Cách xây dựng quy trình phỏng vấn video chuẩn cho nhà tuyển dụng

Thực tế, phỏng vấn video có nhiều điểm khác biệt với phỏng vấn trực tiếp, do đó, dù muốn hay không thì nhà tuyển dụng cũng không thể "bê" nguyên quy trình cũ, truyền thống sang quy trình mới. Dựa theo đặc điểm của hình thức phỏng vấn video, bạn sẽ phải thiết kế, điều chỉnh sao cho quy trình mới phù hợp, hướng hiệu quả nhất có thể. Trong bài viết này, JobOKO sẽ hướng dẫn bạn xây dựng quy trình phỏng vấn video chuẩn nhất cho nhà tuyển dụng.

MỤC LỤC:
I. Cách nhà tuyển dụng chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn video
II. Hoàn thiện quy trình phỏng vấn video​
III. Trả kết quả phỏng vấn

Đâu mới là quy trình phỏng vấn video chuẩn?

I. Cách nhà tuyển dụng chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn video

1. Lập kế hoạch

Ngay từ khi chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn video, việc đầu tiên bạn cần làm là lập kế hoạch chính thức - phối hợp với đồng nghiệp, tham khảo ý kiến và đợi phê duyệt của quản lý. Hơn ai hết, bạn cần dự đoán, hình dung được quy trình phỏng vấn sẽ thay đổi thế nào khi được tiến hành từ xa. Sau đó, bạn sẽ có thêm ý tưởng, chẳng hạn mình có cần chuẩn bị nội dung, slide hay điều gì đó tương tự để chia sẻ màn hình trong cuộc phỏng vấn video không? Bạn có cần giao cho ứng viên nhiệm vụ gì trước khi bắt đầu không? Bạn có kế hoạch dự phòng gì nếu internet của một trong 2 bên gặp sự cố ngay trước thời gian trao đổi?

Đọc thêm: Xu hướng phỏng vấn video: Cơ hội và thách thức cho nhà tuyển dụng

2. Lựa chọn, cài đặt và kiểm tra thiết bị

Bất kể bạn chọn phần mềm phỏng vấn nào, điều quan trọng là phải hiểu về cách sử dụng và có kinh nghiệm với việc vận hành, cài đặt hoặc phán đoán về rủi ro của công cụ đó. Bạn cũng cần cân nhắc xem liệu ứng viên của bạn có thông tin đăng nhập, địa chỉ email để truy cập vào nền tảng kết nối đó chưa, hướng dẫn họ như thế nào để không xảy ra sự cố, sai sót khi chính thức bước vào cuộc phỏng vấn video...

Ngoài ra, là một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, bạn nên thử tiến hành một vài cuộc phỏng vấn với các thành viên trong bộ phận cũng như những người sẽ tham gia hội đồng phỏng vấn video (bao gồm cả các quản lý). Bạn cần đảm bảo mọi người đều hiểu cách thiết lập chức năng video và âm thanh, tự tắt tiếng, chia sẻ màn hình và trò chuyện của họ trong suốt cuộc phỏng vấn.

3. Thông báo cho ứng viên sớm nhất có thể, cung cấp đầy đủ thông tin

Các cuộc phỏng vấn video khi được thực hiện đúng cách có thể hiệu quả tương đương hoặc hiệu quả hơn cả phỏng vấn trực tiếp. Việc chuyển đổi sang phỏng vấn từ xa cũng có thể mang lại lợi ích cho nhà tuyển dụng vì ứng viên không bị quá căng thẳng khi được hẹn lịch phỏng vấn, 2 bên cũng không phải cố sắp xếp sao cho khớp được thời gian.

Dù vậy, không thể phủ nhận là vẫn có sự khác biệt giữa các hình thức phỏng vấn, và chẳng phải ứng viên nào cũng ngay lập tức thích nghi được - họ sẽ phải chuẩn bị rất nhiều và thực tế thì vô số ứng viên bị lóng ngóng, bối rối do chưa quen với các cài đặt thiết bị, cách truy cập và sử dụng tính năng của nền tảng.

