Cách viết Cover Letter xin thực tập chuẩn, đẹp

Bạn đã tìm thấy công việc thực tập hoàn hảo và nhà tuyển dụng yêu cầu bạn gửi CV ứng tuyển, cover letter chuẩn chỉnh? Bạn không biết bắt đầu từ đâu? Cả CV và cover letter đều được cho là tương đối khó viết. Tham khảo cách viết cover letter xin thực tập chuẩn sau đây của JobOKO để được hướng dẫn chi tiết và chính xác nhé.

MỤC LỤC:
1. Cover letter là gì? Vì sao xin thực tập cũng cần thư ứng tuyển?
2. Độ dài cover letter xin thực tập
3. Hướng dẫn chi tiết cách viết cover letter xin thực tập chuẩn, đẹp
4. Lỗi hay gặp trong cover letter xin thực tập và cách tránh

1. Cover letter là gì? Vì sao xin thực tập cũng cần thư ứng tuyển?

Dành cho các bạn chưa rõ, cover letter (thư xin việc/ thư ứng tuyển) là tài liệu xin việc được gửi kèm với resume (CV/ hồ sơ xin việc). Cover letter sẽ được viết theo từng đoạn, thay vì gạch đầu dòng như trong CV.

Thực tế, không phải nhà tuyển dụng nào cũng yêu cầu ứng viên phải gửi cover letter khi ứng tuyển việc làm. Vậy, tại sao thực tập sinh nên viết cover letter ứng tuyển thực tập?

- Bạn chưa có kinh nghiệm làm việc (hầu hết) và khó chứng minh được năng lực chuyên môn, cover letter giúp bạn thể hiện rõ hơn thế mạnh và mức độ phù hợp của mình.

- Cover letter có thể làm hồ sơ của bạn cạnh tranh hơn ứng viên khác - trường hợp bạn có gửi kèm thư xin việc mà "đối thủ" của bạn thì không, hoặc bạn viết tốt hơn.

- Thư xin thực tập cũng thể hiện rằng bạn trân trọng cơ hội thực tập, cho thấy sự chuyên nghiệp của bạn - ít nhất là đã chủ động tìm hiểu về quy trình ứng tuyển, dành thời gian để chuẩn bị cả CV, cover letter chuẩn chỉnh. Từ đó, bạn sẽ tạo được ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng.

Đọc thêm: Cách viết cover letter chuyên nghiệp

2. Độ dài cover letter xin thực tập

Cover letter xin thực tập hay ứng tuyển việc làm chuyên nghiệp (toàn thời gian) đều cần được giới hạn độ dài ở tối đa 1 trang (200 - 350 từ). Tiêu chuẩn này giúp ứng viên không viết lan man, viết nội dung vô nghĩa mà trình bày ngắn gọn nhưng có thông tin cần thiết được làm nổi bật.

3. Hướng dẫn chi tiết cách viết cover letter xin thực tập chuẩn, đẹp

Giá trị thực sự của cover letter là để ứng viên có cơ hội thể hiện một khía cạnh của bản thân - cá tính, khả năng diễn đạt, giao tiếp và thuyết phục. Thông tin trong cover letter có thể ít nhiều trùng với nội dung CV nhưng cách bạn viết, dẫn dắt sẽ chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy rằng họ nên tuyển bạn, bạn xứng đáng được trao cơ hội - và với cơ hội thực tập cũng không ngoại lệ. Cách viết cover letter xin thực tập như sau:

3.1. Chọn mẫu thư xin việc, cover letter phù hợp

Hình thức cover letter ảnh hưởng nhiều đến tổng thể ấn tượng của nhà tuyển dụng về bạn. Ngay khi xác định viết thư xin thực tập, bạn nên bắt đầu hình dung về bố cục, màu sắc của tài liệu này.

Một ưu điểm là ngày nay, hầu hết các bạn ứng viên trẻ đều có kỹ năng tin học văn phòng khá ổn, một số bạn có cả kỹ năng thiết kế cơ bản. Tuy vậy, vì ứng tuyển vai trò thực tập, ít hoặc chưa hề có kinh nghiệm apply, tìm việc nên nếu tự tin vào "tay nghề" của mình thì sẽ dễ phạm sai.

Thay vì tự làm khó mình bằng việc loay hoay định dạng, thiết kế cover letter, tại sao bạn không chọn ngay mẫu thư xin việc, cover letter chuẩn chỉnh - như trên JobOKO đang cung cấp. Không chỉ thiết kế đẹp mà hàng chục mẫu cover letter này còn bao gồm hướng dẫn chi tiết cách viết, phân loại theo vai trò, lĩnh vực để bạn tiện tham khảo.

