Trưởng Văn Phòng Đại Diện Hồ Chí Minh

A. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC CHÍNH:
Quản lý, điều phối hoạt động kinh doanh và hoạt động chung của Văn phòng đại diện Thành phố Hồ Chí Minh nhằm phát triển thị trường và đảm bảo hiệu quả kinh doanh tại thị trường miền Nam, xây dựng và duy trì mối quan hệ với hệ thống đại lý và đảm bảo thực hiện chiến lược kinh doanh của Công ty tại thị trường miền Nam, góp phần vào hiệu quả kinh doanh chung của toàn Công ty.
I. Nhiệm vụ quản lý
1. Xây dựng và tổ chức thực thi chiến lược phù hợp với chiến lược SXKD của Công ty
2. Xây dựng, quản lý mục tiêu, kế hoạch phục vụ hoạt động SXKD chung
3. Tổ chức bộ máy và quản lý phát triển đội ngũ Văn phòng Đại diện Hồ Chí Minh
II. Nhiệm vụ chuyên môn
1. Tổ chức hoạt động nghiên cứu thị trường khu vực miền Nam:
- Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu, khảo sát, thu thập thông tin, dữ liệu thường xuyên của thị trường và phân tích xu hướng nhu cầu khách hàng, tình hình của đối thủ và biến động môi trường kinh doanh tại thị trường miền Nam;
- Nghiên cứu, theo dõi, phân tích tình hình thị trường, các kênh marketing hiện hữu, các kênh truyền thông, marketing của đối thủ tại thị trường miền Nam.
2. Tham gia thực hiện hoạt động đặt hàng:
- Xây dựng và quản lý kế hoạch đặt hàng khu vực miền Nam;
- Thực hiện giám sát tình hình tồn kho hàng hóa, đơn đặt hàng từ đại lý, nhận thông tin về tình hình sản xuất và đề xuất điều chỉnh kế hoạch đặt hàng (nếu cần) để đảm bảo tối đa hiệu quả bán hàng và phù hợp với diễn biến thị trường miền Nam.
3. Phối hợp triển khai hoạt động marketing của Công ty tại thị trường miền Nam:
- Tham vấn xây dựng hệ thống quy chế, chính sách, quy trình triển khai hoạt động marketing sản phẩm toàn Công ty và tại hệ thống đại lý toàn quốc;
- Tham gia trong công tác xây dựng kế hoạch marketing sản phẩm bao gồm các hoạt động marketing phục vụ ra mắt sản phẩm mới, quảng bá sản phẩm và duy trì hình ảnh sản phẩm của Công ty, thúc đẩy bán hàng tại thị trường miền Nam;
- Tham gia phát triển các ý tưởng sáng tạo; phối hợp trong công tác triển khai, quản lý, đánh giá hiệu quả và tối ưu hóa các chương trình, chiến dịch sáng tạo;
- Phối hợp với Bộ phận Bán hàng & Marketing tổ chức triển khai, báo cáo kết quả thực hiện các hoạt động marketing sản phẩm, bao gồm: tổ chức các chương trình khuyến mại bán hàng, quảng cáo sản phẩm, tổ chức các sự kiện họp báo và ra mắt sản phẩm mới, sự kiện trưng bày xe, lái thử xe cho khách hàng, sự kiện tri ân khách hàng và đại lý, v.v.
4. Tổ chức quản lý hoạt động Marketing của đại lý tại thị trường miền Nam:
- Thiết lập chỉ tiêu kế hoạch hoạt động marketing cho đại lý và lập báo cáo kết quả thực hiện theo định kỳ và khi có yêu cầu;
- Theo dõi, phân tích và đánh giá hoạt động marketing của đại lý trên các tiêu chí: mức độ hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch, số lượng chương trình marketing của đại lý, số lượng nhân sự chuyên trách marketing tại đại lý, v.v. theo bộ câu hỏi đánh giá đại lý. Trên cơ sở đó, đề xuất các phương án hỗ trợ cải thiện hiệu quả hoạt động marketing của đại lý;
- Triển khai hỗ trợ cải thiện hiệu quả hoạt động Marketing của đại lý theo các hình thức tài chính và phi tài chính;
- Tổ chức hướng dẫn, phổ biến, quản lý việc tuân thủ thực hiện Bộ nhận diện thương hiệu sử dụng tại hệ thống Đại lý;
- Triển khai hoạt động đào tạo đại lý về nghiệp vụ Marketing;
- Phối hợp với BP. TTTH trong công tác ngăn ngừa và xử lý khủng hoảng truyền thông liên quan đến sản phẩm, chương trình thúc đẩy bán hàng và hỗ trợ triển khai các hoạt động marketing thương hiệu theo yêu cầu.
