Mô tả công việc của Trưởng phòng Tổ chức Hành chính

I. Mô tả công việc của Trưởng phòng tổ chức hành chính

Hơn 500 tin đăng tuyển dụng trưởng phòng tổ chức hành chính trên JobOKO cho thấy vị trí này thường chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động hành chính như văn thư, tài sản, cơ sở vật chất, hậu cần và công tác nội bộ. Dưới đây là một vài công việc chính mà một trưởng phòng tổ chức hành chính cần phải thực hiện:

• Lập kế hoạch, điều phối và quản lý tất cả các thủ tục liên quan đến hệ thống thống hành chính.
• Phân công công việc và không gian làm việc cho nhân viên phòng tổ chức hành chính.
• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Tuyển dụng, đào tạo và hướng dẫn nhân viên phòng tổ chức hành chính để đảm bảo hiệu quả cao trong công việc.
• Đảm bảo luồng thông tin thông suốt và đầy đủ trong công ty.
• Quản lý lịch trình và thời gian làm việc của nhân viên.
• Mua thiết bị, công cụ làm việc mới khi cần thiết.
• Xác định các điểm còn thiếu sót trong quy trình làm việc và đưa ra giải pháp khắc phục.
• Giám sát việc chi tiêu của phòng tổ chức hành chính và các phòng ban khác; dự tính và chuẩn bị nguồn ngân sách cho các sự kiện.
• Giám sát việc sử dụng cơ sở vật chất và có kế hoạch bảo trì khi cần thiết.
• Tổ chức và giám sát các hoạt động của công ty.
• Đảm bảo mọi nhân viên trong công ty tuân thủ quy tắc tại nơi làm việc.
• Theo sát những thay đổi trong tổ chức doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh.
• Đóng vai trò là người trung gian giữa nhân viên phòng tổ chức hành chính và lãnh đạo cấp cao, truyền đạt yêu cầu của cấp trên để nhân viên thực hiện.
• Lựa chọn, phân công nhân lực cho các công việc khác nhau.

II. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với trưởng phòng tổ chức hành chính​

Để trở thành trưởng phòng tổ chức hành chính cũng tương tự với trưởng phòng tài chính bạn sẽ cần phải đáp ứng rất nhiều yêu cầu khác nhau về mặt chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và thậm chí là cả bằng cấp chứng chỉ. Bạn cũng sẽ cần phải rèn luyện kỹ năng mềm và phẩm chất cá nhân sao cho phù hợp với tính chất công việc này. Những yêu cầu đối với trưởng phòng tổ chức hành chính bao gồm:

• Bằng Cử nhân về quản trị nhân lực, hành chính nhân sự, kế toán, kinh doanh hoặc một lĩnh vực khác có liên quan.
• Có kinh nghiệm làm công việc tổ chức hành chính.
• Có kinh nghiệm về tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên hành chính.
• Kỹ năng giao tiếp và quản lý thời gian tốt.
• Kỹ năng lãnh đạo và tạo ảnh hưởng tích cực cho những người xung quanh.
• Thành thạo tin học văn phòng.
• Am hiểu các quy trình, thủ tục hành chính trong quản lý doanh nghiệp.
• Tư duy logic và quyết đoán, có khả năng giải quyết vấn đề nhanh gọn.

Nói tóm lại, công việc của một trưởng phòng tổ chức hành chính sẽ bao gồm quản lý nhân viên, thiết lập và không ngừng cải tiến quy trình thủ tục hành chính, quản lý nguồn ngân sách, nâng cấp hệ thống thông tin,... Ứng viên trúng tuyển vị trí này thường là những người có kỹ năng lãnh đạo và quản lý tài chính tốt, tư duy logic và khả năng đa nhiệm.
 

III. Thu nhập của trưởng phòng tổ chức hành chính thế nào? Tuyển có khó không?

Lương của trưởng phòng tổ chức hành chính phụ thuộc vào trình độ, kinh nghiệm của ứng viên và ngân sách, quy mô nhân sự của phòng ban. Ở những công ty lớn, đông nhân viên thì phòng tổ chức hành chính thường bận rộn hơn nên lương cũng sẽ cao hơn. Nhìn chung, lương của vị trí này dao động trong khoảng 15 - 20 triệu/tháng và có thể lên đến 40, 50 triệu/tháng nếu có kinh nghiệm và uy tín lâu năm. Mức thu nhập này tương đương với các vai trò như Trưởng phòng hành chính nhân sự, Trưởng phòng tuyển dụng nhân sự.
Tìm kiếm và tuyển dụng trưởng phòng tổ chức hành chính là một nhiệm vụ không đơn giản với doanh nghiệp vì đây là vai trò quan lý tầm trung. Không dễ để tìm và mời một người thành thạo nghiệp vụ, có kỹ năng lãnh đạo tốt, vừa có tầm nhìn bao quát lại chú ý đến chi tiết. Thường thì các công ty sẽ cất nhắc thăng chức cho nhân viên, giám sát hoặc quản lý đang làm việc tại văn phòng hoặc thuê bên ngoài - hướng vào đối tượng nhân sự cấp cao và có thể thông qua headhunter.
Đối với ứng viên, để ứng tuyển trưởng phòng tổ chức hành chính, bạn cần phải đáp ứng được từ 80% trở lên các yêu cầu của nhà tuyển dụng. Bạn hãy dành thời gian để phát triển bản thân và từng bước thăng tiến, chỉ cần có năng lực thì con đường sự nghiệp của bạn sẽ luôn có triển vọng tiến xa hơn.
Trưởng phòng tổ chức hành chính là công việc không đòi hỏi kỹ năng chuyên môn sâu như những công việc khác nhưng người này lại thường xuyên phải xử lý các tình huống phát sinh trong công việc. Vì thế mà trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra không ít những câu hỏi tình huống để thử tài ứng viên.

Đọc thêm: Kinh nghiệm xin việc làm Trưởng phòng Hành chính