Việc của nhà tuyển dụng là cung cấp cho họ hướng dẫn rõ ràng về thiết bị mà họ sẽ cần để tham gia cuộc phỏng vấn - truy cập internet, phần mềm hoặc ứng dụng kết nối, chuẩn bị không gian yên tĩnh. Ngoài ra, hãy truyền đạt những kỳ vọng của công ty để ứng viên có sự chuẩn bị tốt và thoải mái với bất kỳ sự điều chỉnh nào. Lời mời phỏng vấn video cũng nên được thiết kế thành mẫu để thật chuyên nghiệp, nhất quán.

Có chiến lược phỏng vấn video chuẩn, nhà tuyển dụng sẽ nhanh chóng có được người tài

4. Chuẩn bị không gian tốt nhất cho phỏng vấn video

Chất lượng video là yếu tố quyết định chất lượng cuộc phỏng vấn video và nếu ứng viên gặp khó khăn khi nghe hoặc nhìn thấy người phỏng vấn, họ sẽ gặp khó khăn khi trả lời các câu hỏi, thể hiện bản thân. Không chỉ hướng dẫn ứng viên tự chuẩn bị không gian cho họ, bản thân nhà tuyển dụng cũng phải chú ý đặt trước phòng họp hoặc thông báo cho mọi thành viên của hội đồng phỏng vấn chuẩn bị không gian của họ sao cho đủ ánh sáng, sạch sẽ, gọn gàng nhất.

5. Tạo quy trình phản hồi tiêu chuẩn

Quy trình phỏng vấn video không thể thiếu bước xây dựng quy trình phản hồi. Nhà tuyển dụng có thể coi đây là một cơ hội tốt để học hỏi, điều chỉnh và chuẩn hóa quy trình phỏng vấn. Một số giải pháp là bạn hãy đề nghị ứng viên hoàn thành bảng khảo sát đơn giản sau khi kết thúc trò chuyện, ví dụ hỏi họ cảm thấy buổi phỏng vấn video diễn ra như thế nào, phần mềm có hoạt động tốt không, họ thấy hài lòng (và không hài lòng) ở phần nào. Sử dụng thông tin từ các cuộc khảo sát này để nâng cao chất lượng tổng thể của quy trình phỏng vấn video.

Đọc thêm: Kinh nghiệm phỏng vấn qua video call

II. Hoàn thiện quy trình phỏng vấn video

1. Chú ý tới ngôn ngữ cơ thể (body language)

Hãy đối xử với một cuộc phỏng vấn video giống như cách bạn làm với cuộc phỏng vấn trực tiếp. Chỉ vì có một màn ngăn cách giữa bạn và ứng cử viên không có nghĩa là bạn có thể sơ sài hơn ở bước nào trong quá trình giao tiếp. Các chuyên gia tuyển dụng nhân sự đã tiết lộ rằng, 55% giao tiếp trong phỏng vấn là phi ngôn ngữ và 38% khác được truyền đạt thông qua giọng nói; số từ ngữ bạn nói chỉ chiếm 7% mà thôi.

Tóm lại, cách nhà tuyển dụng thể hiện bản thân là vô cùng quan trọng, ngay cả trong một cuộc phỏng vấn qua video. Giao tiếp bằng mắt, ngồi thẳng và gật đầu để thể hiện rằng bạn đang theo dõi những gì ứng viên đang nói. Đừng quên mỉm cười thân thiện để thực sự kết nối với họ.

2. Trang phục

Ngay cả khi công ty làm việc từ xa, nhà tuyển dụng không ở văn phòng thì bạn cũng cần ăn mặc chuyên nghiệp cho buổi phỏng vấn video. Đó là sự tôn trọng mà nhà tuyển dụng cần dành cho ứng viên. Đồng thời, khi bạn chọn trang phục như khi đi làm ở văn phòng, ứng viên sẽ phần nào cảm nhận được văn hóa công ty.

3. Làm nổi bật văn hóa công ty

Các ứng viên không thể trực tiếp trải nghiệm văn hóa công ty của bạn trong cuộc phỏng vấn qua video, vì vậy hãy làm nổi bật văn hóa của bạn trong suốt cuộc trò chuyện. Nhấn mạnh giá trị cốt lõi và sứ mệnh của công ty, chia sẻ những câu chuyện về các chuyến đi nghỉ hàng năm của nhân viên cũng như nói một chút về phong cách ở văn phòng (cấu trúc, trang trí...) có thể khiến ứng viên thấy hào hứng hơn. Trên tất cả, hãy truyền đạt nét văn hóa nổi bật của công ty bạn vào cuộc phỏng vấn bằng cách thể hiện các giá trị, đối xử với ứng viên như bạn đối với một đồng nghiệp chính thức trong văn phòng.

