Purchasing Manager là gì?

Purchasing Manager (trưởng phòng mua hàng) là người chịu trách nhiệm quản lý bộ phận mua hàng của doanh nghiệp, phụ trách mua sản phẩm hoặc bán lại. Họ đánh giá các nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, xem xét chất lượng sản phẩm và giám sát quá trình giao hàng. Bạn đọc sau khi tìm hiểu về công việc Purchasing Manager trong bài viết dưới đây thì sẽ thấy được sự khác biệt với công việc của nhân viên mua hàng mà Joboko đã giới thiệu.

Những điều cần biết về việc làm Purchasing Manager

1. Purchasing Manager là gì?

Trưởng phòng mua hàng đánh giá nhu cầu mua hàng của công ty, xác định nhà cung cấp và đàm phán thoả thuận. Họ cũng là những chuyên gia trong quản lý và đạo tạo nhân viên mua hàng. Trong vai trò trưởng phòng mua hàng, họ cố gắng có được thoả thuận có lợi nhất - hàng hoá và dịch vụ chất lượng cao nhất với chi phí thấp nhất. Purchasing Manager làm điều đó bằng cách nghiên cứu hồ sơ bán hàng và mức tồn kho hiện tại, tìm hiểu cả nhà cung cấp trong và ngoài nước, cập nhật các thay đổi ảnh hưởng đến việc cung cấp và nhu cầu đối với sản phẩm hoặc nguyên liệu.

Xem thêm hơn 500+ việc làm Purchasing Manager (thu nhập hấp dẫn).

Trưởng phòng mua hàng phải xem xét giá cả, chất lượng, tính sẵn có, độ tin cậy và hỗ trợ kỹ thuật khi lựa chọn nhà cung cấp. Để công việc diễn ra hiệu quả, họ phải có kiến thức chuyên sâu về hàng hóa hoặc dịch vụ. Sau khi đã thu thập đủ thông tin về các nhà cung cấp khác nhau, các trưởng phòng mua hàng sẽ chỉ ký hợp đồng với các nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu của công ty. Nếu quyết định sai, họ có thể gây ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận và danh tiếng của doanh nghiệp.

2. Công việc của Purchasing Manager

• Đánh giá các nhà cung cấp dựa trên giá cả, chất lượng và tốc độ giao hàng.
• Phỏng vấn nhà cung cấp, thăm các nhà máy và trung tâm phân phối để kiểm tra và tìm hiểu về các sản phẩm, dịch vụ, giá cả.
• Tham dự các cuộc họp, triển lãm thương mại và hội nghị để tìm hiểu về các xu hướng công nghiệp mới và liên hệ với các nhà cung cấp.
• Phân tích đề xuất giá, báo cáo tài chính và thông tin khác để xác định mức giá hợp lý.
• Thay mặt công ty đàm phán hợp đồng.
• Xây dựng chính sách giá với các nhà cung cấp.
• Gặp gỡ nhân viên và nhà cung cấp để thảo luận về hàng hóa hoặc dịch vụ bị lỗi/không được chấp nhận và xác định giải pháp khắc phục.
• Đánh giá và giám sát hợp đồng để đảm bảo rằng các nhà cung cấp và vật tư của họ tuân thủ điều khoản, điều kiện của hợp đồng.
• Duy trì và xem xét hồ sơ của các mặt hàng đã mua, chi phí, quá trình giao hàng, hiệu suất sản phẩm và hàng tồn kho.

3. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với vị trí Purchasing Manager

Hầu như tất cả các nhà tuyển dụng đều yêu cầu trưởng phòng mua hàng phải có bằng cử nhân đại học. Một số chuyên ngành hữu ích nhất bao gồm:

• Quản trị kinh doanh: Ngành học này cung cấp cho các ứng viên kỹ năng quản lý và lãnh đạo thiết yếu, đồng thời có kiến thức cơ bản về kinh doanh, kế toán, marketing và nguyên tắc quản lý dự án.
• Tài chính: Ứng viên tốt nghiệp chuyên ngành tài chính hiểu về lý thuyết nền tảng về tài chính, kinh tế cũng như cách nghiên cứu và phân tích dữ liệu.
• Quản lý chuỗi cung ứng: Bằng cử nhân này có thể giúp bạn nắm vững các nguyên tắc cơ bản của chuỗi cung ứng, bao gồm nguyên tắc về hậu cần, quản lý hàng tồn kho và mua hàng.

Bên cạnh đó, trưởng phòng mua hàng cần có các kỹ năng sau để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình:
Kỹ năng máy tính: Kỹ năng máy tính sẽ giúp trưởng phòng mua hàng tiến hành nghiên cứu xu hướng, thiết lập biểu đồ, viết báo cáo và giao tiếp với nhà cung cấp, sử dụng bảng tính, cơ sở dữ liệu, email và phần mềm trình bày tiêu chuẩn.

• Kỹ năng ra quyết định: Một trưởng phòng mua hàng thường xuyên phải đưa ra các quyết định quan trọng. Họ phải hiểu làm thế nào để cân nhắc lợi ích và nhược điểm, dự báo kết quả và đưa ra lựa chọn nhanh chóng để hoàn thành mục tiêu chung.
• Kỹ năng lãnh đạo: Là người quản lý, những chuyên gia này cần kỹ năng lãnh đạo để giám sát và đào tạo đội ngũ.
• Kỹ năng toán học: Vì các trưởng phòng mua hàng thường xuyên so sánh và đánh giá chi phí, họ cần có kỹ năng toán học.
• Kỹ năng đàm phán: Kỹ năng đàm phán để đảm bảo hoàn thành các giao dịch có lợi nhất cho công ty. Để đàm phán thành công, trưởng phòng mua hàng cần biết cách đánh giá các thông số nội bộ, nhu cầu của nhà cung cấp và đưa ra đề nghị hấp dẫn.
• Thành thạo phần mềm mua sắm: Để xử lý các nghiên cứu và đàm phán phức tạp, trưởng phòng mua hàng phải biết sử dụng phần mềm mua sắm khác nhau.

4. Nghề nghiệp liên quan đến công việc Purchasing Manager

• Trưởng phòng săn hàng (Procurement Manager): Quản lý hoạt động săn hàng, giám sát quá trình mua hàng hoá và dịch vụ mà công ty cần.
• Trưởng phòng hậu cần (Logistic Manager): Giám sát chuỗi cung ứng của một tổ chức. Họ xác định cách một tổ chức nên mua sản phẩm và cách phân phối chúng.
• Trưởng phòng phụ trách chuỗi cung ứng (Supply Chain Manager): Lập kế hoạch, tìm nguồn cung ứng, sản xuất, giao hàng và xử lý. Họ chịu trách nhiệm duy trì chi phí thấp trong khi phấn đấu để công việc đạt hiệu quả cao.

Nắm được những vấn đề liên quan đến công việc nhân viên mua hàng, trưởng phòng mua hàng sẽ giúp bạn cân nhắc được những ưu điểm và nhược điểm của từng vị trí để đưa ra quyết định đúng đắn cho con đường sự nghiệp của mình. Ngoài việc làm lĩnh vực thu mua thì có rất nhiều công việc khác có nhu cầu tuyển dụng cao như nhân viên bán hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên kinh doanh,... Điều quan trọng là bạn phải biết cách tạo CV sao cho ấn tượng mới có thể thu hút nhà tuyển dụng lựa chọn và hẹn phỏng vấn. Để vượt qua phỏng vấn thì những câu hỏi phỏng vấn nhân viên mua hàng phổ biến sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều.