Trưởng Phòng Đấu Thầu Nội Thất

Bộ phận: Ban Đấu thầu
Chức danh: Trưởng phòng Đấu thầu Nội thất
Cán bộ quản lý trực tiếp: Phó Giám đốc/Giám đốc Ban Đấu thầu/Ban Lãnh đạo Tập đoàn
A. Hoạch định và quản trị danh mục đấu thầu nội thất
 Xây dựng kế hoạch đấu thầu tổng thể cho các gói nội thất, hoàn thiện, đồ rời, đồ liền tường và trang thiết bị theo tiến độ dự án.
 Phân nhóm gói thầu, xác định chiến lược mua sắm/lựa chọn nhà thầu, giá mục tiêu, tiến độ và các mốc phê duyệt.
 Phân bổ nguồn lực, điều phối các nhóm/chuyên viên và kiểm soát đồng thời danh mục gói thầu tại nhiều dự án.
 Tham mưu cấp quản lý về phương án đấu thầu, đóng gói phạm vi, nguồn cung và giải pháp nâng cao hiệu quả đầu tư.
B. Quản lý hồ sơ và tiêu chuẩn mời thầu
 Chủ trì rà soát thiết kế, concept, vật liệu, mẫu duyệt, chỉ dẫn kỹ thuật, BOQ, phạm vi công việc và điều kiện thương mại.
 Phối hợp với Thiết kế, Dự án, QS, Mua sắm, Vận hành, Pháp chế và các đơn vị liên quan hoàn thiện hồ sơ mời thầu và hợp đồng.
 Xây dựng tiêu chí đánh giá phù hợp với phân khúc sản phẩm, tiêu chuẩn thương hiệu, công năng, độ bền và yêu cầu bảo trì.
 Kiểm soát sự đồng bộ giữa hồ sơ thiết kế, kỹ thuật, khối lượng và yêu cầu tiến độ trước khi phát hành.
C. Tổ chức đánh giá, thương thảo và lựa chọn nhà thầu
 Tổ chức sơ tuyển và đánh giá năng lực thiết kế, sản xuất, cung ứng, thi công, nhân sự, tài chính và kinh nghiệm của nhà thầu.
 Chỉ đạo đánh giá hồ sơ kỹ thuật, biện pháp thi công, vật liệu/mẫu, tiến độ, giá dự thầu và các sai lệch so với yêu cầu.
 Chủ trì thương thảo về phạm vi, chất lượng, giá, tiến độ, thanh toán, bảo hành, bản quyền thiết kế và trách nhiệm hợp đồng.
 Kiểm soát báo cáo đánh giá và đề xuất lựa chọn nhà thầu trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
D. Quản trị chi phí, chất lượng và rủi ro
 Xây dựng cơ sở dữ liệu giá vật liệu, sản phẩm, nhân công và nhà thầu; kiểm soát ngân sách và giá mục
tiêu của từng gói thầu.
 Phân tích giá trị, đề xuất vật liệu/giải pháp tương đương và phương án tối ưu chi phí phù hợp với thiết
kế, chất lượng và định vị sản phẩm.
 Nhận diện, cảnh báo và kiểm soát rủi ro về nguồn cung, mẫu vật liệu, tiến độ sản xuất, chất lượng hoàn
thiện, phát sinh và điều kiện hợp đồng.
 Kiểm soát các thay đổi phạm vi, chủng loại, xuất xứ và chi phí trước khi trình phê duyệt.
E. Phát triển nhà thầu và phối hợp thực hiện hợp đồng
 Xây dựng, mở rộng và quản trị hệ thống nhà thầu, xưởng sản xuất, nhà cung cấp vật liệu và thương hiệu nội thất trong và ngoài nước.
 Tổ chức khảo sát năng lực, nhà máy/xưởng, mẫu thực tế; đánh giá và xếp hạng nhà thầu định kỳ.
 Phối hợp hoàn thiện hợp đồng, bàn giao hồ sơ và cam kết đấu thầu cho đơn vị quản lý thực hiện.
 Tham gia giải quyết các vấn đề lớn về phạm vi, mẫu, chất lượng, tiến độ, phát sinh và tranh chấp trong quá trình thực hiện.
F. Quản trị phòng, tuân thủ và báo cáo
 Xây dựng cơ cấu, phân công, KPI; đào tạo, hướng dẫn và đánh giá đội ngũ đấu thầu nội thất.
 Kiểm soát chất lượng hồ sơ, tính minh bạch, tuân thủ quy trình, phân quyền, bảo mật và phòng ngừa xung đột lợi ích.
 Báo cáo kế hoạch, tiến độ, kết quả lựa chọn, chi phí, mức tiết kiệm, tồn tại và rủi ro của danh mục gói thầu.
 Chuẩn hóa dữ liệu, biểu mẫu và cải tiến quy trình; thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công.
Báo cáo
- Báo cáo kế hoạch, tiến độ và tình trạng danh mục đấu thầu nội thất.
- Báo cáo đánh giá, thương thảo và đề xuất lựa chọn nhà thầu.
- Báo cáo ngân sách, giá thầu, mức tiết kiệm, thay đổi và rủi ro.
- Báo cáo năng lực nhà thầu, chất lượng thực hiện và hiệu quả hoạt động của phòng.