Trưởng Phòng Sự Kiện

1. Hoạch định chiến lược và kế hoạch sự kiện
Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổ chức sự kiện tổng thể theo năm, quý và từng dự án.
Đề xuất ý tưởng, concept và hình thức tổ chức sự kiện phù hợp với định vị thương hiệu, phân khúc khách hàng và mục tiêu kinh doanh.
Xây dựng kế hoạch ngân sách, tiến độ và nguồn lực tổ chức sự kiện.
Phối hợp với các phòng ban xây dựng kế hoạch sự kiện đồng bộ với chiến lược Marketing, Truyền thông và Kinh doanh.
2. Quản lý và tổ chức sự kiện khách hàng
Chủ trì tổ chức các sự kiện dành cho khách hàng, bao gồm:
Sự kiện ra mắt dự án, giới thiệu sản phẩm bất động sản.
Sự kiện mở bán, kick-off kinh doanh.
Sự kiện tri ân khách hàng, khách hàng VIP/VVIP.
Sự kiện ký kết hợp đồng, bàn giao sản phẩm.
Sự kiện trải nghiệm dự án, tham quan nhà mẫu, site tour.
Hội nghị khách hàng, sự kiện cộng đồng cư dân.
Sự kiện khai trương, khánh thành và các sự kiện thương hiệu.
Đảm bảo trải nghiệm khách hàng xuyên suốt trước, trong và sau sự kiện.
Kiểm soát chất lượng tổ chức, hình ảnh, nội dung, dịch vụ và các điểm chạm khách hàng.
Xử lý các tình huống phát sinh, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và tiêu chuẩn thương hiệu.
3. Quản lý đối tác và nhà cung cấp
Tìm kiếm, đánh giá và xây dựng hệ thống đối tác tổ chức sự kiện, agency, đơn vị sản xuất, thiết bị, địa điểm và dịch vụ liên quan.
Đàm phán chi phí, điều khoản hợp đồng và kiểm soát chất lượng dịch vụ.
Quản lý tiến độ, nghiệm thu và đánh giá hiệu quả nhà cung cấp.
Đảm bảo tối ưu ngân sách và hiệu quả sử dụng nguồn lực.
4. Phối hợp liên phòng ban
Phối hợp với Marketing, Truyền thông, Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng, Ban Quản lý dự án và các đơn vị liên quan để triển khai sự kiện.
Làm việc với Ban Lãnh đạo nhằm thống nhất mục tiêu, thông điệp và yêu cầu đối với từng sự kiện.
Phối hợp xây dựng danh sách khách mời, kịch bản tiếp đón và quy trình chăm sóc khách hàng tại sự kiện.
Đảm bảo sự kiện hỗ trợ hiệu quả mục tiêu kinh doanh, bán hàng và phát triển thương hiệu.
5. Quản lý ngân sách và hiệu quả sự kiện
Lập, trình duyệt và kiểm soát ngân sách tổ chức sự kiện.
Theo dõi chi phí thực tế, đảm bảo không vượt ngân sách được phê duyệt.
Xây dựng các chỉ số đánh giá hiệu quả sự kiện: số lượng khách tham dự, mức độ hài lòng, hiệu quả truyền thông, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng và hiệu quả kinh doanh.
Tổng hợp báo cáo, đánh giá sau mỗi sự kiện và đề xuất cải tiến.
6. Quản lý đội ngũ
Quản lý, phân công công việc và giám sát hiệu quả hoạt động của nhân sự phòng Sự kiện.
Xây dựng quy trình, tiêu chuẩn tổ chức và hệ thống đánh giá hiệu quả công việc.
Đào tạo, phát triển năng lực chuyên môn và kỹ năng tổ chức sự kiện cho đội ngũ.
Xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp, chủ động và có khả năng triển khai nhiều sự kiện đồng thời.