4 mẫu quyết định nghỉ việc/thôi việc mới nhất 2026

I. Quyết định nghỉ việc/thôi việc là gì? Dùng khi nào?

Quyết định nghỉ việc (hay quyết định thôi việc/chấm dứt hợp đồng lao động) là văn bản hành chính do người sử dụng lao động ban hành để chính thức xác nhận việc chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động theo đúng quy định pháp luật.

Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để người lao động hoàn tất các thủ tục sau nghỉ việc như: chốt sổ bảo hiểm xã hội, hưởng trợ cấp thất nghiệp, xác nhận kinh nghiệm làm việc, thanh toán quyền lợi còn lại.

 Nghỉ việc không đúng cách có thể ảnh hưởng đến quyền lợi sau này. Để tránh lúng túng,tham khảo ngay mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn nhất để đảm bảo nội dung đúng quy định và chuyên nghiệp.

II. Mẫu quyết định thôi việc, chấm dứt hợp đồng chuẩn

1. Mẫu quyết định nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH) mới nhất

2. Mẫu quyết định nghỉ việc ngắn gọn

3. Mẫu quyết định thôi việc chuyên nghiệp

4. Mẫu quyết định nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí theo quyết định 2222 (mẫu 07A-HSB)

III. Các trường hợp bắt buộc phải có giấy quyết định thôi việc

Theo Điều 45 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản (thường thể hiện dưới hình thức Quyết định thôi việc) khi chấm dứt hợp đồng lao động trong các trường hợp sau:

• Hết hạn hợp đồng lao động (trừ trường hợp phải gia hạn cho thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở).
• Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
• Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp.
• Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp.
• Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp.
• Giấy phép lao động hết hiệu lực đối với người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
• Thử việc không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc đã giao kết.

Ngoài ra, quyết định thôi việc là văn bản bắt buộc phải có trong hồ sơ để người lao động thực hiện thủ tục hưởng trợ cấp bảo hiểm thất nghiệp. Văn bản này cũng là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp phối hợp chốt sổ bảo hiểm xã hội cho nhân viên.

 Nếu bạn đang làm việc trong môi trường quốc tế hoặc công ty nước ngoài, các mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh của JobOKO sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những lỗi không đáng có.

IV. Hướng dẫn soạn thảo quyết định nghỉ việc đúng pháp luật

Quyết định nghỉ việc là văn bản hành chính quan trọng, cần được soạn thảo đúng quy định để đảm bảo giá trị pháp lý. Dưới đây là hướng dẫn viết mẫu quyết định chuẩn bạn có thể tham khảo:

Phần tiêu đề

• Đảm bảo có đầy đủ quốc hiệu - tiêu ngữ, tên công ty, mã số thuế (nếu có), số quyết định, địa điểm, thời gian ban hành.
• Tên văn bản: Quyết định về việc cho thôi việc.

Phần căn cứ pháp lý

Để làm rõ lý do và cơ sở pháp lý của quyết định thôi việc, bạn cần bổ sung các điều luật và quy định của công ty vào trong quyết định như Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động đã ký, đơn xin nghỉ việc của người lao động,...

Nội dung quyết định

Thường sẽ được chia thành từng điều để làm rõ nội dung. Chẳng hạn:

• Điều 1: Ghi đầy đủ thông tin người lao động (như tên, chức vụ, bộ phận làm việc, ngày nghỉ việc, lý do nghỉ việc) để xác định thông tin nghỉ của nhân sự.
• Điều 2: Ghi tên quản lý/ban lãnh đạo, phòng nhân sự hoặc các bộ phận có liên quan đến việc thi hành quyết định này.

Phần kết

• Nơi đóng dấu và ký tên của người đại diện xác nhận tính pháp lý của quyết định.
• Nơi nhận quyết định.

 Bạn chưa biết viết email xin nghỉ việc sao cho lịch sự và chuyên nghiệp? Tham khảo ngay mẫu mail xin nghỉ việc chuẩn chỉnh, dễ áp dụng cho mọi vị trí

V. Lưu ý khi sử dụng mẫu quyết định nghỉ việc

Khi sử dụng mẫu quyết định nghỉ việc, cần chú ý đảm bảo tính pháp lý và tránh sai sót để văn bản có giá trị chứng minh khi cần thiết. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn sử dụng mẫu quyết định thôi việc đúng quy định và hạn chế rủi ro.

1. Xác định chính xác căn cứ pháp lý

Để tránh xảy ra tranh chấp lao động hay sai sót trong quá trình chốt hồ sơ, việc soạn thảo đúng căn cứ pháp lý đóng vai trò quan trọng hàng đầu. Văn bản cần nêu căn cứ chặt chẽ, dựa vào Bộ luật Lao động hiện hành, hợp đồng lao động đã ký kết, đơn xin nghỉ việc của người lao động hoặc nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có).