3.2. Cách viết các phần trong cover letter

- Bao gồm tiêu đề (COVER LETTER/ THƯ XIN THỰC TẬP/ THƯ ỨNG TUYỂN THỰC TẬP) và thông tin liên hệ: Họ tên đầy đủ, email chuyên nghiệp, số điện thoại của bạn. Bên dưới thông tin liên hệ, bạn nên thêm ngày tháng và thông tin của người nhận (tên và chức danh của nhà tuyển dụng, tên công ty/ tổ chức và địa chỉ thực của họ). Lưu ý, nếu bạn dùng các mẫu thư xin việc, cover letter sẵn có mà lược bỏ phần thông tin về nhà tuyển dụng thì bạn cũng không nên cố thêm vào.

- Lời chào nhà tuyển dụng (phần Kính gửi): Chào nhà tuyển dụng bằng "Dear Sir/ Madam" là cách phổ biến, nhưng không phải là cách tiếp cận tốt nhất. Bạn muốn cho nhà tuyển dụng biết rằng mình đã thực hiện các nghiên cứu về công ty và cơ hội nghề nghiệp, đồng thời bày tỏ sự tôn trọng của mình thì nên chào họ bằng tên (nếu có thể tìm ra) hoặc viết rõ ràng rằng "Kính gửi Phòng Marketing/ Phòng Nhân sự Công ty [tên công ty]".

Nếu bạn không muốn tạo cảm giác quá xa cách và bạn biết chắc chắn ai là người duyệt hồ sơ ứng tuyển của bạn, có thể viết rằng: "Kính gửi Anh/ Chị + Tên + Chức danh".

- Đoạn mở đầu cover letter xin thực tập: Thường được viết dưới dạng 1 hoặc 2 câu ngắn gọn, trình bày rằng bạn đã thấy tin đăng tuyển qua kênh nào, và cảm thấy mình hoàn toàn phù hợp nên đã quyết định ứng tuyển.

- Nội dung chính của cover letter ứng tuyển thực tập sinh: Phần nội dung thư xin việc thực tập của bạn nên bao gồm 2 đoạn trong đó bạn nêu bật trình độ học vấn, chia sẻ về bộ kỹ năng bạn thành thạo và giải thích cách bạn kết nối, có khả năng phù hợp với môi trường làm việc, văn hóa công ty.

Hai đoạn nội dung chính có thể viết tầm 150 - 200 chữ, bao gồm cả dẫn dắt, "khoe" thành tích, chuyên môn, kỹ năng là thế mạnh của bạn, đồng thời thể hiện xem bạn sẽ đóng góp được gì cho công ty, tổ chức trong vai trò thực tập sinh. Bên cạnh đó, bạn cũng nên cho thấy quyết tâm, cam kết nghiêm túc trong kỳ thực tập, học hỏi và làm tốt nhất có thể.

- Kết thư: Cảm ơn nhà tuyển dụng và viết rằng bạn mong sớm nhận được phản hồi của họ. Cuối cùng, bạn hãy kết thúc cover letter của mình bằng một lời chào, chẳng hạn như "Trân trọng" kèm chữ ký. Mặc dù phần này khá đơn giản nhưng bạn đừng quá sơ sài hoặc vô tình bỏ quên nhé. Một thực tập sinh cho thấy sự khéo léo, cẩn thận khi viết CV và cover letter chắc chắn sẽ thuyết phục được nhà tuyển dụng đấy!

3.3. Sử dụng từ khóa cho thư xin việc

Khi mà ngày càng nhiều các doanh nghiệp, tập đoàn lớn sử dụng hệ thống sàng lọc ứng viên ATS để phân loại ứng viên thì việc CV, cover letter thiếu từ khóa sẽ khiến bạn bị loại đáng tiếc ngay từ đầu. Hơn nữa, một cover letter không có keyword hoặc có nhưng sai sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá rằng bạn không hiểu công việc hoặc không mấy quan tâm tới cơ hội thực tập.

Nhiều ứng viên xin thực tập dễ phạm sai lầm ở phần từ khóa trong CV và cover letter. Tất cả những gì bạn cần làm là đọc kỹ mô tả công việc thực tập và xem qua các kỹ năng, trách nhiệm để từ đó xác định các từ khóa mà bạn nghĩ nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm. Sau đó, đề cập đến những từ khóa đó trong CV và cover letter xin thực tập của bạn. Bạn cũng có thể gắn các từ khóa chính với các kinh nghiệm, trải nghiệm.

Ví dụ: "Trong thời gian làm biên tập viên cho tờ báo của trường đại học, tôi đã phát triển đáng kể kỹ năng giao tiếp và khả năng làm việc nhóm (teamwork) của mình. Trong hơn 2 năm, tôi phối hợp rất tốt với một nhóm 7 thành viên và hơn 20 CTV trong trường".

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn không nên quá lạm dụng các từ khóa, sao cho vừa đủ để nhà tuyển dụng không cảm thấy bạn chỉ đang nói theo mô tả công việc mà họ đã đăng. Lỗi sao chép JD có thể khiến bạn bị loại ngay lập tức.

