Trưởng Phòng Tài Chính Kế Toán/ Finance And Accounting Manager

1. Công tác kế toán:
• Trực tiếp điều hành, quản lý hoạt động phòng Tài chính Kế toán;
• Chịu trách nhiệm về chất lượng, tiến độ thực hiện các công việc tài chính thường quy, bao gồm kiểm tra chứng từ, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán QuickBooks, lập báo cáo tài chính, báo cáo chi phí, báo cáo dự án, theo dõi các khoản tài trợ, theo dõi và quyết toán tạm ứng, thanh toán tiền lương và phúc lợi, thuế và lưu trữ chứng từ.
2. Điều hành và quản lý ngân sách, chi phí, tài sản:
• Giám sát ngân sách, đảm bảo chi tiêu đúng ngân sách mà nhà tài trợ phê duyệt;
• Điều chỉnh ngân sách để đảm bảo phù hợp với thực tế phát sinh và hiệu quả sử dụng kinh phí;
• Quản trị chi phí, đưa ra các phân bổ chi phí phù hợp. Xác định mục đích chi tiêu phù hợp, đảm bảo nguồn ngân sách được sử dụng hiệu quả và tối ưu;
• Tư vấn cho Giám đốc trong việc điều phối dòng tiền nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động.
3. Báo cáo:
• Chịu trách nhiệm lập và kiểm soát về báo cáo tài chính tổ chức, báo cáo tài chính các dự án, báo cáo quản trị và các báo cáo có liên quan khác;
• Phân tích báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, từ đó tham mưu cho Giám đốc trong việc ra các quyết định quản lý tài chính nhằm nâng cao hiệu suất tài chính cũng như đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
4. Xây dựng kế hoạch tài chính năm, chiến lược hoạt động của tổ chức:
• Chủ trì việc xây dựng các kế hoạch tài chính hàng năm và thực hiện điều chỉnh các kế hoạch tài chính để phù hợp với thực tế phát sinh và đảm bảo sự ổn định cho tài chính của tổ chức;
• Tham gia vào quá trình xây dựng và phát triển chiến lược hoạt động ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của tổ chức, đảm bảo rằng các chiến lược luôn được hỗ trợ bởi các yếu tố tài chính phù hợp;
5. Công tác gây quỹ, viết đề xuất dự án
• Phối hợp với nhóm Gây quỹ để chuẩn bị ngân sách và biểu mẫu tài chính cho các hồ sơ xin tài trợ mới với nhà tài trợ;
• Viết hồ sơ và thực hiện các thủ tục xin phê duyệt các dự án mới với cơ quan cấp trên.
6. Công tác pháp chế
• Chịu trách nhiệm viết và điều chỉnh hàng năm các Quy chế tài chính của tổ chức;
• Xây dựng và điều chỉnh hệ thống biểu mẫu đặc thù cho Tổ chức: Biểu mẫu tài chính, hợp đồng kinh tế, thông báo, biên bản;
• Hướng dẫn về chuyên môn, giải đáp các vấn đề về chính sách, quy định, tư vấn các giải pháp cho các nhân viên và các đối tác;
• Rà soát các Hợp đồng, Biên bản ghi nhớ, Văn bản thỏa thuận, Hồ sơ dự án.... trước khi ký kết.
7. Quản lý hoạt động quyết toán
• Kiểm tra hồ sơ chứng từ, sổ, báo cáo tài chính các dự án trước khi dự án đi quyết toán với Nhà tài trợ/ cơ quan cấp trên;
• Đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính và kế toán của cơ quan chủ quản cũng như của các nhà tài trợ;
• Chịu trách nhiệm làm việc với nhà tài trợ/ cơ quan cấp trên về các vấn đề quyết toán. Cung cấp các hồ sơ cần thiết và có trách nhiệm thực hiện các khuyến nghị, sửa đổi mà cơ nhà tài trợ/ cơ quan cấp trên yêu cầu.
8. Quản lý rủi ro tài chính:
• Phát hiện các hành vi gian lận và rủi ro tài chính. Đánh giá các rủi ro có thể tác động đến sức khỏe tài chính của tổ chức (gian lận, tỷ giá,..);
• Khuyến nghị và đưa ra các biện pháp phòng ngừa, chấm dứt gian lận hoặc giảm thiểu rủi ro.
9. Công tác quản lý nhân sự
• Lập kế hoạch công việc cho Phòng, xây dựng các quy trình, phân công công việc cụ thể, điều phối để hoàn thành công việc;
• Chịu trách nhiệm nâng cao năng lực cho cán bộ tài chính và phi tài chính trong công ty (đào tạo, hướng dẫn).
10. Làm việc với các cơ quan hữu quan khác
• Giám sát và điều phối việc kiểm toán hàng năm/kiểm toán một lần với sự cộng tác của nhóm tài chính và kiểm toán viên bên ngoài;
• Là đầu mối liên hệ chính về các vấn đề tài chính, kế toán với các đối tác, cơ quan cấp trên, các Bộ ngành, các nhà tài trợ, các đối tác liên quan khác.
-------------------------------
1. Accounting Operation:
• Directly oversee and manage the Finance and Accounting Department;
• Be responsible for the quality and timeliness of routine financial tasks, including verifying supporting documents, entering data into QuickBooks accounting software, preparing financial statements, expense reports, project reports, tracking grants, managing advances and settlements, processing payroll and benefits, tax compliance, and document filing.
2. Budget, Cost, and Asset Management:
• Monitor budgets to ensure expenditures align with donor-approved budgets;
• Adjust budgets to reflect actual expenditures and ensure effective use of funds;
• Manage costs and allocate expenses appropriately, ensuring efficient and optimal use of financial resources;
• Advise the Executive Director on cash flow planning to meet operational needs.
3. Reporting:
• Be responsible for preparing and controlling organizational financial reports, project financial reports, management reports, and other related reports;
• Analyze financial and management reports to advise the Executive Director on financial decisions to improve financial performance and ensure employee benefits.
4. Annual Financial Planning and Organizational Strategy Development:
• Lead the development of annual financial plans and adjust them to align with actual situations while ensuring financial stability;
• Participate in the development of short-, medium-, and long-term organizational strategies, ensuring financial feasibility and alignment;
5. Fundraising and Proposal Development:
• Coordinate with the Fundraising team to prepare budgets and financial templates for new grant proposals;
• Prepare and complete documentation required for approval of new projects by relevant authorities.
6. Legal and Compliance:
• Be responsible for drafting and annually updating the organization's financial regulations;
• Develop and revise internal templates, including financial forms, contracts, notices, and minutes;
• Provide technical guidance, interpret policies and regulations, and advise staff and partners on solutions;
• Review contracts, MOUs, agreements, and project documents prior to signing.
7. Finalization and Compliance Management:
• Review project documentation, accounting records, and financial reports before submission for donor or authority finalization;
• Ensure compliance with financial and accounting regulations of governing bodies and donors;
• Act as the focal point for working with donors and authorities on financial finalization, providing required documents and implementing recommendations or adjustments as requested.
8. Financial Risk Management:
• Detect fraud and financial risks; assess risks that may impact the organization's financial health (e.g., fraud, exchange rates);
• Recommend and implement measures to prevent, stop, or mitigate risks.
9. Human Resource Management:
• Develop departmental work plans, establish processes, assign tasks, and coordinate to ensure completion of work;
• Build capacity for both financial and non-financial staff through training and mentoring.
10. External Relations:
• Oversee and coordinate annual or ad-hoc audits in collaboration with the finance team and external auditors;
• Serve as the main focal point for financial and accounting matters with partners, authorities, ministries, donors, and other stakeholders.