5. Tham vấn trong công tác xây dựng hệ thống quy chế, chính sách và các quy trình phối hợp giữa nội bộ Công ty và đơn vị cung cấp, đại lý trong công tác triển khai hoạt động bán hàng
- Tham vấn trong công tác xây dựng hệ thống quy chế, chính sách và các quy trình bán hàng và chính sách giá từ Công ty tới hệ thống đại lý toàn quốc;
- Tham vấn trong công tác xây dựng các biểu mẫu hợp đồng nguyên tắc và phụ lục hợp đồng bán xe cho đại lý toàn quốc.
6. Tổ chức triển khai hoạt động bán hàng tới đại lý của Công ty tại thị trường miền Nam:
- Lập kế hoạch và đề xuất điều chỉnh (nếu cần) kế hoạch bán hàng hàng năm bao gồm kế hoạch khả thi và thách thức theo từng dòng sản phẩm đối với thị trường miền Nam. Đồng thời, lập báo cáo kết quả thực hiện theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu;
- Đề xuất thiết lập hoặc điều chỉnh chính sách thúc đẩy bán hàng theo tháng/ quý/ năm đảm bảo phù hợp với diễn biến thị trường, bao gồm chính sách chiết khấu, khuyến mại, hỗ trợ bán hàng cho từng khu vực đại lý và dòng sản phẩm tại thị trường miền Nam;
- Triển khai hoạt động bán hàng từ Công ty tới đại lý bao gồm: tiếp nhận, xử lý, xác nhận đơn hàng từ đại lý; hoàn thiện phụ lục hợp đồng bán xe cho đại lý dựa trên các đơn hàng đã xác nhận; triển khai các chính sách thúc đẩy bán hàng tới đại lý; giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng từ Công ty tới đại lý.
7. Tổ chức giám sát, đánh giá và hỗ trợ hoạt động bán hàng của đại lý tại thị trường miền Nam:
- Xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch bán hàng cho đại lý và lập báo cáo kết quả thực hiện theo định kỳ và khi có yêu cầu;
- Thực hiện theo dõi, phân tích và đánh giá hoạt động bán hàng của đại lý bao gồm: tình hình hàng hóa, mức độ hoàn thành chỉ tiêu bán hàng, tình hình thực hiện giá bán xe tối thiểu, tình hình tuân thủ quy trình bán hàng, số lượng, chất lượng nhân sự bán hàng, v.v. căn cứ theo bộ câu hỏi đánh giá đại lý. Trên cơ sở đó, đề xuất phương án hỗ trợ cải thiện hiệu quả hoạt động bán hàng của đại lý;
- Triển khai hỗ trợ hoạt động bán hàng của đại lý theo hình thức tài chính và phi tài chính;
- Làm việc với đại lý để thu hồi công nợ và trao đổi phương án xử lý nợ khó đòi;
- Cập nhật và quản lý thông tin đại lý, tình trạng thanh toán, hạn mức tín dụng của đại lý.
8. Tổ chức quản trị nguồn nhân lực theo phân cấp tại Văn phòng đại diện đảm bảo tuân thủ chế độ, chính sách, quy trình quản trị nhân sự và tổ chức hoạt động của Công ty:
- Quản lý chấm công cho cán bộ nhân viên tại Văn phòng đại diện Hồ Chí Minh
- Quản lý công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá năng lực đối với nhân sự tại Văn phòng đại diện Hồ Chí Minh, bao gồm:
• Lập kế hoạch và thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự;
• Tiếp nhận và chăm sóc nhân sự mới;
• Tham gia lập kế hoạch và triển khai các chương trình đào tạo cho nhân sự tại Văn phòng đại diện;
• Tham mưu trong công tác phát triển đội ngũ tại Văn phòng đại diện và phối hợp với bộ Hành chính - Nhân sự thực hiện các thủ tục liên quan tới điều chuyển, bổ nhiệm nhân sự tại Văn phòng đại diện.
