Mẫu email từ chối phỏng vấn khéo léo, chuyên nghiệp

Công thức Email từ chối "0 điểm trừ"

1. Tiêu đề rõ ràng: [Họ tên] - Từ chối thư mời phỏng vấn - [Vị trí ứng tuyển].
2. Lời cảm ơn: Trân trọng cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ và mời bạn phỏng vấn.
3. Lý do từ chối (ngắn gọn): Không cần quá chi tiết, chỉ cần nêu lý do chung như: đã nhận offer khác, thay đổi định hướng, lý do cá nhân...
4. Lời chúc và thông tin liên hệ: Chúc công ty sớm tìm được ứng viên phù hợp và mong có dịp hợp tác sau.

Gợi ý: Nếu bạn vẫn đang cân nhắc có nên đi phỏng vấn hay không, hãy thử xem lại bộ câu hỏi phỏng vấn chi tiết để đánh giá mức độ tự tin của mình.

Mẫu 1: Từ chối vì đã nhận được offer (công việc) khác

Đây là tình huống phổ biến nhất. Hãy thành thật nhưng đừng quá khoe khoang về công việc mới.

Kính gửi Anh/Chị [Tên HR/Bộ phận Tuyển dụng],

Em xin chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ và gửi lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] vào ngày [Ngày].

Tuy nhiên, em viết thư này để thông báo rằng em đã quyết định đồng ý với một lời mời làm việc khác phù hợp với kế hoạch cá nhân hiện tại. Vì vậy, em xin phép rút khỏi quy trình tuyển dụng lần này để Anh/Chị có thể tập trung cho các ứng viên khác.

Hy vọng công ty sớm tìm được nhân sự xuất sắc. Rất mong có dịp hợp tác cùng Anh/Chị trong tương lai.

Trân trọng,

[Họ tên của bạn]

Mẫu 2: Từ chối phỏng vấn "phút chót" (Sự cố bất khả kháng)

Lưu ý: Với mẫu này, ngoài email, bạn bắt buộc phải gọi điện thoại trực tiếp để thể hiện sự cầu thị.

Chào Anh/Chị [Tên HR],

Em là [Họ tên], ứng viên phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] vào lúc [Giờ] hôm nay.

Em rất tiếc phải thông báo rằng vì có sự cố gia đình đột xuất không thể sắp xếp được, em xin phép không thể tham gia buổi phỏng vấn như đã hẹn. Em chân thành xin lỗi vì thông báo muộn và gây ảnh hưởng đến lịch trình của hội đồng tuyển dụng.

Em rất mong nhận được sự thông cảm từ phía Anh/Chị và công ty.

Trân trọng,

[Họ tên]

Mẫu 3: Từ chối tiếp tục phỏng vấn vòng sau (Vì thấy không phù hợp)

Nhiều ứng viên "ngại" từ chối sau khi đã gặp mặt. Tuy nhiên, bạn không nên im lặng, hãy phản hồi chuyên nghiệp.

Kính gửi Anh/Chị [Tên người phỏng vấn/HR],

Em xin cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian chia sẻ rất chi tiết về công việc và văn hóa công ty trong buổi phỏng vấn vòng 1 vừa qua.

Sau khi cân nhắc kỹ về sự tương quan giữa năng lực cá nhân và yêu cầu thực tế của vị trí [Tên vị trí], em nhận thấy mục tiêu nghề nghiệp hiện tại của mình chưa thực sự trùng khớp với kỳ vọng của công ty. Do đó, em xin phép dừng quá trình ứng tuyển tại đây.

Chúc quý công ty luôn phát triển và sớm tìm được mảnh ghép phù hợp nhất.

Trân trọng,

[Họ tên]

Mẫu 4: Từ chối vì mức lương/đãi ngộ không thỏa đáng

Đây là cách từ chối khéo léo nhưng vẫn giữ "cửa" để HR có thể điều chỉnh ngân sách nếu họ thực sự cần bạn.

Chào Anh/Chị [Tên HR],

Em rất cảm ơn quý công ty đã tin tưởng và gửi lời mời phỏng vấn/thỏa thuận công việc cho em. Em đánh giá rất cao môi trường làm việc tại [Tên công ty].

Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ về mức đãi ngộ và lộ trình phát triển, em nhận thấy con số hiện tại chưa tương xứng với mong đợi cũng như giá trị em có thể đóng góp cho vị trí này. Vì vậy, em xin phép từ chối lời mời phỏng vấn/nhận việc để tìm kiếm cơ hội khác phù hợp hơn với nhu cầu tài chính cá nhân.

Trân trọng,

[Họ tên]

Mẫu 5: Từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh (Dành cho công ty Global/IT)

Sử dụng cho các tập đoàn đa quốc gia hoặc vị trí yêu cầu ngoại ngữ .

Dear [Hiring Manager's Name],

Thank you very much for the invitation to interview for the [Position Name] role. I appreciate the opportunity to learn more about [Company Name].

However, after careful consideration, I have decided to withdraw my application as I have accepted another job offer that aligns better with my career goals at this time.

Thank you for your time and consideration. I wish [Company Name] all the best in finding the right candidate.

Best regards,

[Your Name]

Xem thêm: Cách giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh để luôn sẵn sàng cho các vòng phỏng vấn tại doanh nghiệp quốc tế.