Kinh nghiệm xin việc làm Trưởng phòng Hành chính

MỤC LỤC:
1. Nghiên cứu mô tả công việc
2. Tùy chỉnh CV và ứng tuyển
3. Chuẩn bị phỏng vấn

Trưởng phòng Hành chính là người giám sát toàn bộ hoạt động hành chính của công ty. Trong các doanh nghiệp nhỏ, họ đóng vai trò quan trọng đảm bảo mọi hoạt động đều diễn ra thông suốt. Trong các tổ chức lớn, Trưởng phòng Hành chính thường chỉ phải chịu trách nhiệm cho một bộ phận hoặc một lĩnh vực nhỏ như lưu trữ hồ sơ hoặc quản lý cơ sở vật chất.

Phương pháp xin việc làm Trưởng phòng hành chính hiệu quả

Kinh nghiệm xin việc làm Trưởng phòng Hành chính

1. Nghiên cứu mô tả công việc

Để trở thành một Trưởng phòng hành chính giỏi, trước hết, bạn cần phải hiểu rõ các công việc liên quan đến vị trí này. Nhiệm vụ của Trưởng phòng Hành chính ở mỗi công ty, doanh nghiệp là khác nhau nhưng về cơ bản, vẫn sẽ có những công việc chính như:

• Hỗ trợ chuyên viên HR trong tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên hành chính.
• Tìm kiếm các giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình hành chính nhân sự của công ty.
• Đặt mua và giám sát việc sử dụng trang thiết bị văn phòng.
• Quản lý hồ sơ công ty, bao gồm cả lịch trình làm việc của nhân viên và cơ sở dữ liệu khách hàng.
• Quản lý hòm thư điện tử của công ty.

Bên cạnh những công việc cần làm thì trong mô tả công việc của nhà tuyển dụng cũng sẽ nêu rõ cả yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm và quyền lợi đối với ứng viên. Mức lương Trưởng phòng hành chính hiện nay trung bình khoảng 18,5 triệu đồng/tháng, phổ biến trong khoảng 15,4 - 21,7 triệu đồng/tháng. Bạn hoàn toàn có thể kỳ vọng mức lương cao hơn nếu tự tin mình có thể làm tốt hơn những gì mà nhà tuyển dụng cần. Mức lương cao nhất hiện nay đối với vị trí này là trên 56 triệu đồng/tháng.
Về yêu cầu, Trưởng phòng Hành chính cần phải có bằng Cử nhân trở lên các chuyên ngành liên quan đến kinh doanh, quản trị kinh doanh, quản trị nhân lực, kế toán,... Bên cạnh đó, họ sẽ phải thành thạo những kỹ năng mềm như quản lý dự án, quản lý tài chính, kỹ năng lãnh đạo và am hiểu sâu sắc về hoạt động kinh doanh của công ty.

Đọc thêm: 6 yếu tố tác động và cách cải thiện kỹ năng lãnh đạo

Nắm được bí quyết xin việc làm, bạn sẽ dễ dàng trúng tuyển Trưởng phòng hành chính

2. Tùy chỉnh CV và ứng tuyển

Để tạo ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng, bạn cần phải làm nổi bật tất cả các kỹ năng mà mình có liên quan đến công việc hành chính, tập trung vào những kỹ năng phù hợp nhất với yêu cầu của nhà tuyển dụng. Một cách đơn giản là bạn có thể tìm hiểu thật kỹ lưỡng mô tả công việc của nhà tuyển dụng sau đó xem những kỹ năng nào của mình phù hợp với yêu cầu của họ để đưa lên đầu. Hãy nhớ rằng những kỹ năng quan trọng nhất luôn phải đặt đầu tiên trong CV xin việc hành chính nhân sự.
Với CV xin việc Trưởng phòng Hành chính, các lưu ý cho bạn gồm có:

• Thiết kế CV phải là thiết kế cho người có kinh nghiệm, cho ứng viên các vị trí quản lý cấp cao. Bạn có thể dùng các mẫu CV chuyên nghiệp trên JobOKO.
• Bố cục CV hợp lý, làm nổi bật phần trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng.
• Hình thức CV đẹp, sang trọng, hợp với vai trò ứng tuyển, màu sắc nhã nhặn, không quá cứng nhắc hay sắc bén.

Ngoài ra, khi gửi CV ứng tuyển Trưởng phòng Hành chính, bạn nên xác định sẵn mình sẽ gửi trực tiếp qua email của nhà tuyển dụng hay gửi cho headhunter hoặc ứng tuyển qua nền tảng tuyển dụng. Nếu gửi qua email, hãy viết rõ chức danh, họ tên ở ngay tiêu đề email nhé.

Đọc thêm: Cách nâng cao kỹ năng giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ

3. Chuẩn bị phỏng vấn

Đôi khi, để trở thành một Trưởng phòng Hành chính giỏi, bạn sẽ không cần phải có quá nhiều kiến thức kiến thức chuyên môn sâu hay thành thạo một kỹ năng nào đó. Ngược lại, bạn cần có vốn kiến thức rộng và thành thạo nhiều kỹ năng khác nhau. Và để biết được bạn có thực sự phù hợp với vị trí này hay không, nhà tuyển dụng sẽ đặt ra rất nhiều câu hỏi khác nhau để kiểm tra trình độ của bạn như:

• Bạn sắp xếp công việc ưu tiên như thế nào khi mà mỗi vị Giám đốc lại đưa ra một yêu cầu khác nhau và đều cần phải thực hiện trong thời gian sớm nhất?
• Bạn thường làm thế nào để thông báo cho nhân viên hành chính những thay đổi trong quy trình thủ tục hành chính của công ty?
• Bạn có sử dụng phần mềm hỗ trợ công việc nào này không?
• Bạn quản lý hồ sơ trong công ty bằng cách nào?
• Bạn đã có kinh nghiệm trong tuyển dụng và đào tạo nhân viên hay chưa?
• Bạn đã làm gì để nâng cao hiệu quả làm việc?
• Làm thế nào để bạn duy trì năng lượng tích cực cho bản thân và nhân viên cấp dưới trong quá trình làm việc?
• Liệu bạn có thể duy trì trạng thái minh mẫn và làm việc hiệu quả khi phải thực hiện cùng lúc nhiều dự án phức tạp hay không?