Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên Tổng đài

MỤC LỤC BÀI VIẾT:
I. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổng đài hay và gợi ý trả lời
II. Một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổng đài phổ biến khác

Tổng đài viên là người thay mặt cho các công ty trả lời các câu hỏi, thắc mắc về sản phẩm, dịch vụ của khách hàng. Phỏng vấn cho vị trí nhân viên tổng đài, bạn cần thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy rằng mình sở hữu các kỹ năng cần thiết cho công việc như kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lắng nghe, thuyết phục, xây dựng lòng tin,... Trong bài viết dưới đây, JobOKO sẽ chia sẻ cho bạn các câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổng đài phổ biến và cách trả lời để bạn tham khảo và sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn sắp tới của mình.

I. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổng đài hay và gợi ý trả lời

1. Công việc và nhiệm vụ chính của nhân viên tổng đài là gì?

Khi đặt ra câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn đảm bảo rằng ứng viên hiểu được vị trí họ ứng tuyển, có hình dung cơ bản về những công việc hàng ngày và phạm vi trách nhiệm của bản thân. Để trả lời, ứng viên cần đọc kỹ mô tả công việc trong thông báo tuyển dụng, đồng thời ghi nhớ các nội dung chính.
Gợi ý trả lời: "Từ kinh nghiệm của bản thân (trong trường hợp bạn đã có kinh nghiệm), theo tôi, trách nhiệm của nhân viên tổng đài là lắng nghe yêu cầu của khách hàng, đưa ra giải pháp hỗ trợ; cung cấp thông tin qua điện thoại; hỗ trợ đặc biệt cho những người đang trong tình huống khẩn cấp; chuyển hướng cuộc gọi đến cá nhân/bộ phận liên quan hoặc có thẩm quyền. Bên cạnh đó, nhân viên tổng đài cũng có thể sẽ phụ trách các nghiệp vụ lễ tân hoặc hành chính của công ty/tổ chức".

Đọc thêm: Mẫu CV xin việc Nhân viên trực tổng đài đẹp, chuẩn và mới nhất

2. Theo bạn, nhân viên tổng đài cần có những kỹ năng gì để hoàn thành xuất sắc công việc được giao?

Với câu hỏi này, người phỏng vấn muốn kiểm tra, đánh giá mức độ nhận thức và am hiểu của ứng viên khi ứng tuyển vị trí nhân viên tổng đài. Về phần mình, đáp án mà ứng viên đưa ra nên cụ thể hoá, trình bày rõ ràng, tập trung vào những kỹ năng liên quan trực tiếp tới công việc của nhân viên tổng đài, có thể liên hệ tới kỹ năng chăm sóc khách hàng.
Gợi ý trả lời: "Theo tôi, nhân viên tổng đài trước hết cần có kỹ năng giao tiếp tốt, đặc biệt là giao tiếp qua điện thoại. Kỹ năng này được thể hiện qua khả năng lắng nghe tích cực, hiểu những gì khách hàng nói, bình tĩnh, nhẹ nhàng, đưa ra giải pháp phù hợp hoặc cung cấp đúng thông tin mà khách hàng cần.
Ngoài ra, nhân viên tổng đài cũng phải có khả năng sắp xếp công việc, phản ứng nhanh, sử dụng tư duy logic và lý luận để xác định các giải pháp hoặc ít nhất là tìm ra phương pháp tiếp cận vấn đề".

3. Bạn có thế mạnh nào để tự tin rằng mình sẽ làm tốt công việc nhân viên tổng đài?

Khi nhận được câu hỏi này từ người phỏng vấn, ứng viên phải nhanh chóng kết nối được với mục đích của câu hỏi để đưa ra đáp án phù hợp. Rõ ràng, nhà tuyển dụng không hỏi chung chung về thế mạnh của bạn, họ muốn bạn đề cập tới đặc điểm chứng minh rằng bạn nổi bật hơn ứng viên khác, phù hợp hơn ứng viên khác. Vì vậy, cách tốt nhất là bạn chỉ tập trung vào những thế mạnh mà bạn cho là phục vụ cho công việc của nhân viên tổng đài.
Gợi ý trả lời: "Tôi có khả năng truyền đạt thông tin và ý tưởng khi nói để người khác nghe và hiểu thông tin đó. Đồng thời, tôi cũng là người nhạy cảm, thấu hiểu, luôn chủ động giúp đỡ mọi người.
Do đó, tôi có thể dễ dàng hiểu được khách hàng. Ngoài ra, tôi cho rằng kinh nghiệm tại vị trí chăm sóc khách hàng có thể giúp đỡ trong vai trò mới này. Tôi đã từng nhiều lần xử lý trường hợp khách hàng nóng giận và giúp họ giải quyết vấn đề, đảm bảo sự hài lòng của họ".

