Văn thư lưu trữ - Hành chính

Mô tả Công việc
1. Công tác Văn thư
· Tiếp nhận, phân loại, đăng ký và chuyển giao công văn, văn bản đến các đơn vị/cá nhân có thẩm quyền.
· Soạn thảo, kiểm tra thể thức, trình ký và phát hành công văn, quyết định, thông báo, tờ trình và các văn bản hành chính của Tập đoàn.
· Quản lý việc đóng dấu, sử dụng và bảo quản con dấu theo quy định; kiểm soát việc phát hành văn bản.
· Theo dõi số văn bản, sổ văn bản đến/đi và quản lý hệ thống văn bản điện tử.
2. Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu
· Xây dựng, sắp xếp và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử theo danh mục, mã hồ sơ và thời hạn lưu trữ.
· Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và lưu trữ hồ sơ từ các Phòng/Ban/Đơn vị thành viên.
· Quản lý hồ sơ pháp lý, hồ sơ hành chính, hồ sơ dự án và các tài liệu quan trọng theo phạm vi được phân công.
· Kiểm soát việc mượn, bàn giao, khai thác và hoàn trả hồ sơ; đảm bảo truy xuất nhanh chóng khi có yêu cầu.
· Định kỳ rà soát, chỉnh lý, số hóa và đề xuất tiêu hủy hồ sơ hết thời hạn theo quy định.
3. Quản lý hồ sơ điện tử và số hóa
· Phối hợp xây dựng cấu trúc thư mục, quy tắc đặt tên, mã hóa và phân quyền truy cập hồ sơ điện tử.
· Thực hiện scan/số hóa các hồ sơ quan trọng; kiểm soát tính đầy đủ và khả năng tra cứu.
· Phối hợp với IT và các đơn vị liên quan trong việc quản lý hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử.
4. Công tác hành chính
· Thực hiện công tác hành chính, hậu cần phục vụ hoạt động của Văn phòng Tập đoàn.
· Quản lý văn phòng phẩm, biểu mẫu, tài liệu và các vật tư hành chính.
· Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất và các dịch vụ hành chính tại Văn phòng.
· Phối hợp quản lý nhà cung cấp dịch vụ hành chính, chuyển phát, in ấn, bảo vệ, vệ sinh và các dịch vụ liên quan.
· Hỗ trợ công tác tổ chức hội họp, sự kiện, tiếp khách và các hoạt động chung của Tập đoàn.
5. Kiểm soát và báo cáo
· Đảm bảo hồ sơ, tài liệu được quản lý đúng quy định, hạn chế thất lạc, sai sót và truy cập trái phép.
· Theo dõi tình trạng hồ sơ của các đơn vị, nhắc nhở việc bàn giao/lưu trữ hồ sơ đúng thời hạn.
· Lập báo cáo định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và hành chính.
· Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng/Quản lý.