Trưởng Phòng Thư Ký

- Bằng cấp: Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng,....
- Kinh nghiệm: từ 6 năm trở lên
- Có khả năng đọc hiểu, giao tiếp và soạn thảo thành thạo các văn bản bằng Tiếng Anh hoặc tiếng Hàn Quốc
- Có khả năng dịch Cabin (nghe và dịch đồng thời), trình độ tiếng Anh IELTS 7.0 trở lên hoặc tương đương
- Đối với tiếng Hàn Quốc: Chứng chỉ Topik loại cao cấp hoặc tương đương
- Có khả năng điều phối công việc của bản thân và đôn đốc các nhân sự khác có liên quan cùng phối hợp để hoàn thành mục tiêu/ kế hoạch công việc được giao
- Thể hiện sự thận trọng trong công việc
- Tuân thủ đầy đủ các nội quy, quy định, quy trình làm việc
- Có khả năng tự kiểm soát chất lượng công việc của bản thân cũng như phần việc của nhân sự khác có liên quan trực tiếp đến kết quả hoàn thành công việc của bản thân
- Có khả năng nhận diện, phân tích và xác định nguyên nhân của các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc, từ đó hệ thống hóa các vấn đề để thực hiện rà soát và theo dõi
- Có khả năng vận dụng kinh nghiệm của bản thân, các quy trình, hướng dẫn làm việc để chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh
- Có khả năng đề xuất các giải pháp mang tính hệ thống, cơ chế, quy trình, chính sách nhằm hạn chế các vấn đề tương tự có thể xảy ra
- Chủ động tìm kiếm và đề xuất các sáng kiến cải thiện khả năng tổ chức công việc của bộ phận
- Có khả năng diễn đạt thông tin về các sự việc, sự kiện cũng như phân tích, nhận định về quan điểm của bản thân và một số bên liên quan về sự việc, sự kiện đó một cách mạch lạc và rõ ràng
- Biết lắng nghe và ứng xử phù hợp với các đối tượng tương tác khác nhau
- Là nhân tố truyền tải thông điệp về lợi ích của sự hợp tác giữa các nhân sự trong bộ phận và giữa các bộ phận trong Công ty. Từ đó, tăng cường khả năng phối hợp trong toàn Công ty.
- Hiểu rõ sự khác biệt về giới tính, tính cách, phong tục, thói quen và hoàn cảnh của mỗi nhân sự thuộc phạm vi quản lý, từ đó thiết lập các nguyên tắc, cơ chế phối hợp, ứng xử để hạn chế ảnh hưởng của sự khác biệt tới kết quả công việc chung của bộ phận
- Có khả năng nhận diện và giải quyết các mâu thuẫn, bất đồng, xung đột của bản thân với các nhân sự khác tại nơi làm việc với thái độ chủ động, điềm tĩnh và mang tính xây dựng
- Có khả năng nhận diện và hạn chế các tác nhân dẫn tới mâu thuẫn, bất đồng, xung đột giữa bản thân và các nhân sự khác tại nơi làm việc
- Có khả năng gắn kết công việc thường nhật của bản thân tới mục tiêu và kế hoạch hoạt động chung của bộ phận
- Là nhân tố thúc đẩy không khí làm việc tích cực thông qua việc ghi nhận và khích lệ sự thành công của các nhân sự khác, từ đó góp phần phát triển đội ngũ nhân sự vượt trội
- Thể hiện ý thức trách nhiệm của bản thân trong các công viêc được giao
- Sẵn sàng tiếp nhận và tham gia một cách hiệu quả vào các nhiệm vụ nằm ngoài kế hoạch công việc của bản thân
- Khích lệ các nhân sự khác chủ động, tích cực tham gia vào các nhiệm vụ nằm ngoài kế hoạch công việc hoặc nghiệp vụ chuyên môn của bản thân
- Hỗ trợ nhân sự khác trong việc nhận thức về những trở ngại của bản thân trong công việc cũng như các yêu cầu/ đòi hỏi xuất phát từ thay đổi chung của Công ty, từ đó hỗ trợ, tham vấn cho họ về những cơ hội hoàn thiện bản thân trong công việc
- Giúp các nhân sự khác hiểu rõ hơn về các kỳ vọng trong công việc và thường xuyên đưa ra các phản hồi một cách khách quan và mang tính xây dựng với những minh họa cụ thể về hành vi/ biểu hiện cần phát huy hoặc hạn chế
- Chia sẻ kinh nghiệm và tạo động lực giúp các nhân sự khác ý thức về các ưu nhược điểm của bản thân, từ đó hỗ trợ họ hoàn thiện bản thân trong công việc
- Nắm rõ những mối liên hệ và đầu mối tương tác (bắt buộc) trong công việc, từ đó vận dụng thành thạo quy trình/ cơ chế phối hợp để hoàn thành công việc được giao
- Có khả năng trình bày mạch lạc và rõ ràng trước lãnh đạo bộ phận và các nhân sự khác trong bộ phận
- Có sử dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ truyền tải nội dung một cách phù hợp
- Có khả năng giải thích một cách mạch lạc, rõ ràng các thắc mắc/ yêu cầu làm rõ về nội dung thuyết trình từ phía người nghe
- Có khả năng soạn thảo các tài liệu theo khung mẫu có sẵn nhưng đòi hỏi khả năng nhận định, phân tích thông tin, bối cảnh liên quan để phù hợp với từng mục đích cụ thể
- Sử đụng được các chức năng, hàm nâng cao trên công cụ Word/ Excel/ Powerpoint (Ví dụ: sử dụng macro, developer trên word, excel, sử dụng công cụ đồ họa trên excel, sử dụng hiệu ứng hình ảnh, âm thanh trên powerpoint)