Trưởng Phòng Kho Vật Tư MRO/ MRO Warehouse Manager

Mô tả Công việc
1. Xây dựng kế hoạch và triển khai vận hành kho MRO Bình Dương nhằm đảm bảo hiệu quả và thỏa mãn cao nhất nhu cầu của khách hàng nội bộ và bên ngoài
1.1 Phân tích nhu cầu, dữ liệu và các kế hoạch liên quan để lập kế hoạch hoạt động cho các bộ phận trong kho hàng tuần / tháng / quý / năm và đề xuất ngân sách, nguồn lực để đạt được mục tiêu trong vận hành kho và kiểm soát việc vận hành kho theo kế hoạch, tuân thủ quy định của công ty và luật định liên quan.
1.2 Tổ chức thực hiện các công việc tại kho:
- Kiểm tra và xác nhận các hoạt động trong kho MRO, xác minh số lượng, điều kiện, thời điểm đúng yêu cầu;
- Chuẩn bị nguồn lực và không gian lưu trữ để vận hành kho theo kế hoạch được duyệt;
- Tiếp nhận hàng hóa (nhập vật tư): nhận, kiểm đếm, phân loại và sắp xếp nơi lưu trữ hàng hóa đúng quy định.
- Lưu trữ và bảo quản hàng hóa: đảm bảo an toàn, tuân thủ quy định, sắp xếp hàng tồn kho hợp lý để vật tư luôn sẵn sang, cho phép thao tác lấy hàng được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Chịu trách nhiệm về độ chính xác tồn kho, tài sản, hàng hóa trong phạm vi phụ trách không thất thoát, hư hỏng; kiểm soát thực tế so với hệ thống.
- Xuất vật tư: Chuẩn bị vật tư cần thiết để hoàn thành theo phiếu yêu cầu/ lệnh bảo trì (MO) được duyệt.
- Đóng gói: Chuẩn bị hàng hóa đúng yêu cầu và đóng gói phù hợp để bảo vệ và đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng theo yêu cầu trong danh sách xuất và lệnh bảo trì (MO).
- Vận chuyển: Tổ chức, sắp xếp việc vận chuyển trong trường hợp chuyển giao hàng MRO giữa các nhà máy. Hoàn thiện các đơn hàng, giao hàng, đảm bảo giao đúng phương tiện, đúng thời điểm, chứng từ chính xác nhằm mục đích để khách hàng nhận được hàng đúng thời hạn.
- Nghiệp vụ hệ thống và quản lý hồ sơ kho: Thực hiện, giám sát các hoạt động nghiệp vụ liên quan hệ thống SAP và việc tạo lập, lưu trữ các hồ sơ, chứng từ xuất- nhập - tồn kho chính xác, kịp thời và tuân thủ quy định hiện hành. Quản lý lưu trữ các hồ sơ và cơ sở dữ liệu về các vật tư để quản lý và phân loại hiệu quả.
- Báo cáo (kiểm kê, giao dịch...): Tổ chức và thực hiện kiểm kê theo quy định. Giải trình cho tất cả sự chênh lệch, thất thoát, hư hỏng hàng hóa, tài sản được giao theo quy định hiện hành của công ty và các quy định pháp luật có liên quan. Báo cáo định kỳ về hiệu quả hoạt động của kho và các rủi ro cần giải quyết.
- Hạ tầng: Theo dõi đảm bảo cơ sở hạ tầng, nhà xưởng, công cụ và các tài sản trong kho đạt các tiêu chuẩn, điều kiện vận hành, đảm bảo lưu trữ và bảo quản hàng hóa đúng quy định. Giám sát, kiểm tra, nghiệm thu quá trình sửa chữa, bảo trì khi có vấn đề hỏng/ xuống cấp đảm bảo vận hành của kho.
- Quản lý và vận hành hợp đồng cung cấp dịch vụ trong vận hành kho: Đề xuất nhu cầu dịch vụ. Theo dõi, giám sát và chịu trách nhiệm nghiệm thu các dịch vụ cung cấp bởi các nhà thầu thuê ngoài để bảo đảm tuân thủ quy trình quy đinh và đạt được hiệu quả (KPI nhà thầu, DIFOT)
- Phối hợp với các bộ phận chức năng kinh doanh khác nhau (bộ phận kế hoạch bảo trì, phòng mua hàng, khối sản xuất, Tài chính, Kế toán...) để đảm bảo đáp ứng MRO kịp thời và đầy đủ và tuân thủ quy định.
