Trưởng Phòng Điều Phối Vận Tải kiêm Mua Hàng

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
A. Công việc chính:
- Quản lý điều hành công việc chung của phòng nghiệp vụ;
- Phối hợp với các phòng/ BP có liên quan để nâng cao hiệu quả hoạt động;
- Báo cáo định kỳ và phát sinh theo quy định cho Ban Giám Đốc;
- Nhận kế hoạch và phân công công việc cho NV và tổ chức xe giao nhận hàng hóa;
- Theo dõi tình trạng và thời gian giao nhận hàng hóa;
- Thu gom chứng từ và tính toán doanh thu chuyến cho lái xe;
- Giải quyết các vấn đề trong quá trình vận chuyển giao nhận hàng hóa.
B. Công việc chi tiết cần thực hiện:
1. KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG ĐIỀU HÀNH VẬN TẢI HÀNG THÁNG.
- Lập kế hoạch hoạt động và thiết lập các chỉ tiêu KPI chính cho phòng Điều hành vận tải phân phối hàng năm để GĐ phê duyệt
- Đề xuất các kế hoạch phát triển khách hàng/phát triển đội xe vận tải phân phối phù hợp với chiến lược phát triển trung, dài hạn của Trang Huy.
2. TỔ CHỨC & TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG VẬN TẢI.
- Xây dựng giải pháp vận tải phân phối cho từng dự án cụ thể.
- Tổ chức đội ngũ và triển khai thực hiện kế hoạch vận tải phân phối đã được phê duyệt.
- Làm việc cùng khách hàng và nhà cung ứng để xử lý các vấn đề phát sinh.
- Kết hợp cùng Khách hàng để phát triển nhà thầu đạt được mục tiêu chất lượng về cung cấp dịch vụ.
3. CHÍNH SÁCH VÀ QUY TRÌNH
- Xem xét, đề xuất về các cơ chế, chính sách hỗ trợ vận hành lĩnh vực vận tải phân phối. Hướng dẫn giám sát thực thi các chính sách này
- Xây dựng & cải tiến các quy trình tác nghiệp của bộ phận. Hướng dẫn và giám sát nhân viên trong việc thực thi các quy trình được được lập ra.
4. QUẢN LÝ & PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN
- Hướng dẫn nhân sự cấp dưới triển khai sử dụng các phần mềm của công ty.
- Xây dựng và quản lý đội ngũ nhân viên thuộc phòng Nghiệp vụ
- Kiểm soát, đôn đốc tính tuân thủ của các nhân viên đối với trách nhiệm công việc được giao
- Đánh giá hoàn thành kế hoạch và giao KPI cho nhân viên theo quy định của công ty
- Tham gia quá trình tuyển dụng nhân sự điều hành vận tải phân phối cho đơn vị
5. CÁC CÔNG VIỆC KHÁC
- Đóng góp ý kiến về quản trị, về kinh doanh ngành vân tải.
- Tham gia các hoạt động ngành nghề tạo mạng lưới quan hệ , thúc đẩy thương hiệu của Trang Huy
- Tham gia các dự án của Công ty có liên quan đến logistic khi có yêu cầu
NGOÀI RA KIÊM TP MUA HÀNG
I. Quản lý nhà cung cấp dịch vụ logistic
• Tìm kiếm lựa chọn, đề xuất nhà cung cấp dịch vụ logistics
• Tìm kiếm, quản lý đơn vị cho thuê kho bãi khi cần thiết
• Xây dựng danh mục nhà cung cấp, phát triển quan hệ với nhà cung cấp
II. Kiểm soát hoạt động logistics
• Tiếp nhận yêu cầu booking từ bộ phận liên quan (Bộ phận kinh doanh/ bộ phận quản lý phương tiện...)
• Trực tiếp đàm phán với NCC về giá cả, phương thức vận chuyển, các loại phí và lệ phí liên quan đến lĩnh vực vận chuyển nhằm tối thiểu hóa chi phí vận chuyển.
• Theo dõi tiến độ vận chuyển hàng hoá, trực tiếp xử lý các phát sinh trong quá trình vận chuyển
• Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động logistic, đáp ứng kịp thời, đảm bảo an toàn
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa, Triển khai thực hiện công tác giao nhận, quản lý hoạt động giao nhận
• Khai thác tốt năng lực vận chuyển, cảng bốc dỡ, kho tàng trên thị trường để đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa một cách tối ưu nhất, đảm bảo không phát sinh lưu kho bãi hoặc chi phí ngoài khác
• Xây dựng kế hoạch logistic dài hạn, ngắn hạn đáp ứng kế hoạch, mục tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty.
III. Kiểm soát/ Lưu trữ hồ sơ chứng từ
• Kiểm soát chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm: hợp đồng vận chuyển, vận đơn , hóa đơn, lệnh giao hàng...
• Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ chứng từ thông quan
• Lưu trữ hồ sơ nhập khẩu theo đúng quy định của công ty
• Làm hợp đồng và lưu trữ hợp đồng nhà cung cấp
IV. Thống kê tổng hợp số liệu logistics,
• Dữ liệu hoạt động và chi phí logistic quốc tế và nội địa, Kiểm soát Chi phí logistic: vận tải, lưu container lưu tàu
• Tổng hợp các chỉ số đánh giá về nhà cung cấp và lập báo cáo, đề xuất cải thiện hoạt động trình Ban lãnh đạo
• Lập các báo cáo phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động logistic
V. Công tác mua hàng
• Là đầu mối của khối cung ứng cập nhật, hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình cung ứng.
• Phát triển các nhà cung cấp nội địa/ quốc tế đối với các mặt hàng thuộc trách nhiệm khối cung ứng
• Kiểm soát các chi phí và định mức mua hàng.
VI. Trách nhiệm quản lý
• Tổ chức bộ máy nhân sự và hoạt động của phòng
• Theo dõi, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên; đào tạo, định hướng phát triển nhân viên.
• Hỗ trợ việc xây dựng, hoàn thiện các quy trình, quy định liên quan
• Thông tin, triển khai kịp thời các chỉ đạo của cấp trên, thông báo, quy định của công ty đến nhân viên trực thuộc.
• Theo dõi, đề xuất giải quyết các vướng mắc trong hoạt động logistic; Tham mưu cho lãnh đạo hướng khắc phục những vướng mắc, tồn tại trong hoạt động logistic (nếu có) nhằm tối ưu hóa mọi yếu tố trong hoạt động logistic
• Đảm bảo các hoạt động của bộ phận tuân thủ đúng các quy định pháp luật về xuất nhập hàng hóa và hợp tác thương mại
• Lập kế hoạch ngân sách, kế hoạch nhân sự và thực hiện các báo cáo
II. TRÁCH NHIỆM:
- Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc Công ty về kết quả hoàn thành công việc của Phòng nghiệp vụ do mình quản lý.
- Chịu trách nhiệm phát triển đội ngũ nhân sự bộ phận: Tiếp nhận, Hướng đẫn đào tạo nhân viên mới hội nhập công việc,... Sau khi tiếp nhận nhân viên mới từ phòng Nhân sự.
- Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong công tác quản lý của Phòng nghiệp vụ.
- Tham gia các buổi họp, khoá học nâng cao nghiệp vụ do công ty tổ chức.