Trợ lý hành chính là làm gì? Mô tả công việc trợ lý hành chính

MỤC LỤC:
1. Mô tả công việc trợ lý hành chính
2. Yêu cầu về kỹ năng đối với trợ lý hành chính

Trợ lý hành chính là người phụ trách và hỗ trợ tất cả các công việc hành chính và văn thư của công ty. Họ là mắt xích quan trọng trong quy trình vận hành doanh nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả. Bài viết dưới đây của JobOKO.com sẽ giúp các bạn tìm hiểu chi tiết mô tả công việc của một trợ lý hành chính cũng như những yêu cầu cần phải đáp ứng nếu như muốn ứng tuyển vào vị trí này.

Công việc của trợ lý hành chính là làm gì?

1. Mô tả công việc của Trợ lý hành chính

Trợ lý hành chính làm việc trong hầu hết mọi lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, chủ yếu là tại các trường học, bệnh viện, cơ quan nhà nước, văn phòng công ty,... Họ thường làm việc trực tiếp tại công ty nhưng cũng có những người làm việc từ xa dưới vai trò trợ lý ảo.
Trợ lý hành chính sẽ phụ trách những công việc hỗ trợ cho nhân viên hành chính như soạn thảo văn bản, quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên và khách hàng, quản lý thời gian làm việc của nhân viên, quản lý cơ sở vật chất,... Đôi khi họ cũng sẽ phải đàm phán với khách hàng, nhà cung cấp của công ty hay thu thập dữ liệu theo yêu cầu của cấp trên. Cụ thể khi tuyển nhân viên hành chính và trợ lý hành chính sẽ có mô tả công việc cụ thể như sau:

• Trả lời điện thoại và chuyển tiếp đến phòng/ban được yêu cầu.
• Sắp xếp thời gian làm việc, lịch hẹn với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp.
• Chuẩn bị phòng họp và in ấn tài liệu trước mỗi cuộc họp.
• Phổ biến và giám sát việc thực hiện nội quy công ty của nhân viên.
• Hỗ trợ nhân viên công ty hoàn thiện các thủ tục hành chính.
• Giải đáp thắc mắc của nhân viên trong quá trình làm việc.
• Đặt hàng trang thiết bị văn phòng.
• Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên, khách hàng, đối tác,...
• Đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên được cử đi công tác.
• Lập báo cáo thu chi cho hoạt động hành chính và nộp lên cấp trên định kì.
• Tiếp đón, hỗ trợ khách hàng tới công ty.
• Đóng vai trò trung gian giữa khách hàng và công ty.
• Các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.

Đọc thêm: Mẫu CV xin việc Trợ lý hành chính ấn tượng, cuốn hút nhà tuyển dụng

Kỹ năng trợ lý hành chính cần có để đáp ứng yêu cầu công việc

2. Yêu cầu về kỹ năng đối với Trợ lý hành chính

• Tốt nghiệp Trung cấp trở lên, có chứng chỉ về hành chính nhân sự hoặc một lĩnh vực có liên quan khác.
• Am hiểu quy trình quản lý và các thủ tục hành chính của công ty.
• Thành thạo tin học văn phòng (Microsoft Word, Excel, Power Point), đánh máy nhanh.
• Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
• Biết cách sắp xếp và lựa chọn công việc ưu tiên.
• Cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác trong công việc.
• Phong thái chuyên nghiệp, điềm tĩnh khi giao tiếp với những người xung quanh.
• Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề tốt.
• Kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả lời nói và văn bản.
• Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc một cách khoa học.
• Khả năng đa nhiệm.
• Kỹ năng làm việc nhóm.

Đọc thêm: Cách viết CV ứng tuyển trợ lý phó tổng giám đốc thu hút và ấn tượng

Trợ lý hành chính hay nhân viên văn thư, nhân viên văn phòng, nhân viên hành chính nhân sự thường làm việc full-time trong các công ty, công sở. Chi tiết công việc cần làm cũng như yêu cầu đối với vị trí này ở mỗi doanh nghiệp đều khác nhau. Do đó, trước khi ứng tuyển, ứng viên cần xem xét thật kỹ lưỡng yêu cầu của nhà tuyển dụng để xem mình có thực sự phù hợp hay không và tùy chỉnh CV xin việc theo yêu cầu của họ. Bạn có thể truy cập vào JobOKO.com để tham khảo mẫu CV đa dạng ngành nghề. Các mẫu CV xin việc hành chính nhân sự hay mẫu CV xin việc nhân viên văn phòng đều sẵn có để bạn tải về và sử dụng tiện lợi.