Trưởng Phòng Vận Hành Kinh Doanh (Sales Admin Manager)

1. QUẢN LÝ, KIỂM SOÁT ĐƠN HÀNG
Tiếp nhận, kiểm tra và xác nhận đơn hàng (tồn kho, giá, số lượng, quy cách, thời gian giao hàng) từ team Kinh doanh.
Phối hợp Thu mua bổ sung nguồn hàng, hỏi giá khi cần.
2. QUẢN LÝ DỮ LIỆU - HỢP ĐỒNG
Quản lý và kiểm soát hệ thống dữ liệu kinh doanh.
Kiểm soát tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu giao dịch.
Kiểm soát hồ sơ kinh doanh, báo giá, hợp đồng và phụ lục hợp đồng ký kết giữa công ty & khách hàng.
Theo dõi tình trạng thực hiện, gia hạn và thanh lý hợp đồng.
3. QUẢN LÝ TỒN KHO & MUA HÀNG
Theo dõi tồn kho theo từng nhóm hàng, mã hàng.
Xác nhận đơn mua phù hợp nhu cầu bán.
Kiểm soát lượng hàng đặt theo kế hoạch kinh doanh.
Cảnh báo hàng tồn chậm hoặc sắp hết hạn.
4. QUẢN LÝ CÔNG NỢ & THU HỒI
Theo dõi công nợ khách hàng theo từng hóa đơn.
Phối hợp Kế toán đối chiếu công nợ định kỳ.
5. QUẢN LÝ & CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
Theo dõi tình hình tiêu thụ, tồn kho và nhu cầu nguyên liệu của khách hàng.
Duy trì liên hệ, cập nhật giá và thông tin thị trường cho khách.
Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh: giao hàng, chất lượng, giấy tờ, chứng từ.
Đề xuất phương án giữ chân khách hàng cũ và phát triển khách hàng mới.
Xây dựng & quản lý dữ liệu, thông tin tư liệu khách hàng.
Tiếp nhận phản ánh của khách hàng về hàng hóa và phối hợp các bộ phận xử lý kịp thời.
Báo cáo kết quả xử lý cho NVKD và cấp quản lý.
6. QUẢN LÝ GIÁ BÁN & HIỆU QUẢ KINH DOANH
Kiểm soát giá bán theo bảng giá thành P.TCKT ban hành theo từng đơn hàng và kịp thời nhắc nhở team Kinh doanh các trường hợp không đạt giá bán tối thiểu.
Kiểm soát biên lợi nhuận tối thiểu & cảnh báo các đơn hàng lợi nhuận thấp.
Đề xuất điều chỉnh giá bán.
7. QUẢN LÝ CHI PHÍ
Lập kế hoạch dự chi Ban Kinh doanh.
Kiểm soát chi phí thực chi theo ngân sách được duyệt.
Rà soát, kiểm soát các hạng mục chi phí liên quan đến vận hành kinh doanh: vận chuyển, bốc xếp, gia công hàng,...
Rà soát, phê duyệt chi phí phát sinh.
So sánh chi phí thực tế với định mức và đề xuất tối ưu.
8. MARKETING
Hỗ trợ xây dựng, triển khai & kiểm soát kế hoạch marketing, phát triển thương hiệu và tăng hiệu quả tương tác với khách hàng.
Hỗ trợ xây dựng, kiểm soát các tài liệu bán hàng (catalogue, profile, báo giá).
Quản lý & kiểm soát website công ty, các kênh truyền thông của công ty.
Đánh giá hiệu quả hoạt động marketing và đề xuất cải tiến.
9. TRADING QUỐC TẾ (tạm thời chưa ưu tiên thực hiện ở giai đoạn này)
Xây dựng, triển khai & quản lý kế hoạch trading quốc tế.
Tìm kiếm, cập nhật khách hàng/đối tác nước ngoài và theo dõi thị trường quốc tế.
Hỗ trợ giao dịch trading: gửi inquiry, so sánh giá, theo dõi đơn hàng nhập/xuất.
Phối hợp đàm phán, theo dõi thực hiện hợp đồng và các giao dịch thương mại quốc tế.
10. QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Phân công công việc cho nhân viên.
Kiểm tra tiến độ thực hiện và đánh giá công việc định kỳ.
Đào tạo nghiệp vụ cho nhân sự mới.
Đề xuất thưởng, phạt, điều chuyển nhân sự.
11. ĐIỀU TRA THỊ TRƯỜNG
Thu thập thông tin khách hàng, giá và thông tin đối thủ.
Nghiên cứu xu hướng thị trường và sản phẩm mới.
Đánh giá và phân tích tiềm năng sản phẩm mới.
Đề xuất thị trường mới, khách hàng mới.
Đề xuất cải tiến quy trình quản lý kinh doanh.
12. BÁO CÁO & THAM MƯU
Tổng hợp báo cáo quản trị kinh doanh định kỳ.
Theo dõi thực hiện kế hoạch kinh doanh.
Cảnh báo rủi ro kinh doanh.
Chuẩn bị nội dung họp giao ban định kỳ với BGĐ.
Tham mưu kỹ thuật, chiến lược, quản lý nguồn lực,...
13. Khác
Một số công việc theo phân công của Ban lãnh đạo và quản lý trực tiếp.