3.4. Nhấn mạnh vào kết quả học tập, kỹ năng, năng khiếu

Có thể nói đây là phần khác biệt nhiều nhất giữa ứng viên xin việc thực tập với ứng viên nhiều kinh nghiệm, tìm việc làm chuyên nghiệp. Bởi vì bạn chưa có hoặc ít trải nghiệm, do đó, bạn nên tập trung vào các thế mạnh khác - và những điều kiện gần như duy nhất mà bạn có.

Kết quả học tập giúp thể hiện khả năng học hỏi và tiếp thu của bạn, cho thấy năng lực học và thực hành. Thường thì nhà tuyển dụng sẽ tiến hành so sánh điểm trung bình học tập (tính đến thời điểm bạn ứng tuyển) của bạn với ứng viên khác, người có điểm số tốt hơn dễ được chú ý nhiều hơn.

Bên cạnh đó, các kỹ năng, năng khiếu của bạn, ví dụ như kỹ năng viết, thiết kế, giao tiếp xuất sắc, giỏi ngoại ngữ, năng khiếu đàn, hát, dẫn chương trình (MC),... đều sẽ giúp bạn nổi bật hơn. Do đó, nếu có các thế mạnh này thì đừng ngại nhắc tới trong cover letter nhé - lưu ý là chỉ nên nhắc thay vì đi vào chi tiết.

3.5. Đề cập tới mục tiêu của kỳ thực tập/ chương trình thực tập

Ngoài việc thể hiện và chứng minh các kỹ năng của bạn và cách bạn có thể mang lại lợi ích cho công ty, bạn cũng nên giải thích việc nhận được vị trí sẽ mang lại lợi ích cho chính bản thân bạn như thế nào.

Khi nói đến công việc thực tập, đôi khi là do yêu cầu bắt buộc của chương trình học, đôi khi là do ứng viên chủ động tìm kiếm cơ hội, tích lũy kinh nghiệm. Dù thế nào thì thực tập cũng sẽ giúp bạn có thêm được kiến thức chuyên ngành, tạo mạng lưới, phát triển các kỹ năng và xây dựng mối quan hệ. Bạn có thể đề cập trong khoảng 1, 2 câu về mục tiêu của bản thân trong cover letter bạn nhé.

Một thực tập sinh có mục tiêu rõ ràng cũng sẽ đáng tin cậy hơn, được đánh giá là người có động lực và nhờ đó mà chăm chỉ, cầu tiến, cố gắng hơn.

3.6. Cover letter xin thực tập phải được điều chỉnh cho phù hợp với từng cơ hội thực tập

Bạn có thể học chuyên ngành Tài chính và ứng tuyển thực tập ở nhiều công ty, ngân hàng khác nhau. Vậy thì cả CV và cover letter của bạn đều phải được chỉnh lại các thông tin cần thiết. Ví dụ, ở công ty A có yêu cầu rõ về việc thực tập sinh phải đúng chuyên ngành, có chứng chỉ ngoại ngữ bổ sung; trong khi công ty B chỉ yêu cầu là sinh viên năm 3, 4 ham học hỏi - bạn sẽ cần biết làm nổi bật thông tin liên quan, đề cập tới để xây dựng kết nối, sự liên quan với tiêu chí tuyển thực tập sinh của nhà tuyển dụng.

4. Lỗi hay gặp trong cover letter xin thực tập và cách tránh

Có một số lỗi được cho là rất hay gặp trong cover letter của ứng viên xin thực tập. Nguyên nhân có thể là do thiếu kinh nghiệm nên chưa biết điều chỉnh thông tin, viết nội dung thư xin việc hợp lý, thú vị.

Sau đây là những lỗi cơ bản mà bạn không nên phạm phải, như:

- Cover letter xin thực tập quá dài hoặc quá ngắn, không đầy đủ các phần.

- Thư xin việc chỉ lặp lại thông tin trong CV ứng tuyển, không có thông tin trọng tâm (các yếu tố nhà tuyển dụng quan tâm).

- Cover letter vẫn còn lỗi chính tả, ngữ pháp do ứng viên ẩu, không kiểm tra lại kỹ.

- Cover letter thực tập sinh nhưng viết như ứng tuyển việc làm chính thức, toàn thời gian, nhắc tới kinh nghiệm dù bạn không có.

- Copy nguyên si từ các mẫu thư xin việc, cover letter.

Để có một bản cover letter xin thực tập chuẩn, chất lượng, độc đáo và "đốn tim" nhà tuyển dụng, điều quan trọng là bạn cần hiểu về chương trình thực tập của mình, dành đủ thời gian cần thiết và viết CV, thư xin việc hay, đẹp, chuyên nghiệp. Cơ hội thực tập sẽ ở trong tầm tay bạn!