 Một lý do nghỉ việc hợp lý sẽ giúp bạn rời đi trong êm đẹp. Tham khảo ngay tổng hợp lý do xin nghỉ việc chuyên nghiệp, dễ được chấp thuận

2. Kiểm tra kỹ thời điểm chấm dứt hợp đồng

Ghi sai thời điểm chấm dứt hợp đồng có thể ảnh hưởng đến thông tin bảo hiểm xã hội, trợ cấp thất nghiệp của người lao động và có thể xảy ra tranh chấp về tiền lương, phép năm chưa sử dụng. Do đó, thời gian trong quyết định thôi việc cần phải phù hợp với thời hạn báo trước và đơn xin nghỉ việc của người lao động, đúng với nội dung thỏa thuận giữa hai bên.

3. Đảm bảo đầy đủ thông tin người lao động và người sử dụng lao động

Để hồ sơ được tiến hành đúng quy trình, bạn cần đảm bảo quyết định nghỉ việc có đầy đủ thông tin của người lao động và người sử dụng lao động. Việc thiếu những thông tin này có thể khiến hồ sơ không được thông qua, cơ quan BHXH có thể yêu cầu bổ sung hồ sơ.

4. Tránh nhầm lẫn giữa “quyết định thôi việc” và “sa thải”

Sa thải là một hình thức xử lý kỷ luật lao động nghiêm trọng, có quy trình riêng theo luật. Trong khi đó, quyết định nghỉ việc có thể xuất phát từ thỏa thuận hai bên, hết hạn hợp đồng hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng luật.

5. Đảm bảo chữ ký và con dấu hợp lệ

Quyết định nghỉ việc phải do người người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, có đóng dấu (nếu có), lưu hồ sơ nội bộ đúng quy trình nhân sự. Việc thiếu chữ ký hay con dấu hợp lệ có thể làm mất giá trị pháp lý của văn bản.

VI. Giải đáp thắc mắc về quy trình nghỉ việc

1. Có bắt buộc phải dùng mẫu quyết định nghỉ việc không?

Không bắt buộc phải sử dụng mẫu quyết định nghỉ việc. Bạn có thể tự soạn mẫu quyết định nghỉ việc riêng nhưng cần đảm bảo đúng thể thức hành chính và đầy đủ nội dung theo quy định.

2. Có được chấm dứt hợp đồng lao động khi người lao động không hoàn thành công việc không?

Theo Điều 36 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nếu người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng.

3. Người bị buộc cho thôi việc cần làm gì?

Khi bị buộc thôi việc, người lao động nên giữ thái độ chuyên nghiệp, tôn trọng quyết định mà công ty đưa ra và hoàn thành đầy đủ trách nhiệm bàn giao công việc. Đồng thời, cần kiểm tra kỹ quyền lợi như lương, trợ cấp và xác nhận BHXH để tránh mất quyền lợi. Quan trọng hơn, hãy giữ tinh thần tích cực, cập nhật CV và chủ động tìm kiếm cơ hội việc làm phù hợp hơn trong tương lai.

4. Sau khi nghỉ việc sẽ được nhận trợ cấp gì?

Tùy từng trường hợp, người lao động có thể được hưởng:

• Trợ cấp thôi việc (nếu làm việc từ đủ 12 tháng và chưa tham gia BHTN toàn bộ thời gian).
• Trợ cấp thất nghiệp (nếu đáp ứng điều kiện về thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp).
• Thanh toán tiền lương còn lại.
• Tiền phép năm chưa nghỉ.

5. Khi nghỉ việc cần lấy giấy tờ gì để không mất quyền lợi?

Sau khi nghỉ việc, bạn cần yêu cầu lấy bản chính/bản sao quyết định nghỉ việc, sổ bảo hiểm xã hộivà tờ xác nhận quá trình đóng BHXH. Ngoài ra, cũng có thể yêu cầu lấy bảng thanh toán lương và các khoản trợ cấp, giấy tờ bàn giao công việc (nếu có). Đây là những giấy tờ quan trọng để bạn có thể làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp, chứng minh quá trình công tác khi xin việc mới, giải quyết tranh chấp (nếu phát sinh.

6. Nghỉ việc không báo trước phải bồi thường bao nhiêu?

Theo Điều 40 Bộ luật Lao động 2019, khi nghỉ việc không báo trước, người lao động có thể phải:

• Bồi thường cho người sử dụng lao động nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và một khoản tiền tương ứng với tiền lương theo hợp đồng lao động trong những ngày không báo trước.
• Hoàn trả cho người sử dụng lao động chi phí đào tạo.

7. Quyết định nghỉ việc có thời hạn bao lâu?

Quyết định nghỉ việc không có thời hạn hiệu lực cố định. Văn bản này chỉ ghi nhận thời điểm có hiệu lực, thường là ngày chấm dứt hợp đồng lao động được nêu rõ trong quyết định. Kể từ ngày đó, quan hệ lao động giữa hai bên chính thức kết thúc và các quyền, nghĩa vụ liên quan sẽ được thực hiện theo quy định.

Trên đây là toàn bộ thông tin về quyết định nghỉ việc, việc hiểu đúng và sử dụng đúng mẫu quyết định nghỉ việc không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý trong quản lý nhân sự mà còn giúp người lao động bảo vệ quyền lợi của mình khi chấm dứt hợp đồng. Nếu bạn đang cần biểu mẫu chuẩn, truy cập JobOKO để có thể tải nhanh các mẫu và sử dụng ngay.