Trưởng Phòng QMR

1. Mục tiêu công việc
Đảm bảo hệ thống quản lý của Công ty (ISO và các tiêu chuẩn liên quan) được xây dựng, duy trì và cải tiến liên tục; đảm bảo các bộ phận tuân thủ quy trình; đại diện Công ty làm việc với cơ quan đánh giá, khách hàng và lãnh đạo cấp cao.
2. Nhiệm vụ chính
A. Quản lý & duy trì hệ thống ISO
Triển khai, duy trì, cập nhật hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn:
ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, cùng các hệ thống FSC, Sedex/Smeta, hoặc tiêu chuẩn mà Công ty theo đuổi.
Hướng dẫn các bộ phận áp dụng đúng quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn công việc.
Kiểm soát và đánh giá mức độ tuân thủ của các phòng ban.
Tổ chức đánh giá nội bộ theo kế hoạch hằng năm; theo dõi và đóng các hành động khắc phục.
B. Xây dựng - cải tiến hệ thống & quy trình
Lập kế hoạch xây dựng, chỉnh sửa, chuẩn hóa các quy trình, quy định.
Thu thập ý kiến cải tiến từ các phòng ban; đề xuất nâng cấp hệ thống.
Phân tích dữ liệu vận hành để phát hiện lỗi hệ thống, xác định nguyên nhân gốc rễ và đề xuất giải pháp cải tiến.
Kiểm soát phiên bản tài liệu, hồ sơ, biểu mẫu trong toàn Công ty.
C. Đại diện lãnh đạo trong các hoạt động đánh giá
Là đầu mối chính làm việc với đoàn đánh giá chứng nhận ISO, khách hàng, cơ quan kiểm tra.
Chuẩn bị tài liệu, tổ chức tiếp đoàn, điều phối bộ phận tham gia audit.
Theo dõi khắc phục điểm không phù hợp và báo cáo kết quả cho Tổng Giám đốc.
D. Kiểm soát nội bộ (Internal Control)
Thực hiện kiểm tra định kỳ, đột xuất đối với các phòng ban theo quy định.
Đánh giá thực tế tuân thủ quy trình, pháp luật, chính sách Công ty.
Thống kê dữ liệu kiểm tra, phân tích bất cập và đề xuất biện pháp xử lý.
Báo cáo các điểm không phù hợp, vi phạm quy trình cho lãnh đạo.
E. Quản trị rủi ro
Phối hợp các phòng ban xây dựng danh mục rủi ro, đánh giá mức độ ảnh hưởng và biện pháp kiểm soát.
Giám sát kế hoạch xử lý rủi ro và tiến độ khắc phục.
Phân tích chỉ số cảnh báo sớm (KRI) và báo cáo kịp thời cho quản lý cấp cao.
Lập báo cáo rủi ro định kỳ theo quy định của Công ty.
F. Đào tạo - truyền thông hệ thống
Tổ chức các khóa đào tạo nhận thức ISO, an toàn, môi trường, bảo mật thông tin...
Đào tạo nhân sự mới về quy trình và yêu cầu hệ thống.
Truyền thông chính sách, mục tiêu chất lượng - an toàn - môi trường để bảo đảm toàn bộ nhân viên hiểu và tuân thủ.
G. Báo cáo
Báo cáo trực tiếp cho Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc Chất lượng/Quản lý hệ thống.
Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất về:
Tình trạng vận hành hệ thống
Mức độ tuân thủ
Các điểm không phù hợp
Rủi ro trọng yếu
Kế hoạch cải tiến