Trưởng Phòng Hỗ Trợ Kinh Doanh

Mức độ phù hợp và xếp hạng của bạn so với ứng viên khác như thế nào?
1. Mục tiêu vị trí
Quản lý và điều phối hoạt động thầu, hỗ trợ kinh doanh đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ, chính xác, thống nhất; đồng thời chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa Kinh doanh, Supply Chain, Tài chính - Kế toán, Pháp chế và các bộ phận liên quan.
2. Trách nhiệm chính
2.1. Quản lý đội ngũ & vận hành
- Xây dựng cơ cấu nhân sự phù hợp và tối ưu.
- Chuẩn hóa quy trình và cách thức phối hợp giữa các bộ phận.
- Quản lý, phân công, kiểm soát chất lượng, đánh giá hiệu quả công việc.
- Đào tạo, coaching và phát triển năng lực đội ngũ; chủ động nhận diện và xử lý các điểm nghẽn vận hành.
2.2. Tổng hợp kế hoạch và theo dõi thực hiện kinh doanh
- Tổng hợp kế hoạch kinh doanh và theo dõi tình hình thực hiện theo ngành hàng, sản phẩm, khách hàng.
- Phân tích biến động giữa kế hoạch và thực tế; cảnh báo các vấn đề có nguy cơ ảnh hưởng đến mục tiêu kinh doanh.
2.3. Quản lý công tác đấu thầu
- Quản lý toàn bộ tiến độ và hoạt động của các gói thầu thuộc phạm vi phụ trách.
- Theo dõi thông tin mời thầu/báo giá, phân tích yêu cầu và đề xuất phương án tham dự phù hợp.
- Kiểm soát việc chuẩn bị, hoàn thiện và nộp hồ sơ dự thầu/báo giá, tài liệu sản phẩm, kỹ thuật, bảo lãnh...
- Theo dõi quá trình làm rõ, kết quả thầu và triển khai sau trúng thầu; phối hợp Legal xử lý các vấn đề pháp lý, tuân thủ.
2.4. Quản lý hoạt động hỗ trợ và thực hiện bán hàng
- Quản lý và kiểm soát các nghiệp vụ hỗ trợ bán hàng: báo giá, đơn hàng, hợp đồng/phụ lục, giao hàng, nghiệm thu, thanh lý, bảo hành/bảo trì và hồ sơ liên quan.
- Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng/dự án và các mốc giao hàng, nghiệm thu, thanh toán; cảnh báo rủi ro và các đầu việc chậm.
- Phối hợp với Sales, Supply Chain, Tài chính - Kế toán và các bộ phận liên quan để đảm bảo giao dịch được thực hiện đúng tiến độ.
- Quản lý các yêu cầu sau bán hàng và hồ sơ phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Kiểm soát việc thu hồi, hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ kinh doanh đầy đủ, đúng hạn và có khả năng truy xuất
2.5. Công nợ
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh theo dõi và quản lý công nợ phải thu, báo cáo và lập kế hoạch thu hồi công nợ;
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh và các bộ phận liên quan để thúc đẩy thanh toán và xử lý các vướng mắc về hồ sơ/chứng từ.
- Cảnh báo và phối hợp xử lý các vướng mắc ảnh hưởng đến dòng tiền và tiến độ thanh toán.
2.6. Dữ liệu & hệ thống
- Quản lý và chuẩn hóa master data/master file về khách hàng, sản phẩm, hợp đồng/dự án, thầu, đơn hàng, công nợ và trạng thái thực hiện.
- Kiểm soát việc cập nhật dữ liệu trên ERP đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và có khả năng truy xuất.
- Đối chiếu dữ liệu vận hành với Tài chính - Kế toán và các hệ thống liên quan khi cần.