2. Chịu trách nhiệm tổ chức và đề xuất thiết kế các hoạt động và quy trình xuất, nhập hàng, lưu trữ, kiểm tồn, báo cáo, quản lý hồ sơ và thông tin tại các kho MRO toàn quốc nhằm:
• đảm bảo tính hiệu quả (cung cấp đúng vật tư, đúng thời gian, đúng địa điểm, với chi phí tổng thể thấp nhất và không gian lưu trữ tối ưu)
• tuân thủ tiêu chuẩn an toàn, EOHS và quy định pháp luật liên quan
• đảm bảo kiểm soát và sắp xếp tồn kho MRO để vật tư, hồ sơ, và thông tin luôn sẵn sàng, đầy đủ, được bảo quản đúng cách đáp ứng nhu cầu khách hàng nội bộ
• đảm bảo độ chính xác tồn kho, ghi nhận sổ sách đúng đủ kịp thời so với thực tế, không có thất thoát tài sản trong kho.
• đảm bảo cơ sở vật chất, công cụ dụng cụ, và các tài sản khác của kho MRO được quản lý đúng quy trình và bảo trì đúng cách.
• Giám sát và đánh giá hoạt động vận hành của các kho MRO toàn quốc dựa trên chỉ số KPI, nhằm nhận diện các rủi ro và đưa phương án phòng ngừa kịp thời.
2.1 Kiểm tra, giám sát để kiểm soát tính tuân thủ quy trình quy định liên quan đến vận hành kho.
2.2 Phân tích hiệu quả vận hành và dữ liệu liên quan để đề xuất:
• xác định và đề xuất chiến lược của kho MRO, tầm nhìn mục tiêu phục vụ khách hàng, chi phí vận hành, năng lực bộ phận.
• xây dựng, cải tiến chính sách, quy trình, quy định liên quan đến hoạt động của kho MRO để nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả của quy trình quản lý kho.
• cải tiến, đầu tư công cụ dụng cụ, cơ sở vật chất, phương pháp vận hành kho để đạt hiệu suất cao hơn với ROI hiệu quả.
• nhận diện các rủi ro trong vận hành và đề xuất phương án giảm thiểu hoặc phòng ngừa.
2.3 Thống kê, phân tích hiện trạng của toàn bộ các hoạt động kho và báo cáo kịp thời những điểm GAP, chưa phù hợp và đề xuất giải pháp đảm bảo vận hành kho và các mục tiêu, tối ưu theo ngân sách, nguồn lực được giao.
2.4 Phân tích hiệu quả ngân sách, theo dõi chi phí so với ngân sách của các kho MRO và đề xuất cải tiến tối ưu ngân sách để đáp ứng yêu cầu kinh doanh.
2.5 Phân tích tồn kho, đặc điểm vật tư, quản lý hiệu quả tồn kho MRO, vật tư chậm giao dịch và lỗi thời (Slob), vòng xoay tồn kho để đảm bảo tối ưu không gian lưu trữ, thời gian và chi phí đáp ứng vật tư. Đề xuất phân loại, sắp xếp tồn kho để tối ưu vận hành.
2.6 Phối hợp với EOHS để đánh giá định kỳ và cải thiện tuân thủ luật định về môi trường, an toàn trong vận hành kho.
2.7 Giám sát, kiểm soát công việc quản lý hồ sơ, thông tin, dữ liệu của bộ phận kho MRO để đảm bảo hồ sơ và dữ liệu luôn sẵn sang cho phân tích và đưa ra quyết định.
2.8 Tổ chức kiểm kê định kỳ và đột xuất. Phân tích kết quả kiểm kê và báo cáo hiện trạng, đề xuất cải thiện nhằm đảm bảo độ chính xác tồn kho.
2.9 Kiểm soát tình trạng cơ sở vật chất, công cụ dụng cụ, và các tài sản khác trong kho nhằm đáp ứng vận hành kho theo quy trình và đề xuất nguồn lực phù hợp.