Tuyển nhân viên chứng từ

Nhân viên chứng từ là một vị trí quan trọng trong ngành xuất nhập khẩu, chịu trách nhiệm lo thủ tục hải quan. Vậy công việc này yêu cầu những gì và có mức lương ra sao? Những thông tin về việc làm nhân viên chứng từ dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc.

MỤC LỤC:
I. Tổng quan về nhân viên chứng từ
II. Mức lương của nhân viên chứng từ
III. Nhân viên chứng từ cần có những gì?
IV. Chuẩn bị gì khi xin việc nhân viên chứng từ?

I. Tổng quan về nhân viên chứng từ

1. Nhân viên chứng từ là gì?

Nhân viên chứng từ là người chịu trách nhiệm hỗ trợ các hoạt động xuất nhập khẩu, giám sát việc chuẩn bị tài liệu thương mại phù hợp và xử lý các yêu cầu lưu trữ hồ sơ để hỗ trợ thanh toán kịp thời. Nhân viên chứng từ phải thường xuyên cập nhật về các quy trình xử lý hàng hóa quốc gia và quốc tế.

2. Mô tả chi tiết công việc

• Chuẩn bị và kiểm toán tài liệu xuất nhập khẩu cho các lô hàng và khu tàu.
• Xử lý chứng từ hóa đơn thương mại bằng cách xác nhận tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu.
• Giao tiếp với khách hàng nội bộ/bên ngoài thích hợp, bao gồm bàn bạc giao dịch, phương tiện bốc xếp, giao nhận vận chuyển, môi giới, nhà cung cấp và khách hàng
• Theo dõi các khoản phải trả và phải thu để đảm bảo thanh toán giao dịch được thực hiện và thu thập kịp thời.
• Tạo và xuất trình chứng từ xuất nhập khẩu được yêu cầu theo luật và quy định xuất nhập khẩu.
• Gửi hướng dẫn tài liệu kịp thời cho các nhà giao nhận vận tải và các nhà cung cấp bên thứ ba khác.
• Duy trì các chứng từ đã xuất trong hệ thống và phân loại chúng hợp lý.
• Hỗ trợ chéo các bộ phận chức năng liên quan đến giao dịch kinh doanh quốc tế.

Đọc thêm: Công việc của Nhân viên chứng từ là làm gì?

3. Yêu cầu công việc

Đối với vị trí nhân viên chứng từ, nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên đáp ứng được các điều kiện sau:

• Bằng cử nhân về xuất nhập khẩu, logistic, kinh doanh, luật, nghiên cứu quốc tế hoặc liên quan.
• Kinh nghiệm làm nhân viên chứng từ, nhân viên xuất nhập khẩu.

II. Mức lương của nhân viên chứng từ

Theo khảo sát thì mức lương của nhân viên chứng từ ở Việt Nam dao động từ 3 triệu đến 15 triệu/tháng, tùy thuộc vào hình thức làm việc, năng lực, kinh nghiệm và hiệu suất. Vì vậy, khi ứng tuyển nhân viên chứng từ, bạn nên cân nhắc để lựa chọn được vị trí phù hợp.

III. Nhân viên chứng từ cần có những gì?

Bên cạnh trình độ và kinh nghiệm làm việc, nhân viên chứng từ cần có các kỹ năng hỗ trợ để hoàn thành tốt công việc của mình.

1. Quen thuộc với các quy định pháp lý về xuất nhập khẩu

Yêu cầu bắt buộc đối với nhân viên chứng từ là phải hiểu và quen thuộc với các quy định pháp lý về xuất nhập khẩu. Chỉ có như vậy họ mới có thể xử lý chính xác các chứng từ, tài liệu, hoá đơn, trong khi đảm bảo tuân thủ quy định của doanh nghiệp và tuân thủ đúng pháp luật trong nước, quốc tế.

2. Kỹ năng xử lý số liệu, phân tích, thống kê

Bên cạnh đó, nhân viên chứng từ cũng cần sở hữu kỹ năng xử lý số liệu, phân tích và thống kê bằng các phần mềm hỗ trợ. Nguyên nhân vì họ là người phải chuyển đổi trọng lượng, khối lượng, các thông số sản phẩm/thiết bị hoặc tiền tệ.

3. Kỹ năng giao tiếp, đàm phán

Là một nhân viên chứng từ, bạn cần biết cách đàm phán với đối tác và các bên liên quan, thông qua giao tiếp xây dựng mối quan hệ và niềm tin với họ để công việc được diễn ra suôn sẻ. Cùng tìm hiểu về kỹ năng đàm phán để áp dụng cho công việc xuất nhập khẩu của bạn được thuận lợi hơn.

4. Kỹ năng máy tính

Kỹ năng máy tính sẽ giúp nhân viên chứng từ rút ngắn quá trình tạo và xử lý giấy tờ, tài liệu, hoá đơn, đồng thời thuận tiện hơn trong việc trao đổi thông tin với các bên liên quan, khiến quá trình lưu trữ chứng từ có hệ thống và chuyên nghiệp, chính xác hơn. Nếu bạn có kỹ năng công nghệ cũng như sử dụng các phần mềm tốt thì sẽ được nhà tuyển dụng đánh giá cao.

