát quá trình khắc phục và phòng ngừa.
- Đề xuất, thực hiện các hoạt động nhằm kiểm soát tuân thủ trong Công ty
5. Báo cáo, Công việc khác
- Soạn thảo văn bản, công văn, thông báo, quy định, quyết định.[protected info] phạm vi chức năng nhiệm vụ của bộ phận
- Quản lý, lưu trữ, tiếp nhận, cấp phát hồ sơ pháp lý và hệ thống hồ sơ, tài liệu theo quy trình, quy định nội bộ về lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại công ty.
- Gửi các báo cáo cho Trưởng bộ phận đúng thời hạn quy định, đủ số lượng báo cáo, chính sác về số liệu, đúng biểu mẫu
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp
III. QUYỀN HẠN
- Đề xuất hệ thống quy định, tiêu chuẩn, quy trình, biểu mẫu áp dụng đối với các hoạt động nhằm đảm bảo tuân thủ đúng Luật
- Yêu cầu các bộ phận phối hợp xây dựng, thực hiện, kiểm tra, đánh giá nhằm đảm bảo mục tiêu của vị trí công việc
IV. TRÁCH NHIỆM
- Tuân thủ Nội quy lao động, các quy chế, quy định trong Công ty và các quy định về pháp luật Lao động của Việt Nam
- Chấp hành sự quản lý, phân công, điều động và các yêu cầu công việc của cấp Quản lý
- Phối hợp, hỗ trợ các đồng nghiệp, bộ phận trong quá trình thực hiện công việc
- Hoàn thành đầy đủ, đúng thời hạn các công việc được giao.
- Chịu trách nhiêm về tính chính xác của các số liệu đã báo cáo
- Chịu trách nhiệm về tính đúng dắn, chính xác theo quy định pháp luật của các thông tin đã phổ biến, hướng dẫn, cung cấp cho các bộ phận liên qua.
- Chịu trách nhiệm quản lý đầy đủ hồ sơ, tài liệu và tài sản được giao quản lý