4. Đánh giá ứng viên qua ấn tượng ban đầu

Các nhà tuyển dụng thường được khuyên rằng không nên đánh giá ứng viên qua ấn tượng ban đầu nhưng rõ ràng, ấn tượng ban đầu rất quan trọng, thậm chí có những ứng viên cho thấy sự tự tin, mức độ phù hợp với công việc và văn hóa công ty ngay từ những phút đầu của cuộc phỏng vấn video. Bạn nên quan sát cẩn thận, đánh giá một phần qua những tiểu tiết, ví dụ như trang phục, cách họ chọn không gian, họ có mỉm cười và giao tiếp bằng mắt, thoải mái tự tin khi chào hỏi hay không.

Bên cạnh đó, trước khi thực sự bắt đầu trao đổi nội dung chính, nhà tuyển dụng cũng nên dành một chút thời gian để ghi nhận và đánh giá cao sự linh hoạt của ứng viên, khuyên họ đừng nên lo lắng và thoải mái thể hiện thế mạnh của bản thân.

5. Đặt câu hỏi phỏng vấn hay, toàn diện

Bất kể hình thức phỏng vấn là gì, điều quan trọng là nhà tuyển dụng sẽ phải hỏi tất cả các ứng viên cùng vị trí một bộ câu hỏi nhất quán. Nhiều người sẵn sàng lấy nguyên tất cả các câu hỏi dùng cho phỏng vấn trực tiếp sử dụng cho phỏng vấn video, tuy nhiên, nếu có thể thì bạn nên điều chỉnh. Một số câu hỏi đánh giá năng lực chuyên môn (hỏi rất chi tiết) thì có thể thay thế, tập trung nhiều hơn vào câu hỏi tình huống để xem phản ứng, cách giải quyết vấn đề của ứng viên. Những đánh giá chuyên môn có thể được thiết kế thành một bài kiểm tra ngắn và gửi ứng viên trước hoặc sau phỏng vấn video.

Đặt câu hỏi phỏng vấn có thể được coi là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình phỏng vấn video. Ở vị trí nhà tuyển dụng, bạn cần đảm bảo đã có thang điểm chi tiết cho từng câu, đánh giá chính xác và khách quan nhất có thể.

Câu hỏi phỏng vấn cũng là yếu tố giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên hiệu quả

6. Có kế hoạch dự phòng

Bất kể bạn kiểm tra phần mềm phỏng vấn video của mình bao nhiêu lần, sự cố vẫn có thể xảy ra. Trong trường hợp các chức năng video call hoặc âm thanh không hoạt động, truy cập internet trở nên không ổn định hoặc môi trường xung quanh không còn thuận lợi cho cuộc phỏng vấn, hãy chuẩn bị kế hoạch dự phòng. Cho dù bạn chuyển sang phỏng vấn qua điện thoại hay một nền tảng kết nối đơn giản nào khác như qua Zalo chẳng hạn thì vẫn hơn là không có kế hoạch thay thế nào.

III. Trả kết quả phỏng vấn

Tương tự như phỏng vấn trực tiếp, quy trình phỏng vấn video chỉ có thể hoàn thành khi nhà tuyển dụng đánh giá và trả kết quả phỏng vấn cho ứng viên. Ngay vào cuối buổi trò chuyện, bạn nên nói rõ với ứng viên rằng sẽ gửi kết quả sau bao nhiêu ngày. Tốt nhất là, dù ứng viên qua phỏng vấn hay trượt thì công ty cũng nên gửi email thông báo. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp cũng như tôn trọng với ứng viên, đồng thời giúp bạn duy trì mối quan hệ với họ. Trong tương lai, nếu như có vị trí phù hợp hơn hoặc kinh nghiệm của ứng viên đa dạng hơn thì biết đâu hai bên lại có thể hợp tác, trở thành đồng nghiệp.

Có thể thấy, việc tạo ra một quy trình phỏng vấn video không đơn giản, cần nhà tuyển dụng chú ý tới nhiều yếu tố, tiểu tiết. Tuy vậy, một khi đã có quy trình chuẩn thì hiệu quả tuyển dụng sẽ được nâng lên đáng kể và về lâu dài sẽ rất có lợi cho công ty bạn.