- Phối hợp với Bộ phận Hành chính - Nhân sự tổ chức quản lý văn hóa doanh nghiệp tại Văn phòng đại diện
9. Tổ chức thực hiện công tác hành chính quản trị và quản lý tài sản theo phân cấp tại Văn phòng đại diện:
- Quản lý các công tác hành chính tại Văn phòng đại diện bao gồm: Văn thư lưu trữ; hành chính tổng hợp; hoạt động khánh tiết; công tác thư ký, lễ tân; quản lý và điều phối đội xe văn phòng; tạp vụ và quản lý triển khai hoạt động 5S;
- Tổ chức và phối hợp tổ chức các hoạt động, sự kiện, hội thảo, hội nghị theo phạm vi phụ trách;
- Tổ chức, điều phối công tác an ninh - trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh tại Văn phòng đại diện;
- Đề xuất mua sắm và hỗ trợ quản lý vận hành, bảo trì, sửa chữa, điều phối luân chuyển, thanh lý tài sản tại Văn phòng đại diện theo kế hoạch được phê duyệt;
- Quản lý các thiết bị CNTT tại Văn phòng đại diện bao gồm theo dõi và báo cáo tình trạng thiết bị CNTT theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu, xử lý các sự cố nhỏ lẻ trong phạm vi phụ trách liên quan tới thiết bị máy tính cá nhân, hệ thống mạng, máy in, máy chiếu, v.v., đồng thời gửi yêu cầu xử lý các sự cố nằm ngoài phạm vi phụ trách tới Bộ phận CNTT.
10. Chủ trì/ Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Lãnh đạo.
III. Nhiệm vụ giải trình
Chịu trách nhiệm giải trình trước Ban Lãnh đạo và các bên hữu quan (nếu có) đối với các nhiệm vụ quản lý và chuyên môn.
I. Phạm vi quyền hạn trong công việc
1. Có quyền yêu cầu các bộ phận của Công ty cung cấp các tài liệu, số liệu có liên quan hoặc phối hợp để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng đại diện.
2. Có quyền quyết định trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đại diện và tuân thủ các quy định, quy chế về hoạt động và phân cấp hoạt động của Công ty về các lĩnh vực sau:
- Làm việc, trao đổi các nội dung chuyên môn với hệ thống đại lý và các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
- Triển khai thực hiện các quy chế, quy trình, quy định, hoạt động liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đại diện.
3. Có quyền đề xuất điều chỉnh các quy định, chính sách, chương trình triển khai theo định hướng, kế hoạch chung của Công ty nhưng phù hợp với đặc thù hoạt động và thị trường phụ trách.
4. Đề xuất với Công ty về việc cung cấp, hỗ trợ nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ được phân công.
5. Có quyền đánh giá năng lực, hiệu suất làm việc và đề xuất nâng bậc chức danh, lương, khen thưởng, kỷ luật, đề xuất nhân sự kế cận và đề xuất chương trình đào tạo đối với nhân sự của Văn phòng đại diện.
6. Ký theo phân công, ủy quyền của Tổng Giám đốc văn bản đối nội, đối ngoại về các lĩnh vực được quyền quản lý theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đại diện.
II. Phạm vi quyền hạn về tài chính
1. Sử dụng ngân sách của văn phòng theo quy định.
2. Quyết định, phê duyệt các hồ sơ, giấy tờ thanh toán theo phân cấp tài chính.
III. Phạm vi quyền hạn quản lý
1. Cấp trên trực tiếp: Ban Lãnh đạo.
2. Cấp dưới trực tiếp:
- Phó Trưởng Văn phòng đại diện phụ trách Bán hàng & Marketing
- Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự
- Các vị trí khác theo phân cấp thẩm quyền