4. Theo bạn, kiến thức chuyên môn có quan trọng đối với nhân viên tổng đài hay không?

Trên thực tế, nhiều công ty/tổ chức tuyển dụng vị trí nhân viên tổng đài không yêu cầu trình độ chuyên môn cao (có thể chấp nhận tốt nghiệp trung học hoặc trường trung cấp, cao đẳng). Mặc dù vậy, những kiến thức chuyên môn về chăm sóc khách hàng hoặc hiểu biết sâu về sản phẩm/dịch vụ vẫn rất quan trọng để xử lý các tình huống trong công việc. Bên cạnh đó, có một số doanh nghiệp yêu cầu nhân viên tổng đài thành thạo ngoại ngữ nếu khách hàng của họ là người nước ngoài.
Gợi ý trả lời: "Theo tôi, kiến thức chuyên môn đối với bất kỳ vị trí nào cũng đều quan trọng, bao gồm cả với nhân viên tổng đài. Sự hiểu biết về các nguyên tắc và quy trình cung cấp dịch vụ khách hàng sẽ giúp công việc được thực hiện tốt hơn.
Nhân viên tổng đài cũng cần được đào tạo để có hiểu biết về sản phẩm/dịch vụ của công ty, biết cách đánh giá nhu cầu khách hàng, đáp ứng các dịch vụ tiêu chuẩn chất lượng của công ty, sử dụng các phần mềm văn phòng thành thạo".

5. Hãy mô tả công việc hàng ngày của bạn dưới vai trò nhân viên tổng đài và cách bạn xử lý chúng?​

Câu hỏi này thường được đưa ra với những ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương tự. Trước khi trả lời, bạn vẫn nên nhớ lại yêu cầu của nhà tuyển dụng được đề cập đến trong bản mô tả công việc. Điều đó sẽ giúp câu trả lời bạn đưa ra có sự liên kết tốt hơn.
Gợi ý trả lời: "Tôi cho rằng phong cách làm việc của mình phù hợp với những gì công việc nhân viên tổng đài yêu cầu. Tôi là người hoà đồng, cởi mở, sẵn sàng chấp nhận phàn nàn và xử lý một cách bình tĩnh, hiệu quả với các tình huống căng thẳng. Tôi cũng luôn trung thực và đáng tin cậy, có trách nhiệm với công việc được giao".

II. Một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên tổng đài phổ biến khác

6. Theo bạn, nhân viên tổng đài có nên chuẩn bị trước một số kịch bản để đối phó với các tình huống phát sinh khi trao đổi với khách hàng hay không?
7. Với các vị trí công việc trước đây, bạn đã sử dụng những công nghệ nào để tiếp cận khách hàng?
8. Trong quá trình tiếp xúc với khách hàng tiềm năng, bạn lưu ý điều gì để tránh làm họ khó chịu?
9. Theo bạn, những kinh nghiệm trong bán hàng và dịch vụ khách hàng có vai trò như thế nào với nhân viên tổng đài?
10. Trong quá trình làm việc, nhân viên tổng đài có thể mất đi một số lợi thế so với trao đổi trực tiếp. Bạn sẽ làm thế nào để lấp đầy khoảng trống này
11. Bạn nghĩ như thế nào về KPI? Bạn dùng những phương pháp nào để hoàn thành chỉ tiêu KPI của mình?
12. Sự khác biệt giữa B2B và B2C là gì? Theo bạn, có cần thay đổi cách tiếp cận một khách hàng tiềm năng khi nhận thức được sự khác biệt của B2B và B2C hay không?
13. Bạn làm thế nào để thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng?
14. Theo bạn, nhân viên tổng đài phải nói gì khi trả lời cuộc gọi?
15. Khi nhận cuộc gọi của khách hàng, bạn xem đâu là dấu hiệu để chốt đơn?
16. Bạn sẽ làm thế nào nếu bị khách hàng từ chối?
17. Đôi khi các nhân viên tổng đài phải đối diện với sự nghi ngờ lừa đảo, spam,... bạn làm gì để vượt qua rào cản này?
18. Bạn đã bao giờ mắc lỗi khi thực hiện một cuộc gọi? Bạn đã học được gì từ sai lầm đó?
19. Bạn cho rằng nhân viên tổng đài nên thu thập thông tin gì từ một khách hàng tiềm năng?
20. Bạn giải quyết như thế nào nếu bị khách hàng ngắt cuộc gọi khi đang trình bày? Bạn có gọi lại ngay lập tức hay không?
Cũng gần giống với công việc nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên tổng đài làm việc chủ yếu qua điện thoại nên đòi hỏi nhiều kỹ năng. Không chỉ có kỹ năng giao tiếp, lắng nghe tốt, nhân viên tổng đài còn phải có những kỹ năng chuyên môn nhất định. Đặc biệt là cách trả lời điện thoại của khách hàng sao cho lịch sự, thuyết phục và ấn tượng. Để làm được điều này thì bạn cần tham khảo mẹo trả lời điện thoại hữu ích cho nhân viên tổng đài. Bạn đọc hãy tham khảo bài viết để áp dụng cho công việc của mình đạt hiệu quả cao.