Đọc thêm: Vị trí việc làm trong ngành xuất nhập khẩu

IV. Chuẩn bị gì khi xin việc nhân viên chứng từ?

1. CV xin việc nhân viên chứng từ

Để bản CV xin việc nhân viên chứng từ của mình mang lại hiệu quả tốt nhất,trước hết, bạn cần phải xác định rõ người nhận là ai. Trên thực tế, có tới 90% các trường hợp người nhận CV của bạn là phòng nhân sự của công ty chứ không phải là người phụ trách chuyên môn. Họ không có hoặc là có rất ít kiến thức về lĩnh vực này nên sẽ chọn những CV có thông tin sát với yêu cầu trong bản mô tả công việc nhất. Vì vậy, ngay cả khi bạn có những đầy đủ trình độ và kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc nhưng lại không biết cách thể hiện trong CV thì bạn rất có thể sẽ bị loại.
Vậy, viết CV xin việc nhân viên chứng từ thế nào để đạt hiệu quả cao nhất?

• Thông tin cá nhân, thông tin liên hệ phải chính xác.
• CV chỉ nên dài một trang văn bản. Hãy trình bày thật ngắn gọn và cô đọng những thông tin bạn muốn gửi tới nhà tuyển dụng. Bạn không phải là người duy nhất nộp CV và nhà tuyển dụng còn phải làm rất nhiều công việc khác nhau. Bởi vậy, nếu như họ không thể nắm bắt ý chính trong CV của bạn trong khoảng 15 - 30 giây, bạn sẽ bị loại.
• Hình ảnh sử dụng trong CV phải chuyên nghiệp. Có thể sử dụng ảnh thẻ nhưng không phải ảnh selfie hay ảnh chụp nghệ thuật.
• Trình độ học vấn: Nêu ngắn gọn những thông tin bao gồm tên trường Đại học, thời gian theo học và chuyên ngành. Quá trình học cấp 1, cấp 2, cấp 3 là không cần thiết trong trường hợp này. Thay vào đó, hãy nêu những thành tích của bạn khi còn là sinh viên (nếu như mới ra trường).
• Kinh nghiệm làm việc: Đây là phần có tính chất quyết định đối với việc bạn có được mời phỏng vấn hay không. Bạn chỉ nên liệt kê những công việc phù hợp, có liên quan đến vị trí ứng tuyển hoặc là công việc giúp bạn rèn luyện kỹ năng cần thiết cho công việc này.
• Kỹ năng: Trong CV xin việc nhân viên chứng từ, bạn cần phải làm nổi bật các kỹ năng như: kỹ năng công nghệ; cẩn thận, tỉ mỉ; tổ chức và phân công công việc; giao tiếp và làm việc nhóm.

2. Chuẩn bị phỏng vấn nhân viên chứng từ

Trong quá trình phỏng vấn nhân viên chứng từ, về mặt chuyên môn, hãy tỏ ra mình là người am hiểu các kiến thức liên quan đến logistics, xuất nhập khẩu, luật quốc tế (thủ tục khai báo hải quan; bộ hồ sơ C/O, C/Q; cách tính thuế và hồ sơ thuế; các loại vận đơn và nội dung, cách dùng của từng loại; ....) Cùng với đó là các kỹ năng liên quan đến quản lý hồ sơ, giấy tờ, phân loại chứng từ, đàm phán với khách hàng,...

Những lưu ý khi xin việc làm Nhân viên chứng từ

Trước khi đến phỏng vấn, hãy tìm hiểu thông tin về nhà tuyển dụng và chuẩn bị cho mình một tâm lý tự tin, sẵn sàng trước bất cứ câu hỏi nào mà nhà tuyển dụng đưa ra như:

• Bạn sẽ làm gì trong trường hợp bị tấn công mạng vào tài liệu điện tử?
• Bạn sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng nào để nộp đơn hoặc gửi chứng từ điện tử?
• Theo bạn, điều quan trọng nhất để trở thành một nhân viên chứng từ giỏi là gì?
• Bạn làm thế nào để đảm bảo rằng bạn sẽ duy trì các tiêu chuẩn xuất nhập khẩu nội bộ và tuân thủ pháp luật?
• Đã bao giờ bạn phạm lỗi nghiêm trọng khi xử lý chứng từ? Bạn khắc phục sự cố đó như thế nào?
• Freight forwarder là gì?
• Bill of lading (Vận đơn đường biển) thực chất là gì?
• Giấy chứng nhận kiểm định là gì?
• Bảo hiểm hàng hải là gì?
• Cash in advance (Tiền mặt trả trước - CIA) là gì?

Cuối buổi phỏng vấn, đừng quên gửi lời cảm ơn tới họ đã dành thời gian cho bạn và xin thông tin liên hệ. Bạn cũng nên dành thời gian tự đánh giá lại buổi phỏng vấn của mình xem như vậy đã được gọi là thành công hay chưa? Nếu được quay lại bạn sẽ sửa chữa lỗi lầm gì của bản thân?

Hy vọng những chia sẻ trên đây của JOBOKO.com đã giúp bạn hiểu hơn về công việc của nhân viên chứng từ. Cũng như rất nhiều vị trí khác trong ngành logistics và xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ giỏi kiến thức chuyên môn và thạo kỹ năng mềm luôn được các nhà tuyển dụng săn đón với mức lương cũng khá cao, trung bình khoảng 8 - 15 triệu đồng/tháng và có thể lên tới trên 22 triệu đồng.