TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ

Trách nhiệm:

• Xây dựng quy chế lương thưởng, thực hiện các chế độ cho người lao động.
• Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
• Thực hiện các hồ sơ, chứng từ liên quan đến các hoạt động PCCC, Môi trường, An toàn lao động để cung cấp cho các cơ quan nhà nước khi đến Công ty thực hiện kiểm tra.
• Theo dõi và thực hiện các qui định về công tác PCCC, an ninh trật tự trong môi trường hoạt động của công ty.
• Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện.
• Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.
• Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh. Soạn thảo các hồ sơ chứng từ hỗ trợ các phòng ban khi có yêu cầu (về kiểm toán, quyết toán thuế, các hồ sơ yêu cầu từ các đối tác...).
• Báo cáo tháng, quý, năm theo yêu cầu của BGĐ.
• Kê khai và báo cáo tình hình nhân sự hàng tháng trên phần mềm DMS của nhà phân phối.
• Theo dõi lịch bảo trì, sửa chữa, vệ sinh định kỳ các hạng mục ở công ty.
• Theo dõi và giám sát các công việc của nhân viên trong bộ phận hạn chế tối đa tình trạng sai sót.
• Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban TGĐ và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự... Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh.

Quyền hạn:

• Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HC - NS.
• Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng.
• Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
• Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, điều chuyển... đối với nhân viên trong phòng.
• Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành.
• Được quyền thừa lệnh TGĐ công ty xử lý những CNV vi phạm nội quy trong công ty nhưng phải bảo đảm chấp hành đúng luật lao động.
• Được quyền kiểm tra, đối chất các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty.
• Tham gia cùng các trưởng phòng ban xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả.
• Thừa uỷ nhiệm của ban TGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của ban TGĐ, để CNV hiểu và thực hiện.
• Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do ban TGĐ giao.
• Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chặn ngay các vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động.
• Xử lý các sai phạm của CNV căn cứ nội qui Công ty và pháp luật Nhà nước.
• Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được ban TGĐ uỷ quyền.
• Tạm thời đình chỉ công tác đối với CNV theo ủy nhiệm của ban TGĐ khi thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định của Công ty như không chấp hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lôi kéo CNV làm điều sai trái, gây thiệt hại về người và của cho Công ty v.v...
• Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HC - NS.
• Thừa ủy nhiệm của Ban TGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị ban TGĐ.

Báo cáo và uỷ quyền:

• Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chánh nhân sự theo nhiệm vụ được giao và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Tổng Giám đốc giao.
• Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực hiện.