Mô tả công việc
1. Trực quầy lễ tân
Luôn đảm bảo khu vực đón tiếp khách, quầy lễ tân có người trực, khi vắng mặt phải nhờ người trực thay.
Đảm bảo khu vực đón tiếp khách và toàn bộ cảnh quan văn phòng Công ty luôn luôn gọn gàng, sạch sẽ.
Trực điện thoại, tiếp nhận, phân loại thư từ chuyển đến Văn phòng và thông các các nhân, phòng ban đến nhận thư hàng ngày, xử lý thông tin sơ bộ và chuyển thư từ, cuộc gọi đến các phòng ban liên quan.
Đón tiếp khách, hướng dẫn khách hàng, đối tác đến làm việc tại văn phòng Công ty.
2. Hậu cần phòng họp
Dọn dẹp vệ sinh, rác thải, sắp xếp đồ dùng trong phòng họp hàng ngày trước giờ làm việc và trước mỗi cuộc họp khi có yêu cầu.
Dọn dẹp sau khi cuộc họp kết thúc, xếp ghế và thiết bị khác của phòng họp gọn gàng, ngay ngắn; xóa chữ tại các bảng viết nếu có.
Đảm bảo các công cụ dụng cụ trong phòng họp: bàn ghế, bảng viết, thiết bị IT (thiết bị trình chiếu, điều khiển, bút chỉ slide,...),...đầy đủ, trong tình trạng sẵn sàng sử dụng.
Chuẩn bị nước cho tất cả thành phần tham dự cuộc họp
Chuẩn bị đồ ăn (hoa quả, bánh kẹo, bữa ăn,...): theo yêu cầu của trợ lý,
thư ký; riêng bữa ăn cần lưu ý quy cách
phục vụ: chia theo xuất ăn từng người, hạn chế sự bất tiện cho thành viên tham dự họp.
Sắp xếp, điều phối lịch sử dụng phòng họp của Văn phòng
